Odpověď v nepřítomnosti, která funguje správně

Modul 6: Automaticky: filtry a odpověď v nepřítomnosti · Doba čtení: 9 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete vysvětlit, jak funguje odpověď v nepřítomnosti na serveru a kdo ji dostane a kdo ne. Také ji dokážete nastavit tak, aby se sama zapnula a vypnula a neprozradila nic, co by pomohlo podvodníkům.

Klíčové pojmy: odpověď v nepřítomnosti, Sieve vacation, Doba mezi odpověďmi (:days), Mé e-mailové adresy (:addresses), List-Id, Auto-Submitted, Začátek a Konec, Akce pro příchozí zprávu

Filtr, který odpovídá

Odpověď v nepřítomnosti je z technického hlediska filtr. Je uložena ve stejné sadě filtrů jako Vaše ostatní filtry (lekce 6.1), a proto také běží na serveru ve chvíli, kdy pošta dorazí. Váš notebook může být vypnutý. Rozšíření Sieve se jmenuje vacation (RFC 5230). Takto webmail zapíše odpověď v nepřítomnosti na vánoční dovolenou:

require ["date","relational","vacation"];
# rule:[Afwezigheidsbericht]
if allof (currentdate :zone "+0100" :value "ge" "date" "2026-12-21", currentdate :zone "+0100" :value "le" "date" "2027-01-03")
{
	vacation :days 7 :addresses ["sanne@example.com","info@example.com"] :subject "Afwezig tot en met 3 januari" "Dank je voor je mail. Ik ben er tot en met 3 januari niet. Voor bestellingen kun je terecht bij Daan: daan@example.com.";
}

Co zde stojí:

• currentdate ... "ge" ... "2026-12-21" a "le" ... "2027-01-03": aktuální datum musí být 21. prosince nebo později a 3. ledna nebo dříve. To je Váš Začátek a Konec. Mimo toto období filtr nic nedělá. :zone "+0100" je časová zóna z Vašeho nastavení.
• vacation :days 7: stejná adresa dostane odpověď nejvýše jednou za 7 dní.
• :addresses [...]: adresy, které patří Vám.
• :subject a text za ním: předmět a obsah odpovědi.

Jedna odpověď na odesílatele za interval

Bez omezení by člověk, který Vám napíše desetkrát, dostal desetkrát stejnou odpověď. Proto si server pamatuje, komu už odpověděl. V rámci nastavení Doba mezi odpověďmi (v Sieve :days) nedostane tentýž odesílatel druhou odpověď. Pokud nic nezvolíte, platí podle standardu 7 dní (RFC 5230, oddíl 4.1). Pro dvoutýdenní dovolenou je 7 dobrá hodnota: kdo Vám po týdnu napíše znovu, dostane připomínku, že jste stále pryč. Méně než 1 den obvykle nastavit nelze.

Odpověď jde na odesílatele z obálky (Return-Path, lekce 1.1), ne nutně na adresu v From. U běžné pošty je to totéž. U zpravodajů a systémů je to často technická adresa, a přesně o to jde: automatická odpověď se tak nedostane k člověku, který s ní nic neudělá.

Kdo odpověď nedostane

Odpověď v nepřítomnosti může napáchat mnoho škody, pokud odpoví na nesprávnou poštu: odpovědi do e-mailové konference s tisícem členů nebo dvě automatické zprávy, které na sebe donekonečna reagují. Proto standard (RFC 5230, oddíl 4.6) říká, že server neodpovídá na:

• poštu s hlavičkou List-Id nebo jinými hlavičkami List: zpravodaje a e-mailové konference;
• poštu s hlavičkou Auto-Submitted s jinou hodnotou než "no": automatické zprávy, například jinou odpověď v nepřítomnosti nebo oznámení systému;
• poštu z adres jako MAILER-DAEMON nebo z adres, které začínají na "owner-" nebo končí na "-request".

Vlastní odpověď sama dostane hlavičku Auto-Submitted: auto-replied. Jiná odpověď v nepřítomnosti tak ví, že na ni nemá odpovídat, a nevznikne žádná smyčka.

Mé e-mailové adresy: odpovídat jen tehdy, když je zpráva pro Vás

Server odpovídá jen tehdy, když je některá z Vašich adres v hlavičkách To nebo Cc (RFC 5230, oddíl 4.5). Tím zabráníte odpovědím na poštu, která přišla přes konferenci nebo jako skrytá kopie (Bcc). Které adresy jsou Vaše, ví server jen napůl: adresu Vaší schránky určitě, ale ne adresu info@, která je na Vás přesměrována.

Proto je důležité pole Mé e-mailové adresy (v Sieve :addresses). Zadejte do něj každou adresu, na kterou Vám chodí pošta, včetně adres s přesměrováním. Pomocí Vyplnit všemi mými adresami převezme webmail adresy z Vašich identit. Pokud zapomenete na info@, zákazník, který píše na info@, odpověď v nepřítomnosti nedostane a možná bude čekat marně.

Začátek, konec a co se stane s poštou

Se Začátek a Konec se zpráva sama zapne a vypne. To je nejbezpečnější způsob: nemůžete zapomenout ji vypnout. Necháte-li je prázdné, je zpráva zapnutá, dokud je Stav nastaven na Zapnuto. Odpověď v nepřítomnosti, která běží ještě týdny po dovolené, je známá chyba a zákazníky mate.

