Komu, Cc, Bcc a Odpověď na

Modul 3: Psaní e-mailů · Doba čtení: 11 minut

Cíl lekce: Po této lekci budete u každého příjemce vědomě volit mezi poli Komu, Cc a Bcc. Budete vědět, co přesně dělají funkce Odpovědět všem, Odpověď na a přeposlání, a zabráníte úniku e-mailových adres.

Klíčové pojmy: Komu, Cc, Bcc, obálka, Odpovědět všem, Odpovědět do e-mailové konference, Odpověď na (Reply-To), Followup-To, přeposlání jako přílohu, únik dat, denní limit

Tři pole, tři role

Při psaní e-mailu vidíte ve výchozím stavu jedno pole pro příjemce. Pomocí plusu vedle něj přidáte další. Tato pole nejsou ozdobou: každé z nich příjemci říká něco o jeho roli.

Komu je pro toho, kdo má něco udělat nebo od koho čekáte odpověď. Pokud do pole Komu zadáte tři lidi, budou se cítit osloveni všichni tři. Nebo naopak žádný z nich, protože každý si myslí, že se toho ujme někdo jiný. Proto do pole Komu zadávejte nejlépe jednu osobu, nebo hned v první větě uveďte, kdo co udělá.
Cc, v Roundcube pole Kopie (carbon copy, průklep), je pro toho, kdo čte s Vámi. Příjemce v kopii nemusí nic dělat, ale ví, o co jde. Všichni příjemci vidí, kdo je v kopii.
Bcc, v Roundcube pole Skrytá kopie (blind carbon copy), je pro toho, kdo dostává kopii, kterou ostatní nemají vidět. Příjemce ve skryté kopii je neviditelný pro příjemce v polích Komu a Cc a příjemci ve skryté kopii nevidí ani sebe navzájem.

Jak může být Bcc neviditelná, když e-mail k těmto lidem přesto dorazí? Způsobuje to rozdíl mezi obálkou a hlavičkami z lekce 1.1. Poštovní server doručuje na adresy uvedené na obálce (RCPT TO). Hlavičky To a Cc jsou jen text uvnitř zprávy. U Bcc Váš poštovní program adresu na obálku zapíše, ale hlavičku Bcc ze zprávy, kterou dostanou ostatní, odstraní. Přesně toto chování popisuje standard pro formát zpráv (RFC 5322).

Bcc a GDPR: viditelná adresa může být únikem dat

E-mailová adresa jako ahmed@example.net je osobní údaj: patří ke konkrétnímu, identifikovatelnému člověku. Pokud pošlete jeden e-mail čtyřiceti zákazníkům a všechny je zadáte do pole Komu nebo Cc, dostane každý zákazník adresy devětatřiceti ostatních. K tomu však nikdy nedali souhlas.

GDPR takovou událost označuje jako porušení zabezpečení osobních údajů (čl. 4 bod 12 GDPR): bezpečnostní chybu, která mimo jiné vede k neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů. Řečeno obyčejně: únik dat. Zda ho musíte ohlásit dozorovému úřadu, závisí na riziku pro dotčené osoby (čl. 33 GDPR). Čtyřicet adres zákazníků květinářství je něco jiného než čtyřicet adres účastníků podpůrné skupiny pro lidi s dluhy: v druhém případě vypovídá něco citlivého už samotný fakt, že je někdo na seznamu. Pokud si nejste jisti, událost zaznamenejte a zjistěte, zda je ohlášení nutné. Podrobněji se tomu věnuje kurz Bezpečně online.

Pravidlo je jednoduché: pokud píšete skupině lidí, kteří se navzájem neznají (nebo znát nemusejí), zadejte je do Bcc a sebe do pole Komu. Platí to i tehdy, když vyberete skupinu ze svého adresáře: webmail pak vloží všechny adresy do pole, které právě používáte.

