Jak funguje Váš e-mail: MX, IMAP a SMTP

Modul 4: Přesun e-mailu · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete vysvětlit cestu e-mailu, pojmenovat součásti, které se při přesunu pošty mění, a určit, co vše je kromě samotných zpráv třeba přenést.

Klíčové pojmy: MX záznam, mailový server, mailová schránka, IMAP, POP3, SMTP, submission (port 587 a 465), webmail, poštovní program, alternativní název (alias), sdílená schránka, pravidla

Proč je třeba nejprve pochopit trasu

E-mail působí jako jedna jediná věc: napíšete zprávu, stisknete Odeslat a někdo jiný si ji přečte. Ve skutečnosti přitom spolupracují nejméně čtyři součásti. Při přesunu měníte jen některé z nich, a kdo neví které, zmáčkne nesprávné tlačítko. Výsledkem je pošta, která den ještě chodí ke starému poskytovateli, nebo telefony, které potichu dál odesílají přes starý server.

Bakkerij De Korrel vlastní doménu example.com. Všech dvanáct zaměstnanců nyní používá poštu přes Microsoft 365. Pekárna chce přejít k evropskému poskytovateli pošty. Než cokoliv přesunou, nejprve si trasu nakreslí.

Cesta e-mailu na info@example.com

Zákazník pošle objednávku na adresu info@example.com. Děje se toto:

1. Poštovní program zákazníka předá zprávu svému odchozímu serveru. Probíhá to protokolem SMTP (Simple Mail Transfer Protocol), přes port určený pro předání pošty: submission, port 587 se STARTTLS, nebo port 465 s TLS.
2. Tento server chce zprávu doručit na example.com. Zeptá se v DNS: „jaké jsou MX záznamy domény example.com?“ MX záznam ukazuje na server, který pro danou doménu přijímá poštu.
3. Odesílající server se připojí k tomuto serveru, opět pomocí SMTP (tentokrát mezi servery, port 25), a zprávu doručí.
4. Přijímající server uloží zprávu do mailové schránky adresy info@.
5. Zaměstnanci čtou schránku pomocí poštovního programu nebo webmailu. To obvykle probíhá protokolem IMAP, port 993 s TLS.

klant --SMTP 587--> server klant --DNS: MX example.com?--> antwoord: mx.mailaanbieder.example
server klant --SMTP 25--> mx.mailaanbieder.example --> mailbox info@example.com
laptop, telefoon, webmail <--IMAP 993-- mailbox

MX záznam je uložen v DNS Vaší domény, nikoliv u Vašeho poskytovatele pošty. Kdo spravuje DNS, určuje tedy, kam pošta pro Vaši doménu putuje. Jak přesně fungují MX záznamy a priority, se dočtete v kurzu o DNS, lekce 4.1.

IMAP nebo POP3: kde se Vaše pošta vlastně nachází?

U IMAP zůstává pošta na serveru. Váš notebook, telefon i webmail zobrazují stejnou schránku. Přesunete li zprávu do složky na telefonu, objeví se ve stejné složce i na notebooku.

U POP3 poštovní program zprávu stáhne a poté ji ze serveru často smaže. Pošta pak zůstává jen v tomto jednom počítači.

Pro přesun je to zásadní rozdíl. Schránku v IMAP lze kopírovat ze serveru na server: vše je uloženo na serveru. U POP3 může část historie zůstat jen ve starém počítači. Tuto poštu je nutné přenést zvlášť, například přetažením starých složek v poštovním programu do nové schránky IMAP.

Zamyslete se: používá u Vás ještě někdo POP3? Poznáte to v nastavení účtu poštovního programu: pokud tam stojí POP nebo port 995, jde o POP3.

Microsoft 365 a Google Workspace používají pro své vlastní aplikace i vlastní protokoly, jako Exchange ActiveSync a aplikaci Gmail. Příliš si toho nevšimnete, ale znamená to, že ne každé nastavení se automaticky převede na IMAP. Po přesunu je třeba znovu nastavit každé zařízení (lekce 4.4).

Co se při přesunu mění?

Nejdůležitější dobrá zpráva stojí v posledním řádku: protože vlastníte vlastní doménu, Vaše e-mailová adresa zůstává stejná. Zákazníci nic nepoznají. Právě proto je vlastní doména tak cenná pro Vaši nezávislost (lekce 8.2). Pokud nyní používáte adresu typu bakkerij.dekorrel@gmail.com, poštu sice můžete zkopírovat, ale samotná adresa zůstává majetkem Googlu. V takovém případě musíte všem oznámit novou adresu.

