Přílohy a velké soubory

Modul 3: Psaní e-mailů · Doba čtení: 11 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete spočítat, zda se soubory vejdou do jednoho e-mailu, porozumíte tomu, proč příloha při odeslání naroste, a u velkých souborů zvolíte správnou cestu: zmenšit, převést nebo použít sdílený odkaz.

Klíčové pojmy: MIME, base64, limit velikosti zprávy, maximální velikost přílohy, přijímající server, sdílený odkaz, datum vypršení platnosti, pdf, zmenšení fotografie, upozornění na přílohu, vCard

Z přílohy se stal text

E-mail byl kdysi navržen pro obyčejný text. Fotografie, pdf nebo tabulka se skládá z libovolných bajtů a ty nelze jen tak přibalit. Proto existuje MIME: dohoda, která zprávu rozdělí na části, přičemž každá část má hlavičku, která říká, co obsahuje (například Content-Type: application/pdf) a jak je zabalená. U souborů je tímto obalem téměř vždy base64.

Base64 převádí každé 3 bajty Vašeho souboru na 4 čitelné znaky (RFC 2045). Výsledek je tedy přibližně o třetinu větší než originál. Fotografie o velikosti 3 MB zabere v e-mailu přibližně 4 MB. Takto vypadá začátek takové přílohy, když si zobrazíte zdroj zprávy:

Content-Type: application/pdf; name="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Disposition: attachment; filename="offerte-bruiloft.pdf"
Content-Transfer-Encoding: base64

JVBERi0xLjcKJcfsj6IKNSAwIG9iago8PC9MZW5ndGggNiAwIFIvRmlsdGVyIC9GbGF0ZURl
Y29kZT4+CnN0cmVhbQp4nO1dW4/bNhJ+968wFigQoGBMhfVL6UNBRoqnSuUMIqI3Lff1Uq...

Každý řádek této změti je kousek Vašeho pdf. Příjemce z toho nic nevidí: jeho poštovní program to převede zpět na původní soubor.

Počítáme: vejde se to do jedné zprávy?

Každý poštovní server má limit velikosti zprávy: největší zprávu, kterou přijme, měřeno po zabalení. U WebOké je to 50 MB na zprávu, na všech poštovních serverech. Protože base64 vše zvětší o třetinu, vejde se do jedné zprávy přibližně 36 MB příloh. Toto číslo uvidíte i ve webmailu jako maximální velikost souboru při přidávání.

Základní pravidlo, jak si to spočítat sami:

1. Sečtěte velikost všech příloh.
2. Je-li to více než přibližně 36 MB, nevejde se to u WebOké do jednoho e-mailu.
3. Je-li to méně, vejde se to na Váš server. To je ale teprve polovina příběhu.

Druhou polovinou je přijímající server. Ten má také limit velikosti zprávy a bývá často nižší než 50 MB. Mnoho služeb přijímá zprávy přibližně do 20 až 25 MB, ale liší se to podle služby a může se to změnit. Je-li Vaše zpráva pro příjemce příliš velká, vrátí se Vám chybové hlášení, často s kódem jako 552 nebo se slovy "message too big" či "message size exceeds". Váš e-mail byl sice odeslán, ale nedorazil.

Proto druhé, opatrnější pravidlo: nad 15 až 20 MB příloh pro někoho mimo Vaši vlastní organizaci raději zvolte sdílený odkaz. Pak nemusíte hádat.

Myslete také na to, že zpráva s velkými přílohami bude uložena ve Vaší složce Odeslané i ve schránce příjemce. U obou se započítává do úložiště (lekce 5.4). Pošlete-li stejný soubor o velikosti 20 MB pěti lidem, bude uložen pětkrát u příjemců a jednou u Vás.

Zmenšení: nejdříve největší úspora

Než vytvoříte sdílený odkaz, zkontrolujte, zda soubor nejde zmenšit. Ne všechny soubory jsou vzhledem ke svému obsahu stejně velké.

• Fotografie z telefonu nebo fotoaparátu mají často několik MB na kus, protože jsou uloženy v plném rozlišení. Pro obrazovku stačí zlomek. Zmenšení fotografie například na šířku 2000 pixelů ji obvykle mnohonásobně zmenší, aniž byste na obrazovce viděli rozdíl. To je téměř vždy největší úspora.
• Dokumenty: nabídka ve formátu .docx může být velká kvůli vloženým obrázkům a u příjemce někdy vypadá jinak. Pdf bývá menší, všude vypadá stejně a nelze ho omylem upravit.
• Naskenované dokumenty jsou obrázky. Skenujte v nižším rozlišení nebo černobíle, pokud barva není potřeba.
• Komprimace do zipu pomáhá u textových souborů a tabulek, ale téměř vůbec u fotografií, videí a pdf: ty jsou již komprimované.

U videa zmenšení často nestačí. Video o délce několika minut snadno přesáhne 36 MB. Pak je jedinou dobrou cestou sdílený odkaz.

