Kapitola 3 · 3.6
Dopisy ze seznamu adres (hromadná korespondence)
Pozvánka nebo upomínka všem Vašim zákazníkům, v každém dopise se správným jménem a adresou. Ve Wordu se tato funkce jmenuje Hromadná korespondence (anglicky mail merge). Potřebujete dvě věci: seznam adres a dopis.
Seznam adres
Vytvořte tabulku v Calc, Excelu nebo Euro-Office. Do prvního řádku napište názvy sloupců, například Oslovení, Jméno, Firma, Adresa, PSČ, Obec. Každý další řádek představuje jednoho příjemce. Nenechávejte v tabulce prázdné řádky. Seznam uložte jako ods nebo xlsx.
V LibreOffice Writer
Krok 1: připojení seznamu adres
- Otevřete svůj dopis a zvolte Nástroje > Hromadná korespondence....
- Zvolte Použít aktuální dokument a klikněte na Další. Zvolte Dopis a klikněte na Další.
- U seznamu adres klikněte na Vybrat jiný seznam adres... (nebo Vybrat seznam adres), klikněte na Přidat... a vyberte svou tabulku. Označte list s adresami a klikněte na OK.
- Pokud adresu a oslovení vložíte do dopisu sami (krok 2), zrušte zaškrtnutí u Tento dokument by měl obsahovat blok s adresou a u oslovení. Klikněte na Dokončit.
Krok 2: vložení polí do dopisu
- Zvolte Zobrazit > Zdroje dat. Nahoře uvidíte svůj seznam adres.
- Přetáhněte záhlaví sloupce, například Jméno, na požadované místo v dopise. Objeví se pole <Jméno>. Postupujte tak u všech polí a mezery a konce řádků mezi nimi napište sami.
Krok 3: sloučení
Po dokončení průvodce se zobrazí nástrojová lišta Hromadná korespondence. Šipkami můžete procházet jednotlivé příjemce. Potom zvolte:
- Vytisknout vygenerované dokumenty: všechny dopisy se odešlou na tiskárnu;
- Uložit vygenerované dokumenty: jako jeden dokument nebo jako samostatné soubory, například ve formátu pdf;
- Upravit jednotlivé dokumenty: všechny dopisy v jednom novém dokumentu ke kontrole.
Pokud v dopise s poli zvolíte bez průvodce Soubor > Tisk..., LibreOffice se zeptá: Dokument obsahuje pole databáze adres. Přejete si vytisknout formulářový dopis? Zvolte Ano a vytvoří se všechny dopisy.
Štítky vytvoříte pomocí Soubor > Nový > Štítky. Vyberte značku a typ archu se štítky, jako databázi zvolte svůj seznam adres a vložte pole do štítku.
V Euro-Office
- Otevřete dopis a přejděte na kartu Spolupráce. Klikněte na Hromadná korespondence a zvolte Z úložiště, abyste vybrali seznam adres ze svého Nextcloudu.
- Umístěte kurzor na správné místo a vpravo klikněte na Vložit slučovací pole.
- Výsledek si prohlédněte pomocí Náhled výsledků a u Sloučit do zvolte PDF, Docx nebo E-mail.
Podrobný postup najdete v článku Dopisy ze seznamu adres. Potřebujete mít ve svém seznamu křestní jméno zvlášť? Viz Rozdělení jména a příjmení z jednoho sloupce.