Systém, který vydržíte dodržovat

Modul 5: Třídění a vyhledávání · Doba čtení: 8 minut

Cíl lekce: Po této lekci si dokážete zvolit a nastavit jednoduchý způsob práce se svou schránkou, takže uvidíte, co je ještě potřeba udělat, a e-maily najdete, aniž byste je museli každý den třídit.

Klíčové pojmy: Příchozí pošta jako pracovní přihrádka, čtyři rozhodnutí, označení, nepřečtené, archiv, pevné časy, sdílená schránka

Proč systém

Plná schránka je problémem jen zřídka. Problém je, že už nevidíte, co je ještě potřeba udělat. Dotaz zákazníka zapadne mezi newslettery, faktura, kterou máte zaplatit, je až na čtvrté stránce. Systém to vyřeší několika pevnými dohodami se sebou samým. Nemusí být složitý. Hlavně musí být tak jednoduchý, abyste ho za tři měsíce stále dodržovali.

Nejlepší metoda neexistuje. Lidé pracují různě a živnostník dostává jinou poštu než spolek. Tato lekce Vám dává stavební kameny a možnosti volby. Co Vám vyhovuje, si vyberete sami.

Příchozí pošta jako pracovní přihrádka

Jádro téměř každého funkčního systému: Příchozí pošta je pracovní přihrádka, ne archiv. Co je v Příchozí poště, od Vás ještě něco vyžaduje. Co je hotové, z ní odchází. Jediný pohled do Příchozí pošty Vám tak hned řekne, kolik práce Vás čeká.

Proto u každé zprávy uděláte jedno ze čtyř rozhodnutí:

1. Pryč. Zprávu nepotřebujete. Smažte ji, nebo ji nahlaste jako spam, pokud jde o spam. Newsletter, který nikdy nečtete: odhlaste se, pak už znovu nepřijde.
2. Archiv. Je to vyřízené, ale chcete si to ponechat. Jedno kliknutí na Archiv (lekce 5.1) a zpráva zmizí z očí, ale najdete ji pomocí vyhledávání (lekce 5.3).
3. Udělat. Je potřeba něco udělat a zabere to víc než pár minut. Nechte zprávu na místě a dejte jí označení (příznak Označené), aby byla vidět. Pokud to zabere méně než pár minut, udělejte to hned a pak zprávu archivujte.
4. Čekat. Čekáte na odpověď nebo platbu. Zprávu můžete označit, nebo ji přesunout do vlastní složky Čeká se, kterou jednou týdně projdete.

Nejdůležitější je neproklikávat se dál bez rozhodnutí. Každou zprávu, kterou otevřete a necháte ležet bez volby, budete muset později číst znovu.

Málo složek a vyhledávání, nebo hodně složek

Kolik složek potřebujete? Na to existují dva přístupy.

Hodně složek: složka pro každého zákazníka, každý projekt, každého dodavatele. Výhoda: vše od jednoho zákazníka vidíte pohromadě. Nevýhoda: každá zpráva vyžaduje rozhodnutí, kam patří, a e-mail, který se týká dvou zákazníků, nepatří ani do jedné. Po roce máte často čtyřicet složek, z nichž používáte pět.

Málo složek a vyhledávání: jeden archiv, případně rozdělený po letech, a jinak vyhledávání. Výhoda: archivace je jedno kliknutí bez přemýšlení. Nevýhoda: musíte umět dobře vyhledávat. Lekce 5.3 ukazuje, že ve webmailu to jde velmi dobře: podle odesílatele, příjemce, obsahu, ve všech složkách najednou.

Mnoha lidem nejlépe funguje střední cesta: několik složek pro věci, které opravdu musí být zvlášť (například Facturen (faktury) pro účetnictví), a jinak jeden archiv. Složky, které necháte automaticky plnit filtrem (modul 6), Vám žádnou práci nedají. Těch tedy může být víc.

Označení, nepřečtené a filtrování seznamu

Několik pomůcek ve webmailu systém usnadní:

• Označené. Pomocí Označit > Jako označené dostane zpráva příznak a v seznamu zčervená. Příznak je uložen na serveru, takže ho uvidí i Váš poštovní program a telefon (tam se mu často říká hvězdička nebo vlajka).
• Nepřečtené. Pomocí Označit > Jako nepřečtené vrátíte zprávu do stavu nepřečtená. Hodí se jako připomínka, ale jako systém je nespolehlivé: telefon, který zprávu jen krátce otevře, ji opět označí jako přečtenou.
• Typ v možnostech vyhledávání. U položky Typ zvolte například Označené nebo Nezodpovězené. Seznam pak zobrazí jen tyto zprávy. Nezodpovězené se hodí v Příchozí poště: jsou to zprávy, na které jste ještě neodpověděli. Pozor: webmail ví jen to, zda jste sami klikli na Odpovědět. Pokud jste odpověděli z telefonu nebo zavolali zpět, zpráva se stále počítá jako nezodpovězená, pokud ji Vaše poštovní aplikace také neoznačí jako zodpovězenou.