Sdílený odkaz: soubor zůstává, cestuje odkaz

Se sdíleným odkazem uložíte soubor do online úložiště, například do Nextcloud nebo jiného cloudu, a pošlete pouze odkaz. E-mail zůstane malý, příjemce si soubor stáhne, kdy bude chtít, a Vy můžete odkaz později zrušit.

Dobrý sdílený odkaz má:

• datum vypršení platnosti, aby soubor nezůstal veřejně dostupný celé roky;
• heslo u důvěrných souborů, které sdělíte jiným kanálem (SMS nebo telefonem), ne ve stejném e-mailu;
• pouze pro čtení, pokud druhá strana opravdu nemusí něco nahrát zpět.

Pozor na jednu past: sdílený odkaz bez hesla funguje pro každého, kdo odkaz má. Přepošle-li příjemce Váš e-mail dál, dostane se k souboru i další příjemce. U osobních údajů nebo nabídek proto heslo a datum vypršení platnosti nejsou luxus.

Další past: někteří příjemci odkazům nedůvěřují, po všem tom phishingu oprávněně (lekce 2.4). Napište proto v e-mailu, co mohou očekávat: "Dostanete odkaz na náš Nextcloud, soubor se jmenuje foto's-bruiloft.zip a odkaz platí do 1. června."

Zapomenuté přílohy a vizitka

Kdo nikdy nenapsal "viz příloha" a pak nic nepřiložil? Webmail Vás může upozornit: s volbou Upozorňovat na zapomenuté přílohy při odeslání (Odeslat) zkontroluje, zda Váš text obsahuje slova jako "příloha", přestože žádná příloha není připojena. Toto upozornění je ve výchozím stavu vypnuté; zapnete ho v Nastavení > Psaní zpráv.

S volbou Připojit vCard pošlete kontakt ze svého adresáře jako vizitku (soubor .vcf). Příjemce si ji jedním kliknutím uloží do svého adresáře. Hodí se to, když chcete někomu předat údaje kolegy nebo dodavatele. Více o vCard v lekci 7.2.

V praxi: jak to funguje ve webmailu

Na obrazovce Napsat přidáte přílohu tlačítkem Přiložit nahoře nebo tlačítkem Přidat přílohu vpravo, případně soubor přetáhnete do pole vpravo. Tam také uvidíte maximální velikost souboru. Upozornění na zapomenuté přílohy najdete v Nastavení > Psaní zpráv. Kroky popisuje Příručka k Roundcube. V jiném webmailu to funguje podobně, ale limit na zprávu se liší podle poskytovatele.

Shrnutí

• Přílohy se pomocí base64 zabalí jako text, a proto jsou přibližně o třetinu větší (ze 3 bajtů se stanou 4 znaky).
• U WebOké může mít zpráva 50 MB; to odpovídá přibližně 36 MB příloh.
• Přijímající servery často přijímají méně; u velkých souborů pro příjemce mimo organizaci raději použijte sdílený odkaz.
• Nejdříve zmenšete fotografie a převeďte dokumenty do pdf; zip u fotografií a videa nepomůže.
• Sdílený odkaz má mít datum vypršení platnosti a u důvěrných souborů heslo předané jiným kanálem.

Kvíz

Úkol

Úkol A3.3: Vejde se to do jednoho e-mailu? Vycházejte ze základního pravidla u WebOké: přibližně 36 MB příloh se vejde do jedné zprávy o velikosti 50 MB, protože base64 vše zvětší přibližně o třetinu. U situací 1 až 3 zvolte "vejde se" nebo "nevejde se, sdílený odkaz". (1) Sanne posílá Ahmedovi dvě pdf: nabídku o velikosti 3 MB a květinový plán o velikosti 5 MB. (2) Daan chce Sanne poslat video ze stavby svatební brány; soubor má 120 MB. (3) Sanne chce Ahmedovi poslat v jednom e-mailu dvanáct fotografií dřívějších svatebních kytic, každou o velikosti 3,5 MB, přímo z fotoaparátu. Otázka 4: Sanne potřebuje uvolnit místo pro jiný e-mail a může nejdříve zmenšit jeden soubor. Který soubor zvolíte: (a) offerte-bruiloft.pdf o velikosti 0,4 MB, (b) bruidsboeket.jpg o velikosti 9 MB přímo z fotoaparátu, (c) prijslijst.docx o velikosti 0,2 MB? Program porovná Vaše čtyři odpovědi s klíčem a u každé situace zobrazí výpočet.

Další čtení

Kde jsou uvedeny kroky ve webmailu, platí pro webmail WebOké; v jiném webmailu to funguje podobně.

• Roundcube Webmail 4.3: Odesílání příloh
• Email odmítnut: zpráva je příliš velká
• Chybová hlášení vyřešena 1.6: 552 Mailbox full nebo message too big
• Bezplatný kurz E-mail v pořádku: nastavení a správné doručování 3.2: Úložiště, kvóty a plná e-mailová schránka
• RFC 2045, MIME část 1, oddíl 6.8 o base64 (anglicky): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc2045