Chatování a schůzky

Modul 7: Spolupráce, aplikace a zabezpečení · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete vybrat evropskou alternativu pro chat a videohovory a zajistit přechod z Teams, Slack nebo Zoom, včetně toho, co udělat s historií chatu.

Klíčové pojmy: chat, konverzace nebo kanál, videoschůzka, host bez účtu, lobby (čekárna), moderátor, přenosové šifrování, end-to-end šifrování, historie chatu, lhůta pro uchovávání, otevřený standard (Matrix), vlastní hostování

Proč je chat nejobtížnější částí

Mail, kalendáře a soubory mají otevřené standardy: IMAP, CalDAV, WebDAV. Ty lze zkopírovat od jednoho poskytovatele k druhému. U chatu a schůzek je to jinak. Microsoft Teams, Slack, Zoom a WhatsApp mají každý svůj vlastní systém. Konverzaci z Teams nelze "importovat" do jiné chatovací aplikace. Začínáte tedy znovu.

Zní to hůře, než to ve skutečnosti je. V Bakkerij De Korrel jde o tři věci: rychle se na něco zeptat kolegy ("jsou už hotové hrozinkové žemle?"), jednou týdně porada s pekaři, kteří pracují z domova na plánování, a občas videohovor se zákazníkem nebo dodavatelem. To zvládne každý moderní chatovací program. Obtížné je to se zvyky a se starými zprávami.

Co potřebujete? Čtyři otázky

Než vyberete program, zodpovězte si čtyři otázky:

Evropské a otevřené alternativy

Existují zhruba dva druhy řešení: chat a volání jako součást Vašeho cloudového prostředí, a samostatné programy.

Jsou nápadné dvě věci. Švýcarsko a Spojené království nejsou členy EU. Pro obě země ale Evropská komise přijala rozhodnutí o odpovídající ochraně: údaje tam mohou proudit bez dalších opatření (lekce 2.1). A "open source, vyvíjeno americkou společností" (Jitsi) znamená něco jiného než "služba americké společnosti". Pokud provozujete Jitsi na vlastním serveru nebo u evropského poskytovatele, Váš hovor nejde přes 8x8. Software patří všem; služba patří tomu, kdo provozuje server.

Přenosové šifrování, end-to-end a kdo provozuje server

Téměř všechny programy šifrují spojení mezi Vaším zařízením a serverem. Tomu se říká přenosové šifrování. Někdo na stejné wifi síti pak nemůže odposlouchávat, ale server samotný to v zásadě dokáže.

Při end-to-end šifrování mohou konverzaci číst nebo slyšet pouze účastníci, ani správce serveru ne. Threema a Wire to dělají standardně. Matrix to umí pro jednotlivé konverzace a v aplikaci Element je to u soukromých konverzací standardně zapnuté. U Nextcloud Talk a Jitsi záleží na verzi a nastavení serveru. Vycházejte z toho, že správce serveru může vidět chatové zprávy, pokud Váš poskytovatel písemně neuvede jinak.

Pro pekárnu, která probírá plánování, obvykle stačí přenosové šifrování, pokud server provozuje subjekt, kterému důvěřujete a který podléhá evropskému právu. Pokud probíráte zdravotní údaje nebo důvěrná jednání, váží více end-to-end šifrování.

Hosté, lobby a moderátoři

Zákazníci a dodavatelé nemají účet ve Vašem prostředí. K tomu slouží odkaz pro hosty: kdokoli s odkazem se může zapojit přes prohlížeč, aniž by cokoli instaloval. To je praktické, ale zároveň to představuje riziko, protože odkaz lze přeposlat dál.

Tři zvyklosti to dělají bezpečným:

1. Nastavte na odkaz heslo a pošlete ho jiným kanálem, například SMS zprávou.
2. Použijte lobby (čekárnu): hosté čekají, dokud moderátor schůzku neotevře a nevpustí je dovnitř.
3. Po skončení schůzky vypněte přístup pro hosty, nebo pro každou schůzku vytvořte novou konverzaci.

Co uděláte se starou historií chatu?

