Dobrý podpis

Modul 4: Vy jako odesílatel · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci umíte vytvořit krátký a užitečný podpis se správným oddělovacím řádkem, víte, proč e-mailové programy tento řádek rozpoznávají, a vědomě volíte mezi podpisem v prostém textu a podpisem s formátováním nebo logem.

Klíčové pojmy: podpis (Podpis), oddělovací řádek "-- ", RFC 3676, orientační pravidlo čtyř řádků (RFC 1855), prostý text, HTML podpis, externí obrázek, vložený obrázek, právní upozornění (disclaimer)

K čemu slouží podpis

Podpis (ve webmailu se jmenuje Podpis) je kousek textu, který se automaticky objeví pod Vašimi zprávami. Jeho účel je praktický: příjemce má bez hledání vědět, kdo jste a jak Vás může zastihnout jinak. Představte si někoho, kdo si Váš e-mail o doručení čte v 8 hodin ráno na telefonu a chce Vám zavolat. Pokud je Vaše číslo dole, zavolá. Pokud nikde není, odpoví e-mailem a čeká.

Co do podpisu patří:

• Vaše jméno, případně Vaše funkce;
• název Vaší organizace;
• telefonní číslo, na kterém jste k zastižení;
• Vaše webové stránky.

Co do něj nepatří: celá historie Vašich adres, tři telefonní čísla, pět ikon sociálních sítí, citát dne a kopie Vaší e-mailové adresy (ta už je uvedena ve From). Čím víc toho do podpisu dáte, tím méně z něj kdo přečte.

Oddělovací řádek: dvě pomlčky a mezera

Nad podpisem má být pevně daný řádek: dvě pomlčky a mezera, a na tom řádku nic dalšího.

Tot donderdag!
Sanne

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
06 12345678 | www.example.com

Tento řádek -- je stará úmluva z Usenetu, která je běžná i v e-mailu. Standard pro e-maily v prostém textu (RFC 3676, oddíl 4.3) jej popisuje jako oddělení textu od podpisu. Mezera k němu patří: "--" bez mezery je jen obyčejný řádek se dvěma pomlčkami.

Proč na tom záleží? Protože e-mailové programy tento řádek rozpoznávají. Mnoho programů zobrazí vše pod ním světlejší barvou a při odpovědi na zprávu podpis vynechá. Bez tohoto řádku se podpis při každém kole konverzace znovu dostane do citace. Po deseti odpovědích je v e-mailu deset kopií stejného podpisu.

Webmail sám vloží oddělovací řádek nad Váš podpis, když jej vyplníte v poli Podpis. Nepište jej proto znovu sami, jinak tam budou dva. A pozor při kopírování z textového editoru: ten někdy mezeru na konci řádku odstraní.

Stručně: orientační pravidlo čtyř řádků

Už v roce 1995 dala netiketa pro uživatele internetu (RFC 1855) orientační pravidlo: udržujte podpis krátký, ne delší než čtyři řádky. Důvodem tehdy bylo, že lidé platili za připojení po minutách. Tento důvod pominul, ale pravidlo stále platí: podpis o čtyřech řádcích si člověk přečte, podpis o dvanácti řádcích přeskočí.

Čtyři řádky stačí, pokud údaje chytře zkombinujete. Použijte oddělovač jako |, abyste dva údaje umístili na jeden řádek:

--
Sanne de Vries | Bloemenatelier Example
Bloemen voor bruiloften en bedrijven
06 12345678 | www.example.com

To jsou tři řádky se vším, co Ahmed potřebuje.

Prostý text, nebo HTML, a to logo

Podpis může být v prostém textu nebo s formátováním (HTML), stejně jako Vaše zprávy (lekce 3.2).

Podpis v prostém textu dorazí všude stejně, na každý telefon a do každého programu. Pro většinu lidí je to nejlepší volba.

HTML podpis může obsahovat tučné písmo, barvu, odkaz pod slovem a logo. Skrývá však několik nástrah:

• Podpis s formátováním se zobrazí jen tehdy, když i zprávu píšete s formátováním. Pokud píšete v prostém textu, objeví se pod zprávou jako obyčejný text.
• Logo lze přiložit dvěma způsoby. Jako externí obrázek: obrázek s webovou adresou, který už je na Vašem webu. E-mail zůstane malý, ale mnoho programů externí obrázky automaticky nenačítá (stejně jako samotný webmail, lekce 2.2). Příjemce pak uvidí prázdný rámeček. Nebo jako vložený obrázek: obrázek se posílá jako příloha v každém e-mailu. Pak je vidět, ale každý e-mail je větší a u některých příjemců se u každé zprávy objeví sponka, jako by obsahovala přílohu.
• Logo o velikosti 300 KB pod každým e-mailem, i pod „Dobře, zítra se vidíme“, zbytečně zabírá úložiště všem. Udržujte logo malé, v řádu desítek KB.
• Důležité údaje, jako je Vaše telefonní číslo, nikdy neuvádějte jen v obrázku. Obrázek nelze zkopírovat a čtečka obrazovky jej nedokáže přečíst.

