Složky ve Vaší poštovní schránce: Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty, Koš, Nevyžádaná pošta a Archiv

Ve Vaší poštovní schránce je vždy několik pevných složek: Doručená pošta, Odeslané, Koncepty, Koš, Nevyžádaná pošta a často také Archiv. V telefonu se někdy jmenují jinak než v počítači a někdy se Vám některá složka zobrazí dvakrát. V tomto článku se dočtete, jak poštovní programy poznají, k čemu která složka slouží, jak to funguje u WebOké a jak vyřešit nejznámější problémy.

Standard: speciální složky s pevným štítkem

Váš poštovní program komunikuje s naším poštovním serverem přes IMAP. Pro pevné složky existuje celosvětová dohoda, rozšíření IMAP SPECIAL-USE (RFC 6154). Server každé pevné složce přidělí štítek, který říká, k čemu slouží:

Doručená pošta žádný štítek nepotřebuje: v IMAP se vždy jmenuje INBOX. \All a \Flagged nejsou skutečné složky, ale přehledy, jako ‘Všechny zprávy’ v Gmailu. Pokud chcete mít e-maily s příznakem pohromadě, zařídí to Váš poštovní program sám, například pomocí chytré složky.

Poštovní program, který se řídí standardem, se dívá na štítek, a ne na název. Poté složku zobrazí s názvem ve Vašem jazyce. Proto na iPhonu vidíte Nevyžádané, v Outlooku Nevyžádaná pošta a ve webmailu Spam, přestože na serveru jde o jednu a tutéž složku Junk. Co v této složce uděláte, se tedy projeví všude.

Jaký název uvidíte v jakém programu?

Níže uvedené názvy pocházejí z českých verzí programů. Mezi jednotlivými verzemi se mohou mírně lišit.

Klasický Outlook se standardem neřídí vždy. Může si pak sám vytvořit další složky, například Nevyžádaná pošta nebo Odstraněná pošta, vedle složek, které už na serveru existují. Jak to vyřešit, se dočtete níže.

Složky jedna po druhé

Doručená pošta. Sem přichází veškerá nová pošta kromě spamu a e-mailů, které vlastním filtrem přesouváte do jiné složky. Je to jediná složka, která se stahuje přes POP3.

Odeslané. Když odešlete e-mail, Váš poštovní program uloží kopii do Sent na serveru. Díky tomu vidíte odeslanou poštu také v telefonu a ve webmailu. Ve většině programů si můžete zvolit, zda a kam se tato kopie uloží. Vždy zvolte složku na serveru, ne složku ve vlastním počítači.

Koncepty. E-mail, který jste ještě neodeslali, se ukládá do Drafts. Můžete tak začít psát v počítači a dokončit to v telefonu.

Koš. Když e-mail smažete, Váš poštovní program ho přesune do Trash. Skutečně zmizí až po vysypání koše. Do té doby se započítává do úložiště Vaší poštovní schránky.

Nevyžádaná pošta (Junk). Sem se ukládá spam, který náš server rozpozná. Je to také složka, do které spam přesouváte Vy sami. Jak spamový filtr funguje a jak je přísný, se dočtete v článku Jak WebOké blokuje spam?

Archiv. Tlačítkem Archivovat odstraníte e-mail z Doručené pošty, aniž byste ho smazali. Složka je na serveru, takže e-mail najdete na všech svých zařízeních. Do úložiště se však započítává. Pokud chcete starou poštu ze serveru naopak odstranit, přečtěte si článek Uložení pošty lokálně pro úsporu místa na poštovním serveru.

Jak to funguje u WebOké

• Všechny pevné složky se řídí standardem. Sent, Drafts, Trash a Junk existují v každé poštovní schránce a jsou vždy viditelné. Složku Archive vytvoří Váš poštovní program ve chvíli, kdy poprvé něco archivujete.
• Spam končí ve složce Junk. Spam, který zachytí server, se ukládá do stejné složky, do které spam označujete Vy. Samostatná složka pro spam pod Doručenou poštou už neexistuje.
• Spamový filtr se od Vás učí. Když zprávu přetáhnete do složky Junk nebo použijete tlačítko pro nevyžádanou poštu, filtr se naučí, že jde o spam. Když dobrou zprávu přetáhnete ze složky Junk zpět do Doručené pošty, filtr se naučí, že spam není. Další tipy najdete v článku Jak naučit spamový filtr?
• Webmail používá stejné složky. To, co vidíte ve webmailu, přesně odpovídá tomu, co je na serveru. Viz Jak se dostat do webmailu a co dělat, když se nedaří přihlásit.
• Používejte IMAP, ne POP3. S POP3 stahuje Váš program pouze Doručenou poštu. Neuvidíte pak složku Junk, odeslanou poštu z jiných zařízení ani další složky. Přečtěte si IMAP nebo POP3: jaký je rozdíl?