Je tu i jedna past: automatické označení jako přečtené. Pokud je webmail nastaven tak, že zpráva je přečtená, jakmile se objeví v náhledu, stav nepřečtené ztrácí smysl. V Nastavení > Vlastnosti > Zobrazení schránky zvolíte, po kolika sekundách se zpráva počítá jako přečtená (lekce 2.1).

Pevné časy

Kdo celý den reaguje na každý nový e-mail, nedostane se k jiné práci. Systém funguje lépe s pevnými časy: například ráno, po obědě a na konci dne. V každém z těchto časů vyřídíte Příchozí poštu pomocí čtyř rozhodnutí. Jednou týdně projdete označené zprávy a složku Čeká se. Jak často se díváte, záleží na Vaší práci. E-shop s dotazy zákazníků se dívá častěji než spolek. Jde o to, abyste rozhodovali Vy, a ne každé upozornění za Vás.

Sdílená schránka

Pokud v jedné schránce pracuje více lidí, například info@, potřebujete dohody, jinak odpoví dva lidé, nebo nikdo. Například:

• Kdo si zprávu vezme na starost, hned ji označí (příznak vidí všichni, protože je uložen na serveru).
• Po odpovědi jde zpráva do archivu, takže Příchozí pošta ukazuje, co je otevřené.
• Odpovědi odcházejí ze stejné adresy a se stejným podpisem (modul 4).
• Každý den odpovídá jeden člověk za to, že se Příchozí pošta vyprázdní.

Dohodněte se také, co nedělat: nikdo k této schránce nepřipojí poštovní program přes POP, protože pak pošta ostatním zmizí (lekce 1.2).

V praxi: jak to funguje ve webmailu

Označit najdete na panelu nástrojů nad zprávou; Archiv se objeví jako tlačítko, jakmile zvolíte archivní složku v Nastavení > Vlastnosti > Speciální složky. Typ a ostatní filtry jsou v možnostech vyhledávání (šipka ve vyhledávacím poli). Postup najdete v příručce Roundcube v částech Označování, přesouvání a mazání a Archivace zpráv. V jiném webmailu to funguje podobně: Gmail má tlačítko Archivovat a hvězdičky, Outlook.com tlačítko Archivovat a vlajky.

Shrnutí

• Příchozí pošta je pracovní přihrádka: co v ní je, od Vás ještě něco vyžaduje.
• U každé zprávy udělejte jedno rozhodnutí: pryč, archiv, udělat (označit) nebo čekat.
• Málo složek a dobré vyhledávání dá méně práce než hodně složek; složky, které plní filtr, nestojí nic.
• Označení a stav zodpovězeno jsou uloženy na serveru, takže je vidí i kolegové ve sdílené schránce.
• Vyřizujte Příchozí poštu v pevných časech a při sdílení schránky se domluvte na pravidlech.

Kvíz

Úkol

Úkol D5.2: Váš plán pořádku. Otevřete svou vlastní schránku ve webmailu. Spočítejte, kolik máte složek (Nastavení > Složky) a kolik nepřečtených zpráv je v Příchozí poště. Pak si zvolte systém: málo složek a archiv, hodně složek, nebo střední cestu. Nastavte ho: pokud ještě nemáte archivní složku, zvolte ji ve Speciálních složkách, ukliďte složky, které jste rok nepoužili (poštu z nich nejdřív přesuňte do archivu), a jednou vyřiďte Příchozí poštu pomocí čtyř rozhodnutí. Poté si sami odpovězte: kolik složek jste měli a kolik jich máte teď? Kolik zpráv je ještě v Příchozí poště a opravdu od Vás všechny ještě něco vyžadují? V jakých pevných časech se budete na poštu napříště dívat? A pokud schránku sdílíte: na kterých dvou pravidlech se s kolegy dohodnete?

Další čtení

Kde jsou uvedeny postupy ve webmailu, platí pro webmail WebOké; v jiném webmailu to funguje podobně.

• Roundcube Webmail 3.3: Označení, přesunutí a smazání zpráv
• Roundcube Webmail 6.2: Archivace zpráv
• Roundcube Webmail 2.2: Seznam zpráv: řazení a konverzace
• Složky ve Vaší poštovní schránce: Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty, Koš, Nevyžádaná pošta a Archiv