Vyhledávání jako profesionál

Modul 5: Třídění a vyhledávání · Doba čtení: 9 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete pro každé hledání zvolit správné vyhledávací pole, typ, datum a rozsah a budete rozumět tomu, proč webmail něco někdy nenajde.

Klíčové pojmy: vyhledávací pole, možnosti vyhledávání, Rozsah, Celá zpráva, Typ, IMAP SEARCH, zrušení vyhledávání

Hledání probíhá na serveru

Když ve webmailu hledáte, Vaši poštu neprochází prohlížeč, ale poštovní server. Webmail pošle serveru přes IMAP vyhledávací příkaz (IMAP SEARCH), například: „dej mi zprávy ve složce Příchozí pošta, jejichž odesílatel obsahuje ahmed“. Server vrátí čísla zpráv, které odpovídají, a webmail je zobrazí.

To vysvětluje několik věcí:

• Hledání je na starém notebooku stejně rychlé jako na výkonném počítači, protože práci odvádí server.
• Prohledáváte vše, co je na serveru, včetně zpráv starých několik let, které už Váš poštovní program nestáhl.
• Co server nevidí jako text, to nenajde. Text v příloze, například v PDF nebo v souboru Word, se neprohledává. Slovo, které je pouze v nabídce v příloze, tedy nenajdete. Hledejte pak podle odesílatele, předmětu nebo období.

Kde hledáte: pole

Ve výchozím nastavení hledá webmail v předmětu a v odesílateli. Šipkou ve vyhledávacím poli otevřete možnosti vyhledávání a sami zvolíte, kde má webmail hledat. Můžete zapnout více polí najednou; zpráva se pak počítá jako nalezená, pokud je slovo alespoň v jednom z těchto polí.

K dispozici jsou také pole Odpověď na a Followup-To pro stejnojmenné hlavičky. Ta budete potřebovat jen zřídka.

Proč ne vždy Celá zpráva? Protože pak dostanete mnohem více výsledků. Když hledáte „example.net“ v celé zprávě, nenajdete jen poštu od Ahmeda, ale každý e-mail, ve kterém se tato doména někde vyskytuje: v podpisu, v přeposlaném e-mailu, v hlavičce některého serveru. Čím konkrétnější pole, tím kratší seznam.

Typ a datum: další zúžení seznamu

Pomocí Typ zvolíte, jaké zprávy chcete vidět: Vše, Nepřečtené, Označené, Nezodpovězené, Smazané, Nesmazáno, S přílohou nebo Priorita. Funguje to i bez hledaného slova. Když ve složce Odeslané zvolíte jen Typ S přílohou, uvidíte vše, co jste odeslali s přílohou.

Pomocí Datum zvolíte období: novější nebo starší než týden, měsíc nebo rok. „Starší než rok“ se hodí při úklidu (lekce 5.4), „novější než měsíc“, když víte, že to bylo nedávno.

Typ, datum a hledané slovo fungují společně. Každé další kritérium seznam zkrátí.

Rozsah: ve kterých složkách

Rozsah určuje, ve kterých složkách server hledá:

• Aktuální složka: pouze složka, kterou máte otevřenou. Nejrychlejší a nejužší.
• Tato a podsložky: otevřená složka a všechny složky pod ní. Hodí se, když máte složku Klanten (zákazníci) s podsložkou pro každého zákazníka nebo archiv rozdělený po letech.
• Všechny složky: každá složka ve Vaší schránce, včetně Odeslané, Spam a Koš.

Když hledáte ve více složkách najednou, u každé zprávy uvidíte také, ve které složce je. Hned tak zjistíte, kam zpráva dorazila, například kvůli filtru.

Dejte pozor na dvě věci. Rozsah je relativní: „Tato a podsložky“ znamená něco jiného, když jste ve složce Příchozí pošta, než když jste ve složce Klanten. A zpráva, kterou jste sami odeslali, je ve složce Odeslané, ne ve složce Příchozí pošta. Hledáte-li e-mail, který jste někomu poslali Vy, správnou volbou je pole Příjemce a rozsah, který zahrnuje složku Odeslané.