Past, o které ví málokdo: příjemce ve skryté kopii, který klikne na Odpovědět všem, se tím sám prozradí. Jeho odpověď dostanou všichni v polích Komu a Cc a ti najednou vidí, že měl skrytou kopii. Pokud někoho dáváte do Bcc, aby si zprávu jen přečetl, řekněte mu, ať neodpovídá. Chcete-li někoho zapojit otevřeně, použijte Cc.

Odpovídání: Odpovědět, Odpovědět všem, Odpovědět do e-mailové konference

Na přijatou zprávu můžete odpovědět třemi způsoby.

Odpovědět pošle odpověď jen odesílateli (nebo na adresu v poli Odpověď na, viz níže).
Odpovědět všem pošle odpověď odesílateli a všem v polích Komu a Cc. Používejte to jen tehdy, když Vaši odpověď opravdu potřebují všichni ostatní. „Děkuji!“ dvaceti lidem je jen šum.
Odpovědět do e-mailové konference (přes šipku vedle Odpovědět všem) je určeno pro poštu z e-mailové konference. Software konference vloží do zprávy hlavičku List-Post (RFC 2369) a webmail pak Vaši odpověď pošle do konference místo osobě, která zprávu napsala.

Pokud váháte mezi Odpovědět a Odpovědět všem, podívejte se před odesláním na pole Komu a Cc. Uvidíte přesně, kdo zprávu dostane. Odeberte ty, kdo tam nepatří.

Odpověď na a Followup-To

Polem Odpověď na (hlavička Reply-To) říkáte: odpovědi na tento e-mail chci dostávat na jinou adresu. Sanne například posílá e-mail o objednávce z adresy sanne@example.com, ale chce, aby odpovědi přicházely na sdílenou adresu info@example.com, aby je viděl i Daan. Do pole Odpověď na proto zadá info@example.com. Když zákazník klikne na Odpovědět, je info@ už předvyplněna jako příjemce.

Pole Odpověď na je zároveň oblíbeným trikem podvodníků: odesílatel vypadá správně, ale Vaše odpověď odejde na úplně jinou doménu (lekce 2.4). Při vlastních odpovědích se proto občas podívejte, jakou adresu webmail vyplnil.

Followup-To (hlavička Mail-Followup-To) pochází ze světa e-mailových konferencí. Určujete jím, kam mají směřovat další reakce v diskusi, například jen do konference, a ne ještě navíc Vám osobně. Ne každý poštovní program s ním pracuje. V běžné pracovní korespondenci ho nechte prázdné.

Přeposlání: v textu, nebo jako příloha

Tlačítkem Přeposlat pošlete přijatou zprávu někomu jinému. Šipkou vedle něj zvolíte způsob:

v těle zprávy (inline): původní zpráva se vloží jako citace pod Váš text. Hodí se to, když chcete někoho rychle uvést do obrazu. Příjemce ji může číst jako běžný e-mail.
jako přílohu: celá původní zpráva se přiloží jako soubor .eml se všemi hlavičkami. To potřebujete, když má někdo vidět, odkud e-mail skutečně přišel, například když přeposíláte phishing na helpdesk.

Při přeposílání dbejte na to, co je v citaci. Dlouhé vlákno často obsahuje adresy, telefonní čísla nebo dohody lidí, kteří netuší, že je předáváte dál. Odstraňte, co nový příjemce vidět nemusí.

Mnoho příjemců: denní limit

Poštovní schránka je určena pro osobní poštu, ne pro newslettery. Aby se zabránilo zneužití, můžete denně odeslat jen omezený počet e-mailů. U WebOké platí tento limit pro celý Váš balíček dohromady: všechny poštovní schránky, webmail i Váš web. Pozor: počítá se každý příjemce. Jedna zpráva s dvěma sty adresami v Bcc znamená dvě stě e-mailů. Pokud chcete pravidelně oslovovat velkou skupinu, použijte službu pro rozesílání newsletterů. Ta zajistí i odhlašování a udržovaný seznam, což k newsletteru patří. U jiných poskytovatelů existují podobné limity.