V položce Akce pro příchozí zprávu volíte, co se stane se samotnou poštou. Ponechte zde Zachovat. Vacation totiž zprávu normálně ponechá ve Vaší schránce (RFC 5230, oddíl 4.7) a Vy si po návratu jistě chcete přečíst, co přišlo. Zahodit znamená, že přijatá pošta zmizí. Přesměrovat na nebo Odeslat kopii zprávy na mají smysl jen pro kolegu ve Vaší vlastní organizaci, se stejnými nevýhodami jako v lekci 6.2.

Co psát a co ne

Dobrá odpověď v nepřítomnosti je krátká a odesílateli pomůže dál:

• Kdy se vrátíte, nebo do kdy nebudete odpovídat.
• Kdo Vás mezitím zastupuje, s adresou nebo telefonním číslem, které někdo obsluhuje.
• Co může odesílatel udělat, pokud je věc naléhavá.

A co nepsat: podrobnosti, které pomohou podvodníkům a zlodějům. Odpověď dostane každý, kdo Vám napíše, i spammeři a neznámí lidé. Neuvádějte proto, že jste tři týdny v zahraničí, kam jedete, své soukromé číslo ani jméno svého zástupce s funkcí, kterou může podvodník zneužít ("pro platby pište našemu účetnímu Janovi"). Podvodník takovou zprávu rád použije k napsání věrohodného falešného e-mailu, například žádosti o urgentní platbu jménem někoho, kdo stejně není k zastižení.

Příklad dobré zprávy:

Onderwerp: Afwezig tot en met 3 januari

Dank je voor je mail. Ik lees mijn mail weer vanaf 4 januari.
Voor bestellingen en vragen kun je terecht bij info@example.com.

Ne dvakrát

Odpověď v nepřítomnosti můžete nastavit také v administraci svého hostingu, u WebOké v DirectAdmin. Používejte jen jedno z obojího. Pokud jsou zapnuté obě, dostane každý dvě automatické odpovědi.

V praxi: jak to funguje ve webmailu

Odpověď v nepřítomnosti najdete v Nastavení > Mimo-kancelář, s položkami Předmět, Tělo, Začátek, Konec a Stav, a v části Pokročilá nastavení s položkami Mé e-mailové adresy, Doba mezi odpověďmi a Akce pro příchozí zprávu. Výsledek uvidíte ve Filtry > Akce > Upravit sadu pravidel. Postup najdete v příručce k Roundcube v části Nastavení odpovědi v nepřítomnosti. V jiném webmailu to funguje podobně: Gmail má v nastavení automatickou odpověď v době dovolené, Outlook.com automatické odpovědi.

Shrnutí

• Odpověď v nepřítomnosti je filtr Sieve (vacation, RFC 5230), který běží na serveru.
• Tentýž odesílatel dostane nejvýše jednu odpověď za Dobu mezi odpověďmi; bez volby je to 7 dní.
• Žádná odpověď na e-mailové konference (List-Id) a automatickou poštu (Auto-Submitted), a odpověď jen tehdy, když je některá z Vašich adres v To nebo Cc.
• Do Mé e-mailové adresy zadejte i adresy s přesměrováním, použijte datum začátku a konce a ponechte akci na Zachovat.
• Napište, kdy se vrátíte a na koho se lze obrátit, ale žádné podrobnosti, které pomohou podvodníkům.

Kvíz

Úkol

Úkol A6.3: Nechat zkontrolovat Vaši automatickou odpověď. Připravte ve své vlastní schránce odpověď v nepřítomnosti v Nastavení > Mimo-kancelář, se Začátkem a Koncem, které oba leží v budoucnosti; zpráva tak ještě není skutečně zapnutá a nikdo teď odpověď nedostane. Vyplňte předmět, text, Mé e-mailové adresy a Dobu mezi odpověďmi a ponechte Akce pro příchozí zprávu na Zachovat. Poté vložte svou sadu filtrů (Nastavení > Filtry > Akce > Upravit sadu pravidel, zkopírovat vše) nebo nahrajte soubor z Stáhnout. Program načte skript do paměti (nic se neukládá) a zkontroluje: existuje akce vacation; :days je alespoň 1; předmět není prázdný; text je delší než 40 znaků; existuje datumové omezení pomocí currentdate (jinak oranžová: nezapomenete ji vypnout?); :addresses obsahuje alespoň jednu adresu (jinak oranžová); a zpráva se zachová, tedy žádné discard a žádné přesměrování na adresu mimo Vaši doménu. Po splnění úkolu zprávu opět vypněte, pokud ji nepotřebujete.

Další čtení

Kde jsou uvedeny kroky ve webmailu, platí pro webmail WebOké; v jiném webmailu to funguje podobně.

• Roundcube Webmail 7.3: Nastavení zprávy o nepřítomnosti
• Roundcube Webmail 7.1: Vytvoření filtru
• Bezplatný kurz Bezpečně online pro podnikatele 1.2: Phishing, CEO podvody a podvody s fakturami
• E-mailová pravidla na straně serveru (filtry na serveru)
• RFC 5230, Sieve Email Filtering: Vacation Extension (anglicky): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc5230