Úložiště, kvóty a plná e-mailová schránka

Modul 3: Správa vaší schránky · Doba čtení: 9 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete vysvětlit, kam mizí úložný prostor e-mailové schránky, co je to kvóta, co zaznamená odesílatel, když je Vaše schránka plná, a vytvořit plán úklidu a archivace, díky kterému Vám žádná pošta nezmizí.

Klíčové pojmy: úložiště, kvóta (na schránku a na balíček), využití podle složky, přílohy a base64, maximální velikost zprávy (SIZE), varovný e-mail, 452 4.2.2 a 552 5.2.2 (schránka plná), 552 5.3.4 (zpráva příliš velká), úklid, archivace, místní složka, záloha

Kam mizí místo?

Obyčejný textový e-mail má velikost pár kilobajtů. Takových zpráv můžete uchovávat stovky tisíc. Místo se téměř vždy spotřebuje na tři věci:

1. Přílohy. Fotky, PDF soubory, prezentace. Jedna zpráva s deseti fotkami z telefonu snadno dosáhne 30 až 50 MB.
2. Odeslaná pošta. Každá příloha, kterou odešlete, zůstává poté i ve Vaší složce Odesláno. Pokud pošlete nabídku o velikosti 8 MB pěti klientům v pěti samostatných e-mailech, zůstane uložená pětkrát.
3. Koš a spam. Smazaná pošta zůstává v Koši, dokud ho nevyprázdníte. Spam zůstává ve složce Spam, dokud ho neodstraní spamový filtr nebo Vy sami. Obojí se počítá do využitého prostoru.

Čtvrtou, skrytou příčinu jste viděli v lekci 3.1: zprávy označené jako smazané, které ale nikdy nebyly definitivně vymazány.

Proč je příloha větší

E-mail byl původně navržen pouze pro text. Příloha (fotka, PDF) se proto převádí na text pomocí base64. Při tomto kódování se každé 3 bajty převedou na 4 znaky. Příloha se tak zvětší zhruba o třetinu, a s koncovými znaky řádků ještě trochu víc. PDF o velikosti 15 MB na Vašem počítači má v e-mailu přes 20 MB.

To je důležité u limitů. Pokud příjemce uvádí „maximálně 25 MB“, jde o velikost celé zprávy po převodu. Příloha o velikosti 20 MB se pak už nemusí vejít.

Dva druhy omezení

Kvóta: kolik si můžete uložit?

Kvóta je maximální úložný prostor schránky. Obvykle existují dvě úrovně:

• Samotná schránka. Pro každou schránku můžete nastavit limit, například 2 GB pro obecnou adresu, aby jedna schránka nepohltila veškerý prostor.
• Balíček nebo předplatné. Všechny schránky dohromady (a u hostingového balíčku i web, databáze a zálohy) sdílejí celkové úložiště. Pokud je to plné, kvóta na jednotlivou schránku už nepomůže.

U firemních cloudových e-mailových služeb bývá úložiště přiděleno na uživatele, s pevným množstvím na licenci. Princip je stejný.

Velikost zprávy: jak velký smí být jeden e-mail?

Nezávisle na úložišti má každý mailový server maximální velikost zprávy. Ta platí při odesílání (Váš server) i při přijímání (server příjemce). Rozhoduje ten menší z obou limitů. Mailové servery oznamují svůj limit na začátku SMTP komunikace pomocí rozšíření SIZE (viz lekce 1.2), například 250-SIZE 52428800 (50 MB).

Běžně používané limity se pohybují mezi 20 a 50 MB. Gmail například umožňuje odesílat přílohy do 25 MB; větší soubory Gmail sám vloží jako odkaz na Google Drive. Nikdy nepředpokládejte, že příjemce zvládne víc než 20 MB. Pro velké soubory je lepší volbou odkaz ke stažení (například z Vašeho cloudového úložiště): bez limitu, bez duplicitního ukládání a odkaz lze později zrušit.

Co se stane, když je schránka plná?

Nejprve obvykle dostanete varování: e-mail od serveru, že se blížíte k určité hranici, například 90 %. U serverů s Exim (jako DirectAdmin) je to anglický text The size of your mailbox has exceeded a warning threshold.

Pokud je schránka skutečně plná, server novou poštu odmítne. Zda se tak stane dočasně, nebo natrvalo, záleží na serveru:

Kód X.2.2 znamená v rozšířených stavových kódech (RFC 3463) přesně toto: „schránka plná“. Modul 6 se bounce zprávami zabývá podrobněji.

Všimněte si rozdílu oproti příliš velké zprávě: 552 5.3.4 Message too big znamená, že zpráva je větší, než server povoluje. Úklid v tomto případě nepomůže; odesílatel musí soubor poslat jiným způsobem.

