Zmapování Vašich stávajících služeb
Modul 3: Inventarizace a plánování · Doba čtení: 11 minut
Cíl lekce: Po této lekci dokážete sestavit úplný inventář svých stávajících cloudových služeb, včetně propojení a využití, které na první pohled nevidíte.
Klíčové pojmy: inventář, součást, stávající služba, cíl, vlastník, priorita, stínová IT, propojení, jednotné přihlášení (SSO), sdílená schránka, alias, distribuční seznam, ověřovací záznam
Proč nejdřív inventář?
Přechod málokdy ztroskotá na velké práci. Zkopírovat poštu a přenést soubory se obvykle podaří. Ztroskotá na tom, co si nikdo nezapsal: kontaktní formulář na webu, který najednou přestane posílat poštu, skener, který skenuje do zrušené schránky, kolega, který si seznam zákazníků vedl v soukromém Dropboxu.
Inventář je seznam všeho, co nyní v cloudu děláte: která služba, jaká data, kdo je vlastníkem, co se s tím stane dál a jak je to důležité. Stojí to pár hodin a ušetří Vám to celé dny.
Bakkerij De Korrel začala s osmi políčky. Po obchůzce mezi kolegy jich bylo třináct.
Osm součástí
Začněte s těmito osmi. Objeví se ve zbytku kurzu znovu a znovu.
| Součást | Co si zapsat | Kde to najdete |
|---|---|---|
| Domény, schránky, aliasy, sdílené schránky, distribuční seznamy (skupinové adresy), přesměrování, celková velikost | Správní portál Vaší poštovní služby, DNS (MX záznamy) | |
| Kalendář | Osobní kalendáře, sdílené kalendáře, kalendáře místností a zařízení, odběry externích kalendářů | Nastavení kalendáře, správní portál |
| Kontakty | Osobní adresáře, sdílené adresáře, seznam organizace | Aplikace Kontakty, správní portál |
| Soubory | Osobní úložiště za osobu, sdílené složky nebo sdílené disky, externí sdílení, celková velikost | Přehled úložiště ve správním portálu (lekce 3.2) |
| Dokumenty | Jaký kancelářský balík, jaké soubory obsahují makra, šablony, formuláře, vlastní formáty (dokumenty Google) | Úložiště souborů, rozhovory s kolegy |
| Chat a schůzky | Chatovací služba, kanály, služba pro schůzky, kdo pořádá schůzky s externími lidmi | Přehled licencí, kolegové |
| Hesla | Kde se hesla nyní nacházejí: správce hesel, prohlížeč, papírky, tabulka | Kolegové, nastavení prohlížeče |
| Zálohy | Co se nyní zálohuje, kým, kam a zda bylo někdy otestováno obnovení | Správce, zálohovací služba |
Co nevidíte hned: propojení
Toto je nejdůležitější část inventáře. Propojení je vše, co stojí mimo Vaši cloudovou službu, ale je na ní závislé. Hledejte je na těchto místech:
- Jednotné přihlášení (SSO). Aplikace, do kterých se přihlašujete účtem Google nebo Microsoft. V nastavení zabezpečení každého účtu najdete seznam aplikací s přístupem. Projděte si to u několika kolegů, nejen u sebe.
- Váš web. Kontaktní formuláře a internetové obchody odesílají poštu. Přes jaký server? S jakou adresou?
- Zařízení. Skenery a multifunkční tiskárny, které skenují do pošty nebo do složky. Pokladny, alarmy nebo jiná zařízení, která posílají poštu.
- Další software. Účetnictví, CRM, plánování, služba pro newslettery. Odesílají poštu jménem Vaší domény? Čerpají soubory z Vašeho úložiště?
- DNS Vaší domény. Tam uvidíte, kdo smí jménem Vaší domény odesílat poštu (SPF), jaké služby mají nastavený ověřovací záznam (TXT záznamy jako
google-site-verification=neboMS=) a zda tam jsou DKIM záznamy jiných služeb. Úkol A2.1 z předchozího modulu to pro Vás už zjistil. - Telefony a notebooky. Které aplikace se synchronizují se starou službou? Ty bude potřeba později všechny přenastavit (lekce 7.2).
Stínová IT: co si kolegové zařídí sami
Stínová IT je software nebo úložiště, které kolegové používají sami, aniž by to organizace zařídila: zdarma Dropbox, skupina na WhatsAppu se zákazníky, soukromý Gmail pro newsletter, online plánovač. Obvykle to není myšleno zle: někdo tím vyřešil problém.
Pro přechod je stínová IT důležitá ze dvou důvodů. Často se v ní nacházejí data organizace, která je potřeba přenést. A pokud se na to nezeptáte, zůstane po přechodu klidně dál existovat, mimo Vaše nové evropské uspořádání.
Zeptejte se proto způsobem, při kterém lidé odpoví upřímně. Ne: "Kdo používá nepovolené služby?", ale: "Přecházíme na jinou službu a nechceme, aby někdo o něco přišel. Jaké programy, weby a aplikace používáte pro svou práci, i když jste si je zařídili sami?" Krátký seznam příkladů lidem pomůže si vzpomenout.