Příklad: jeden e-mail, tři pole

Sanne posílá Ahmedovi nabídku na svatební květiny.

Aan:  Ahmed <ahmed@example.net>
Cc:   Daan <daan@example.com>
Antwoord aan: info@example.com
Onderwerp: Offerte bruiloftsbloemen 14 juni: graag akkoord voor 1 mei

Ahmed má nabídku schválit, proto je v poli Komu. Daan květiny připravuje a čte s nimi: Cc. Ahmed vidí, že Daan zprávu také čte, a to je v pořádku, protože mu Daan možná později zavolá. Odpovědi přicházejí na info@, kam se dívají Sanne i Daan.

V praxi: jak to funguje ve webmailu

Při psaní zprávy (Napsat) najdete pole Příjemce. Plusem vpravo od tohoto pole přidáte pole Kopie, Skrytá kopie, Odpověď na a Followup-To. Tlačítkem s panáčky vyberete kontakty nebo skupinu ze svého adresáře. Nad otevřenou zprávou jsou tlačítka Odpovědět, Odpovědět všem (s volbou Odpovědět do e-mailové konference pod šipkou) a Přeposlat (s volbou v těle zprávy nebo jako přílohu). Jednotlivé kroky najdete v příručce k Roundcube. V jiných webmailech, například Gmail nebo Outlook.com, se tlačítka jmenují téměř stejně a fungují podobně.

Obrazovka Napsat s poli Odesílatel, Příjemce, Předmět, textem zprávy a tlačítkem Odeslat — (1) Odesílatel, (2) Příjemce, (3) Předmět, (4) Vaše zpráva, (5) Odeslat

Shrnutí

Komu je pro toho, kdo má něco udělat, Cc pro toho, kdo čte s Vámi, Bcc pro toho, kdo má zůstat neviditelný.
Bcc funguje přes obálku: adresa e-mail dostane, ale hlavička Bcc se ostatním nepošle.
Viditelné adresy lidí, kteří se navzájem neznají, mohou být únikem dat (čl. 4 bod 12 GDPR); zda ho ohlásíte, závisí na riziku (čl. 33 GDPR).
Odpovědět všem používejte jen tehdy, když Vaši odpověď potřebují všichni; příjemce ve skryté kopii, který tuto funkci použije, se prozradí.
Odpověď na posílá odpovědi na jinou adresu; každý příjemce se započítává do denního limitu.

Kvíz

Úkol

Úkol A3.1: Koho kam zadáte? Přečtěte si pět situací a u každé zvolte, zda uvedená osoba nebo skupina patří do pole Komu, Cc nebo Bcc. (1) Sanne posílá nabídku na svatební květiny a chce, aby ji Ahmed schválil: kam zadá Ahmeda? (2) U stejného e-mailu chce Sanne, aby Daan věděl, co bylo dohodnuto; Daan nemusí nic dělat a Ahmed smí vidět, že Daan zprávu čte: kam zadá Daana? (3) Sanne píše čtyřiceti zákazníkům, kteří se navzájem neznají, že obchod bude na Den krále (Koningsdag) zavřený: kam zadá zákazníky? (4) Sanne žádá rozvozovou službu (planning@example.org) i Daana, aby do pátku potvrdili, zda mohou v sobotu; od obou čeká odpověď: kam zadá rozvozovou službu? (5) Sanne odpovídá na stížnost zákazníka a chce kopii na svou archivní adresu archief@example.com; tato adresa s e-mailem nic nedělá a zákazník ji nemusí vidět: kam zadá archief@example.com? U každé situace vyberete odpověď v rozbalovacím poli a program Vaše odpovědi porovná s klíčem. U každé situace uvidíte, zda je Vaše volba správná a proč.

Další čtení

Kde jsou uvedeny kroky ve webmailu, platí pro webmail WebOké; v jiných webmailech to funguje podobně.

Cookies na webu WebOké

Nastavení cookies

Nezbytné

Marketing