Zobrazení nebo skrytí složek: odběr

Poštovní program zobrazuje pouze složky, které máte přihlášené k odběru. Složka, kterou k odběru přihlášenou nemáte, normálně existuje i se všemi zprávami, ale ve Vašem seznamu složek se nezobrazuje. Pokud složku vidíte ve webmailu, ale ve svém programu ne, nebo naopak, je příčinou téměř vždy právě toto.

• Webmail: Nastavení, Složky a poté přepínač vedle složky.
• Thunderbird: pravé tlačítko myši na Vaši e-mailovou adresu, Odebírat.
• Klasický Outlook: pravé tlačítko myši na Vaši e-mailovou adresu, Složky IMAP.

Složku Junk a ostatní pevné složky nemusíte zapínat sami: u každé poštovní schránky jsou vždy viditelné.

Časté problémy

Mám dvě složky pro odeslanou poštu, například Odeslané a Odeslaná pošta. Některý z Vašich programů pak používá vlastní složku místo složky Sent. V každém programu nastavte jako složku pro odeslanou poštu tu se štítkem, přetáhněte do ní poštu z nadbytečné složky a prázdnou nadbytečnou složku odstraňte. Totéž platí pro Koš a Odstraněnou poštu. Pokud jsou na serveru také složky jako Sent Messages nebo Sent Items, například ze starého zařízení, náš server jim rovněž přidělí štítek \Sent. Vyberte si pak jednu, nejlépe Sent.

Klasický Outlook vytváří vlastní složku Nevyžádaná pošta. Outlook má vlastní spamový filtr, nezávislý na našem. Vypněte ho, aby veškerý spam zůstával na jednom místě: klikněte na Domů, Nevyžádaná pošta, Možnosti nevyžádané pošty a zvolte Žádné automatické filtrování. Poté přesuňte obsah složky Nevyžádaná pošta do složky Junk a prázdnou složku odstraňte, pokud to Outlook umožní.

Klasický Outlook neukládá odeslanou nebo odstraněnou poštu na server. Otevřete Soubor, Nastavení účtu, vyberte svou adresu a klikněte na Změnit a poté na Další nastavení. Pokud to Vaše verze nabízí, zvolte tam pro odeslané a odstraněné položky složku na serveru (Sent a Trash). Pole pro cestu ke kořenové složce ponechte prázdné. Pokud to nejde, účet odstraňte a znovu jej přidejte jako IMAP. Viz Outlook pro Windows (nový a klasický).

Moje odeslaná pošta není v telefonu ani ve webmailu. Nejprve zkontrolujte, zda používáte IMAP. S POP3 zůstává odeslaná pošta pouze v zařízení, ze kterého ji odešlete. Pokud používáte IMAP, zkontrolujte ve svém programu, kterou složku používá pro odeslanou poštu. V Thunderbirdu je to Nastavení účtu, Kopie a složky. Na iPhonu přejděte ke svému účtu, Pokročilé, a v části Chování schránek zvolte složky na serveru. Viz také Thunderbird a iPhone a iPad.

Nevidím spam. Zkontrolujte, zda používáte IMAP, a podívejte se do složky, kterou Váš program nazývá Nevyžádaná, Nevyžádaná pošta nebo Spam. Jak přísný je filtr a zda se spam s velmi vysokým skóre rovnou odstraňuje, nastavíte v článku Nastavení SpamAssassinu.

Jak dlouho zůstává pošta v Koši a spam uložený?

Náš server z Koše ani ze složky Junk nic automaticky neodstraňuje. Pošta tam zůstává, dokud složku nevyprázdníte Vy nebo Váš poštovní program, a po celou dobu se započítává do úložiště Vaší poštovní schránky. Obě složky proto čas od času vyprázdněte. Jak plná může Vaše schránka být, se dočtete v článku Úložiště poštovní schránky a co se stane, když je plná.

Chcete-li, aby se to dělo automaticky, nastavte to ve svém poštovním programu. Na iPhonu u svého účtu v části Pokročilé zvolíte, po jaké době se mají odstraněné zprávy smazat. V Thunderbirdu zapnete v Nastavení serveru vyprázdnění koše při ukončení. Starou poštu můžete hromadně odstranit také v DirectAdminu: přečtěte si Vyčištění poštovní schránky pro uvolnění místa v DirectAdminu.

Přechod k WebOké nebo stěhování

Pokud poštu přestěhujete pomocí nástroje pro stěhování e-mailů nebo pomocí IMAPSync v DirectAdminu, přenesou se všechny Vaše složky s názvy, které měly u Vašeho původního poskytovatele. Po stěhování proto můžete mít vedle složek Sent a Trash například složku Odeslaná pošta nebo Odstraněná pošta. To nevadí: nic se neztratí. Chcete-li mít vše na jednom místě, přetáhněte poštu do pevné složky a poté prázdnou starou složku odstraňte. Nastavte také znovu svá zařízení, aby používala pevné složky našeho serveru.