Zprávy z Teams, Slack nebo WhatsApp se nepřenesou. Proto se předem rozhodněte:

• Co musí zůstat uchováno? Dohody se zákazníky, rozhodnutí, nabídky, které byly probrány v chatu. Ty vlastně nepatří jen do chatu. Zapište je do dokumentu nebo do e-mailu, než přejdete.
• Co může zmizet? Většina věcí: "přijdu o 5 minut později", fotky z oběda, jednotlivé dotazy.
• Jak uchováte zbytek? Teams a Slack mají exportní funkce pro správce (v Microsoft 365 přes eDiscovery, ve Slacku přes exportní funkci pracovního prostoru, podle Vašeho předplatného). Dostanete soubory (často ve formátu JSON nebo HTML), které uchováte jako archiv ve složce s omezeným přístupem. Prohledatelné ve Vašem novém chatovacím programu nebudou.
• Jak dlouho? Archiv uchovávejte tak dlouho, jak je potřeba pro Vaši administrativu nebo dohody, a ne déle. Pokud obsahuje osobní údaje, vztahuje se na archiv i GDPR.

Oddělte si také soubory, které byly sdílené v kanálech Teams. Ty jsou v Microsoft 365 obvykle uloženy v SharePoint nebo OneDrive a přenesou se společně s migrací souborů (lekce 6.1), nikoli s chatem.

Samotný přechod

Chatovací program funguje pouze tehdy, když ho používají všichni. Přejít napůl je nejhorší možnost: pak nikdo neví, kde zpráva je. Proto:

1. Zvolte jedno datum, kdy se nový program stane jediným chatovacím programem.
2. Předem vytvořte konverzace, které potřebujete: obecnou konverzaci, jednu pro každý tým (u De Korrel: "pekárna", "obchod", "rozvoz") a jednu pro týdenní poradu.
3. Nechte všechny nainstalovat aplikaci do telefonu a počítače před tímto datem (lekce 7.2).
4. Ve starém programu připněte zprávu: "Od pondělí chatujeme v Talk. Sem už neodpovídejte."
5. Po pár týdnech přepněte starý program do režimu pouze pro čtení a poté jej zastavte.

V praxi: takto to vypadá u poskytovatele

V tomto příkladu používáme Nextcloud Talk v prostředí WebOké Nextcloud. Talk je součástí balíčků s licencí Office. Talk otevřete pomocí ikony nahoře. Na úvodní stránce vidíte vlevo své konverzace, tlačítkem Zahájit schůzku nyní okamžitě vytvoříte schůzku s odkazem a pomocí Zkontrolovat zařízení otestujete kameru a mikrofon. Přístup pro hosty zapnete pro jednotlivou konverzaci v Nastavení konverzace, pod Správa; tam také nastavíte heslo. Lobby najdete pod Schůze. Nahrávání konverzací a volání na běžná telefonní čísla v tomto prostředí nejsou možná.

U jiných poskytovatelů Nextcloud a u služeb Matrix, Jitsi nebo BigBlueButton to funguje obdobně: odkaz pro hosty, heslo, čekárna a moderátoři se někdy jmenují jinak, ale princip je stejný.

Shrnutí

• Chatové konverzace se nepřenesou do nového programu. Co je důležité, zapište si předem do dokumentu nebo e-mailu, zbytek vyexportujte jako archiv.
• Vybírejte na základě čtyř otázek: kdo, kolik, co musí být uchováno, jak citlivé.
• Přenosové šifrování chrání po cestě; end-to-end šifrování chrání i před serverem. Záleží na tom, kdo server provozuje.
• Bezpečně s hosty: heslo, lobby, přístup pro hosty po skončení vypnout.
• Přejděte k jednomu pevnému datu, s již nainstalovanými aplikacemi.

Kvíz

Úkol

Úkol E7.1: Příprava přechodu na nový chat. Zodpovězte čtyři otázky z této lekce pro svou vlastní organizaci, vytvořte seznam chatových skupin a kanálů, které nyní máte, a u každé skupiny určete: co musí zůstat uchováno, kam se to přesune, a která konverzace v novém programu ji nahradí.

Doporučená literatura

Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.

• Příručka k Nextcloud 10.1: Co je Talk a kdo jej má k dispozici?
• Příručka k Nextcloud 10.3: Videohovory a schůze: kamera, mikrofon, pozadí a přihlášení o slovo
• Příručka k Nextcloud 10.5: Pozvání hostů pomocí odkazu (bez účtu)
• Příručka k Nextcloud 16.22: Hosté v konverzaci Talk s čekárnou (lobby)
• Videohovory v Nextcloud Talk nefungují: příčiny a řešení
• Specifikace Matrix: https://spec.matrix.org/