Postup ve třech krocích

Pokud něco hledáte a nevíte, kde začít, postupujte od úzkého k širokému:

1. Co víte jistě? Odesílatele, slovo z předmětu, přibližně kdy. Zvolte odpovídající pole.
2. Kde to pravděpodobně je? Zvolte nejmenší rozsah, který je jistě správný.
3. Nic jste nenašli? Rozšiřujte postupně: přidejte Tělo, pak Všechny složky a teprve potom Celá zpráva. Podívejte se také do složek Spam a Koš; ty s volbou Všechny složky prohledáte automaticky.

Pokud si nejste jisti celým jménem, hledejte podle jeho části: samotné příjmení „Vries“ najde i „Sanne de Vries“. Na velkých a malých písmenech nezáleží.

Po hledání nezapomeňte vyhledávání zrušit křížkem ve vyhledávacím poli. Jinak zůstane seznam filtrovaný a budete si myslet, že Vám chybí pošta. Zvolené možnosti navíc zůstanou nastavené i pro další hledání. Kdo se diví, že běžné hledání najednou prohledává všechny složky, často zapomněl, že to tak minule nastavil.

Hledání v adresáři

Adresář má vlastní vyhledávací pole. Tam hledáte podle jména nebo adresy a pomocí Hledat nahoře podrobněji, například podle organizace. Je to nezávislé na hledání v poště. Adresáři se podrobněji věnuje modul 7.

V praxi: jak to funguje ve webmailu

Vyhledávací pole je nad seznamem zpráv; šipka vpravo v něm otevírá možnosti vyhledávání s poli, Typ, Datum a Rozsah. Obálka ve vyhledávacím poli jedním kliknutím zobrazí jen nepřečtené zprávy. Postup najdete v příručce k Roundcube v části Hledání v poště. V jiném webmailu to funguje podobně: Gmail a Outlook.com mají vyhledávací lištu s pokročilými možnostmi a Gmail zná vyhledávací operátory jako from: a has:attachment.

Shrnutí

• Hledání probíhá na poštovním serveru (IMAP SEARCH); text v přílohách se neprohledává.
• Zvolte co nejkonkrétnější pole: Odesílatel, Příjemce nebo Předmět dají méně šumu než Celá zpráva.
• Typ a Datum seznam zkrátí, i bez hledaného slova.
• Rozsah: Aktuální složka, Tato a podsložky, nebo Všechny složky. Vaše vlastní odeslaná pošta je ve složce Odeslané.
• Postupujte od úzkého k širokému a po skončení vyhledávání zrušte.

Kvíz

Úkol

Úkol A5.3: Které vyhledávání? Sanne má ve schránce složky Příchozí pošta, Odeslané, Spam, Koš, složku Klanten (zákazníci) s podsložkou pro každého zákazníka a Archiv rozdělený po letech. U každé otázky zvolte Rozsah (Aktuální složka, Tato a podsložky nebo Všechny složky) a vyhledávací pole (Předmět, Odesílatel, Příjemce, Tělo nebo Celá zpráva). Vždy zvolte nejmenší rozsah a nejkonkrétnější pole, které jistě funguje. 1. Sanne má otevřenou složku Příchozí pošta. Ví jistě, že e-mail od ahmed@example.net tam stále je, ale netuší, jaký měl předmět. 2. Sanne hledá e-mail, který sama poslala na levering@example.org. Neví, jestli je ještě ve složce Odeslané, nebo už v některé ze složek archivu. 3. Sanne má otevřenou složku Klanten. Ví, že některý zákazník kdysi napsal do textu svého e-mailu slovo „rozenboog“, ale ne do předmětu, a už si nepamatuje, který zákazník to byl. Program u každé otázky porovná Váš rozsah a pole s klíčem odpovědí a u každé chyby přidá vysvětlení.

Další čtení

Kde jsou uvedeny kroky ve webmailu, platí pro webmail WebOké; v jiném webmailu to funguje podobně.

• Roundcube Webmail 9.1: Vyhledávání v poště
• Roundcube Webmail 8.1: Přidání a vyhledání kontaktů
• Obnovení emailové schránky nebo smazaných emailů ze zálohy
• RFC 9051, IMAP verze 4rev2, s příkazem SEARCH (anglicky): https://www.rfc-editor.org/rfc/rfc9051