A pozor: plnou schránku si sami často nevšimnete. Vy můžete běžně dál odesílat poštu a číst staré zprávy. Chybové hlášení dostávají odesílatelé, a zákazník, kterému bounce přišel třikrát, nemusí vždy zavolat.

Úklid bez lítosti

Postup, který téměř vždy funguje:

1. Zjistěte, kde je místo zabrané. Ve webmailu nebo v klientském panelu často vidíte využití podle složky. Nejčastěji vede složka Odesláno, Koš nebo jedna stará složka s přílohami.
2. Vyprázdněte Koš a Spam. To je nejrychlejší zisk a nic to nestojí.
3. Vyhledejte velké zprávy. Ve většině webmailů a programů lze třídit podle velikosti. Potřebnou přílohu si uložte do svých souborů a zprávu smažte, nebo odstraňte pouze přílohu (Thunderbird a Apple Mail umí odstranit přílohu ze zprávy).

4. Archivujte staré roky. Poštu, kterou chcete uchovat, ale málokdy potřebujete, můžete přesunout do archivu. Máte dvě možnosti:

   • archivní složku na serveru: zůstává viditelná odevšad, ale počítá se do úložiště;
   • místní složku ve Vašem počítači (Thunderbird: Místní složky; Apple Mail: V mém Macu; Outlook: datový soubor .pst). Ta se už do úložiště nepočítá, ale existuje pouze na daném počítači. Zajistěte si tedy sami zálohu tohoto počítače. Bez zálohy je místní archivace jen přestěhováním na jeden pevný disk.
5. Teprve poté upravte kvótu, pokud je to ještě potřeba a Váš balíček má k dispozici prostor.

Hromadný úklid pomocí tlačítka v panelu (například „odstranit vše starší než rok ve složce Doručená pošta“) je praktický, ale nevratný. U IMAP zpráva zároveň okamžitě zmizí ze všech Vašich zařízení. Nejdřív si uložte, co potřebujete.

Povinnost uchovávání

Podnikatel musí uchovávat obchodní dokumentaci po dobu danou fiskální povinností uchovávání dokumentů platnou v zemi, kde podniká (často 7 až 10 let), a do toho může spadat i obchodní e-mailová korespondence, jako jsou nabídky, potvrzení objednávek a faktury. Takovou poštu tedy neuklízejte bezmyšlenkovitě. Umístěte ji do archivu se zálohou, nebo si přílohy uložte přímo ve své administrativě.

V praxi: jak to vypadá v panelu

V DirectAdminu uvidíte u položky E-mailové účty u každé schránky sloupec Využití a nahoře celkový součet. Přes tři tečky za schránkou a Změnit limity nastavíte kvótu v MB, nebo zaškrtnete Max, aby schránka mohla využívat volný prostor celého balíčku. Pomocí Pročistit odstraníte jedním krokem starou poštu ze složky. V Mém WebOké vidíte úložiště celého balíčku. U jiných poskytovatelů to funguje podobně: hledejte v panelu nebo správcovském rozhraní pojmy jako „úložiště“, „kvóta“ nebo „velikost schránky“.

Shrnutí

• Místo spotřebovávají hlavně přílohy, odeslaná pošta, Koš a spam.
• Přílohy se v e-mailu díky base64 zvětší zhruba o třetinu.
• Existuje kvóta na schránku a celkový limit na balíček; rozhoduje ten přísnější.
• Plná schránka odmítá poštu: dočasně (452 4.2.2) nebo natrvalo (552 5.2.2). Zaznamená to odesílatel, Vy sami často ne.
• Uklízejte v tomto pořadí: zjištění stavu, vyprázdnění Koše a Spamu, velké zprávy, archivace, a teprve poté zvýšení kvóty. Místní archiv potřebuje vlastní zálohu.

Kvíz

Úkol

Úkol O3.2: Změření úložiště a sestavení plánu úklidu. Zjistěte, kolik úložiště Vaše schránka využívá a jaký je limit (na schránku a na balíček nebo předplatné). Poznamenejte si tři složky, které zabírají nejvíce místa, a najděte svých deset největších zpráv. Poté sestavte plán úklidu: co odstraníte, co archivujete, kam archiv umístíte a jak je ten archiv zazálohovaný? Zohledněte, co musíte uchovat z obchodních důvodů.

Další čtení

Postupy v těchto článcích platí pro panely WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje podobně.

• Příručka k DirectAdmin 7.3: Úložiště na jednu e-mailovou schránku a co se stane, když je plná
• Hlášení: Your mailbox - The size of your mailbox has exceeded a warning threshold
• E-mail odmítnut: message too big
• Jak zkontroluji využití e-mailu?
• Vyčištění e-mailové schránky pro uvolnění místa v DirectAdminu
• RFC 3463 (Enhanced Mail System Status Codes), RFC 2045 (MIME, base64), RFC 1870 (SMTP SIZE)