Vytváření dopisů ze seznamu adres

Pozvánku, upomínku nebo newsletter pro všechny své klienty, s odpovídajícím jménem a adresou na každém dopise. Psát je jednotlivě by znamenalo spoustu práce. Pomocí funkce Hromadná korespondence vytvoří Euro-Office všechny dopisy najednou z tabulky s adresami.

Co budete potřebovat?

• Tabulku (xlsx) ve Vaší WebOké Nextcloud s názvy sloupců v prvním řádku, například Oslovení, Jméno, Firma, Adresa, PSČ, Obec. Každý další řádek představuje jednoho příjemce.
• Dopis (docx) s neměnným textem.

Krok 1: propojení seznamu příjemců

1. Otevřete dopis.
2. Přejděte na kartu Spolupráce a klikněte na Hromadná korespondence (1).
3. Vyberte Z úložiště pro výběr seznamu adres z Vašeho Nextcloud, Ze souboru pro soubor z Vašeho počítače nebo Z adresy URL pro soubor z internetu.

Vpravo se zobrazí Nastavení hromadné korespondence. Pomocí funkce Upravit seznam příjemců můžete příjemce zaškrtnout nebo odškrtnout.

Krok 2: vložení polí do dopisu

1. Umístěte kurzor na místo, kam má být vloženo jméno.
2. Vpravo klikněte na Vložit slučovací pole a vyberte Jméno.
3. Totéž proveďte pro Firmu, Adresu, PSČ a Obec. Mezery a odřádkování mezi poli vložte sami a za oslovení napište například čárku.

Krok 3: kontrola a sloučení

1. Klikněte na Náhled výsledků. Pomocí šipek můžete procházet dopisy jednotlivých příjemců.
2. U možnosti Sloučit do vyberte, co chcete: jeden soubor PDF se všemi dopisy k vytisknutí, soubor Docx ke kontrole, nebo E-mail.
3. Vyberte, zda chcete všechny záznamy nebo pouze jejich část, a klikněte na Stáhnout nebo Uložit.

Úskalí a omezení

• Euro-Office sloučí najednou maximálně 100 příjemců. Pokud jich máte více, zpracujte je po částech (záznamy 1 až 100, 101 až 200) pomocí polí Od a Do.
• Hromadná korespondence funguje v prohlížeči, ve Vaší WebOké Nextcloud.
• Adresní štítky (více adres na jednom listu) Euro-Office vytvořit neumí: každý dopis má jednoho příjemce. Férovou alternativou je vytvořit štítky v tabulce s adresami uspořádanými do mřížky, která odpovídá Vašemu archu štítků, nebo použít program na štítky od výrobce Vašich štítků.
• Zobrazuje se PSČ bez úvodní nuly nebo vypadá částka v dopise divně? Zkontrolujte formát čísel v tabulce (viz Zachování nuly na začátku telefonního čísla nebo PSČ).