Správa uživatelů a skupin pro Office

Jako správce určujete, kdo bude pracovat ve Vašem WebOké Nextcloud a kdo smí pracovat s Euro-Office. To nastavujete v Mijn WebOké, v části Gebruikersbeheer Vašeho balíčku Nextcloud.

Jak funguje licence Office Suite

Licence Office Suite znamená v Nextcloud členství ve skupině office. Pouze členové této skupiny mohou otevírat soubory v Euro-Office. Pokud v Gebruikersbeheer zapnete přepínač Office Suite, zařadíme uživatele do této skupiny. Pokud jej vypnete, odebereme jej a licence se uvolní.

Každý uživatel si může sám zkontrolovat, zda má licenci. V Nextcloud klikněte vpravo nahoře na svou profilovou fotku a zvolte Instellingen. Dole na stránce Profile & contact najdete u Your groups přehled skupin, ve kterých se nacházíte. Pokud je mezi nimi uvedeno office (1), máte licenci Office Suite.

Upozornění: licenci Office přidělujte vždy pomocí přepínače v Mijn WebOké, nikdy jiným způsobem přidáním do skupiny office. Pouze tak bude počítání Vašich licencí přesné.

Přidání uživatele

1. V Mijn WebOké přejděte na Mijn Producten, klikněte u Vašeho balíčku Nextcloud na Beheer a přejděte dolů na Gebruikersbeheer.
2. Klikněte na Gebruiker toevoegen.
3. Vyplňte Gebruikersnaam. Pod tímto jménem se bude uživatel přihlašovat. Použijte malá písmena, číslice, tečku nebo pomlčku. Uživatelské jméno později nelze změnit.
4. Vyplňte Weergavenaam a E-mailová adresa.
5. Zvolte Heslo o délce alespoň 10 znaků, obsahující alespoň jednu číslici a jeden speciální znak, nebo klikněte na Genereer. Heslo bezpečně sdílejte s uživatelem.
6. Má uživatel pracovat s Euro-Office? Zaškrtněte Office Suite-licentie toewijzen.
7. Klikněte na Gebruiker aanmaken.

Dosáhli jste maximálního počtu uživatelů nebo licencí ve Vašem balíčku? V takovém případě obdržíte upozornění. Počet navyšte u Configureerbare opties, viz Objednávání licencí Office a jejich přiřazování uživatelům.

Správa uživatele

V Gebruikersbeheer vidíte u každého uživatele mimo jiné, zda je aktivní, zda má Office Suite a kdy se naposledy přihlásil. Prostřednictvím nabídky akcí u uživatele zvolíte:

• Wachtwoord wijzigen: například pokud někdo zapomněl heslo.
• Upravit data: úprava zobrazovaného jména nebo e-mailové adresy.
• Uitschakelen a Inschakelen: dočasné odepření přístupu, aniž by se cokoli smazalo.
• Smazat: trvalé odstranění uživatele.

Upozornění: při volbě Smazat se trvale odstraní všechny soubory, kalendáře a kontakty daného uživatele. Tuto akci nelze vrátit zpět. Důležité soubory proto nejprve přesuňte jinam, například jejich sdílením s kolegou, který si je zkopíruje do vlastní složky.

Někdo odchází nebo již nepotřebuje Office

• Nepotřebuje už někdo Euro-Office, ale Nextcloud ano? Vypněte pouze přepínač Office Suite. Licence se uvolní pro někoho jiného.
• Někdo odchází? Nejprve uživatele vypněte. Smažte jej až poté, co máte jistotu, že jsou všechny soubory v bezpečí.

Spolupráce ve skupinách

Chcete, aby tým společně pracoval na stejných dokumentech? Vytvořte sdílenou složku a sdílejte ji s kolegy, kteří v ní mají pracovat. Každý, kdo má licenci Office Suite, pak může dokumenty v této složce otevírat v Euro-Office a společně je upravovat. Jak funguje sdílení, se dočtete v Een document delen met een collega. Jak pracovat v dokumentu současně s ostatními, se dočtete v Tegelijk aan een document werken.