Na každý řádek: pět polí
Pro každý řádek svého inventáře si zapište pět věcí:
- Stávající služba: například "Gmail přes Google Workspace".
- Velikost: co nejkonkrétněji, například "12 schránek, celkem 38 GB" nebo "3 sdílené kalendáře".
- Vlastník: kdo o tom rozhoduje a ví, jak to funguje? To je konkrétní osoba se jménem, ne "všichni".
- Cíl: co se s tím stane dál? Přenést na novou službu, zrušit, archivovat, nebo prozatím ponechat beze změny.
- Priorita: vysoká (bez toho organizace nemůže fungovat), střední nebo nízká.
Příklad několika řádků z pekárny:
| Součást | Stávající služba | Velikost | Vlastník | Cíl | Priorita |
|---|---|---|---|---|---|
Google Workspace, example.com | 12 schránek, 38 GB; alias bestellingen@ | Sanne (kancelář) | Přenést na evropskou poštovní službu | vysoká | |
| Soubory | Google Drive, 1 sdílený disk "Recepty" | 64 GB, 4 externí sdílení | Sanne | Přenést do týmové složky | vysoká |
| Propojení | Objednávkový formulář na webu | odesílá na bestellingen@ | webový vývojář | Upravit nastavení SMTP | vysoká |
| Propojení | Pokladní systém, přihlášení přes Google | 5 účtů | Mo (pobočka) | Vytvořit vlastní přihlášení | vysoká |
| Propojení | Kancelářský skener | skenuje na scan@ | Sanne | Nové údaje SMTP | střední |
| Stínová IT | Dropbox pekaře (soukromý) | recepty, 2 GB | Jeroen | Přenést do týmové složky, poté zrušit | střední |
Úskalí
- Dívat se jen na vlastní účet. Správce automaticky nevidí, jaké aplikace si běžný uživatel propojil se svým účtem. Projděte to u více lidí.
- Zapomenout na sdílené schránky.
info@,facturen@abestellingen@často nejsou vlastní schránkou, ale aliasem, sdílenou schránkou nebo skupinou. Při přechodu to musí každé přejít správným způsobem (lekce 4.4). - Počítat licence místo skutečného využití. Dvanáct licencí neznamená, že je aktivních dvanáct lidí. Podívejte se na poslední přihlášení.
- Žádný vlastník. Řádek bez vlastníka se nikdo neujme.
- Nevylepšovat inventář. Co objevíte během migrace, do něj dodatečně zapište.
V praxi: jak to vypadá u poskytovatele
Při přechodu na WebOké Nextcloud a poštovní balíček WebOké se inventář rovnou stane Vaším seznamem úkolů: u každé součásti najdete v příručce, jaký nástroj použít (například Import Tool pro Google, Přenos dat pro OneDrive, Nástroj pro přesun e-mailů pro poštu) a v jakém pořadí. U jiných evropských poskytovatelů se nástroje jmenují jinak, ale inventář je přesně stejný: ten se týká Vaší organizace, nikoli poskytovatele.
Shrnutí
- Inventář zabrání tomu, abyste při přechodu zapomněli na věci, které si nikdo nezapsal.
- Začněte osmi součástmi: e-mail, kalendář, kontakty, soubory, dokumenty, chat a schůzky, hesla, zálohy.
- Hledejte propojení: jednotné přihlášení, web, zařízení, další software, DNS záznamy, telefony.
- Zeptejte se kolegů na stínovou IT způsobem, při kterém odpoví upřímně.
- Každý řádek dostane stávající službu, velikost, vlastníka, cíl a prioritu.
Kvíz
Úkol
Úkol A3.1: Je Váš inventář kompletní? Vyplňte inventární formulář pro svou vlastní organizaci (nebo pro vlastní soukromé použití). Program zkontroluje, zda jsou v něm všech osm součástí, zda jste našli alespoň tři propojení a zda každý řádek obsahuje stávající službu, velikost, vlastníka, cíl a prioritu.
Úkol E3.1: Kolečko po kolezích. Zeptejte se alespoň tří lidí (nebo, pokud pracujete sami, projděte svá vlastní zařízení), jaké programy, weby a aplikace používají pro svou práci. Zapište si, co jste ještě neměli na svém seznamu a co se z toho dozvídáte.
Úkol E3.1: Kolečko po kolezích
Zeptejte se alespoň tří kolegů (nebo si projděte svá vlastní zařízení a prohlížeč): "Přecházíme na jinou službu a nechceme, aby někdo o něco přišel. Jaké programy, weby a aplikace používáte pro svou práci, i když jste si je zařídili sami?" Šablona pro úkol A3.1 je u daného úkolu.
Vaše zaškrtnutí a poznámky zůstávají pouze v tomto prohlížeči; nikam je neposíláme. Pokud jste přihlášeni, ukládáme v sekci Moje kurzy pouze to, že jste úkol splnili.
Doporučená literatura
Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.