Právní upozornění: stručně a opatrně

Pod mnoha obchodními e-maily je dlouhý text typu „Tento e-mail je určen výhradně adresátovi. Pokud nejste adresátem, jste povinni...“ Takové právní upozornění (disclaimer) má malou právní hodnotu. Příjemce s ním nesouhlasil a navíc stojí pod zprávou, která už byla přečtena. Upozornění také často prodlužuje e-mail víc než samotný obsah, zvlášť v dlouhém vlákně.

Pokud přesto chcete něco uvést, omezte se na krátkou, věcnou větu bez slibů a tvrzení. Potřebujete-li pod obchodním e-mailem zákonné údaje, například registrační číslo, uveďte je v podpisu, ne v dlouhém odstavci textu.

Kdy se Váš podpis vloží

V Nastavení > Psaní zpráv určíte, jak webmail s Vaším podpisem zachází: zda se vkládá vždy, i při odpovědích a přesměrování, a zda bude pod citovanou zprávou, nebo nad ní. Pokud píšete nad citací (lekce 3.2), zvolte také, aby se podpis vkládal nad citaci. Jinak bude úplně dole, pod starou zprávou, kde jej nikdo nenajde.

Máte-li více profilů (lekce 4.1), má každý profil vlastní podpis. Když u pole Odesílatel zvolíte jiný profil, změní se s ním i podpis.

V praxi: takto to funguje ve webmailu

Podpis vytvoříte v Nastavení > Profily: klikněte na svou adresu a vyplňte pole Podpis. Tlačítkem s obrázkem zobrazíte panel nástrojů pro formátování. V Nastavení > Psaní zpráv nastavíte, kdy a kde se podpis vloží. Při psaní jej vložíte nebo vyměníte tlačítkem Podpis. Jednotlivé kroky popisuje příručka k Roundcube. V jiných webmailech a e-mailových programech to funguje podobně, i když ne všechny programy nad podpis samy vloží oddělovací řádek.

Shrnutí

• Podpis uvádí Vaše jméno, organizaci, telefon a web; nic víc.
• Oddělovací řádek je přesně "-- " (dvě pomlčky a mezera, RFC 3676 oddíl 4.3); programy jej rozpoznávají a při citování podpis vynechávají.
• Orientační pravidlo: nejvýše čtyři řádky (RFC 1855).
• Prostý text dorazí všude správně; logo je malé a důležité údaje nikdy nejsou jen v obrázku.
• Právní upozornění mají malou právní hodnotu: stručně a opatrně, nebo vůbec.

Kvíz

Úkol

Úkol A4.2: Nechat zkontrolovat Váš podpis. V Nastavení > Profily nastavte u svého profilu podpis a pošlete sami sobě e-mail, který má v předmětu WMC A4.2. Otevřete přijatý e-mail, zvolte Více > Export a nahrajte soubor .eml. Program soubor načte pouze do paměti a zkontroluje: předmět obsahuje A4.2; zpráva má textovou část; je v ní oddělovací řádek, který je přesně "-- " (s mezerou: zelená; "--" bez mezery: oranžová; žádný oddělovací řádek: červená); podpis pod oddělovacím řádkem má nejvýše čtyři řádky (zelená), pět nebo šest řádků (oranžová) nebo více (červená); podpis obsahuje Vaše jméno nebo část Vašeho zobrazovaného jména, nebo telefonní číslo či web; pokud je Vaše zpráva v HTML, obsahuje také verzi v prostém textu (multipart/alternative); a obrázek v podpisu, který se posílá jako příloha a je větší než 50 KB, dává oranžovou. U každého řádku uvidíte zelenou, oranžovou nebo červenou s vysvětlením.

Další čtení

Kde jsou uvedeny kroky ve webmailu, platí pro webmail WebOké; v jiných webmailech to funguje podobně.

• Roundcube Webmail 5.2: Vytvoření podpisu
• Roundcube Webmail 5.1: Vaše jméno jako odesílatel
• Roundcube Webmail 10.1: Nejdůležitější nastavení
• RFC 3676, oddíl 4.3 Usenet Signature Convention (anglicky): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc3676
• RFC 1855, Netiquette Guidelines (anglicky): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc1855