Co kromě zpráv ještě patří k Vaší poště

Mailová schránka je víc než jen hromada zpráv. Při kopii přes IMAP se přenesou zprávy a složky, ale mnoho dalších věcí ne. Sestavte si předem seznam:

• Alternativní názvy (aliasy): další adresy, které směřují do stejné schránky, jako bestellingen@ a facturen@, které chodí na info@.
• Sdílené schránky a skupiny: v Microsoft 365 má De Korrel sdílenou schránku bestellingen@, kterou čtou čtyři lidé, a skupinu team@, která jde na všechny. U nového poskytovatele se z toho stane běžná schránka s více uživateli, přesměrování nebo mailová konference.
• Pravidla a filtry: „pošta od velkoobchodu do složky Nákup“. Ta jsou uložena na serveru nebo v poštovním programu a při kopii přes IMAP se nepřenesou.
• Podpisy: bývají uloženy v poštovním programu nebo v nastavení webmailu.
• Automatické odpovědi (zprávy o nepřítomnosti).
• Přesměrování na externí adresu.
• Odesílatelé, kteří nemají vlastní schránku: webové stránky posílající objednávkové formuláře, pokladna posílající účtenky, skener odesílající pdf soubory, účetnictví rozesílající faktury. Ty všechny odesílají jménem domény example.com přes nějaký server. I ty je třeba zahrnout do SPF (lekce 4.3).
• Složky kalendáře a kontaktů v Exchange. Ty se s kopií pošty nepřenesou. Přesouvají se zvlášť (modul 5).

Tento seznam promění „přesun pošty“ v přehledný projekt. V inventáři z modulu 3 jste již měli řádek „e-mail“; nyní tento řádek rozdělíte na jednotlivé položky.

V praxi: jak to vypadá u poskytovatele

U WebOké najdete nastavení pro poštovní program přehledně v jedné sadě v návodu k DirectAdmin: IMAP port 993 se SSL/TLS, SMTP port 587 se STARTTLS nebo 465 se SSL/TLS, a jako uživatelské jméno se zadává celá e-mailová adresa. Jako název serveru použijte název domény (pokud Vaše webové stránky běží také u WebOké a mají platný certifikát) nebo název serveru svého balíčku. U jiných evropských poskytovatelů pošty jsou porty stejné, liší se jen název serveru, a někteří poskytovatelé umožňují přihlášení pomocí samostatného uživatelského jména místo e-mailové adresy. Vždy se podívejte do nápovědy svého nového poskytovatele.

Shrnutí

• Pošta se odesílá protokolem SMTP, MX záznam v DNS určuje, kam dorazí, a čtete ji obvykle přes IMAP.
• MX záznam je uložen v DNS Vaší domény: kdo spravuje DNS, řídí tok pošty.
• S vlastní doménou zůstává Vaše e-mailová adresa při přesunu stejná; s bezplatnou adresou od velké firmy ne.
• Schránky v IMAP lze dobře kopírovat; pošta, která je přes POP3 uložená jen v počítači, se musí přenést zvlášť.
• Alternativní názvy, sdílené schránky, pravidla, podpisy, automatické odpovědi a zařízení odesílající poštu jménem Vaší domény se automaticky nepřenesou. Sepište si je předem na seznam.

Kvíz

Úkol

Úkol A4.1: Kam nyní přichází Vaše pošta? Zadejte vlastní doménu. Program vyhledá MX záznamy i IP adresu mailového serveru a zjistí v registru IP adres, jaká organizace síť spravuje a ve které zemi je registrovaná. Předem vyplníte, kterého poskytovatele pošty podle sebe používáte. Poté uvidíte, zda jste měli pravdu.

Úkol E4.1: Váš seznam pošty. Sestavte pro svou organizaci seznam z této lekce: mailové schránky, alternativní názvy, sdílené schránky a skupiny, pravidla, podpisy, automatické odpovědi, přesměrování, zařízení a programy, které odesílají poštu jménem Vaší domény, a kdo ještě používá POP3.

Další čtení

Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.

• Příručka k DirectAdmin 8.7: IMAP nebo POP3: jaký je rozdíl?
• Příručka k DirectAdmin 8.1: Všechna nastavení přehledně: servery, porty a zabezpečení
• Co je IMAP nebo POP3 a jak to funguje?
• Bezplatný kurz DNS 4.1: MX záznamy a priorita
• RFC 5321 (SMTP), RFC 6409 (submission, port 587), RFC 8314 (TLS pro submission a IMAP, port 465 a 993), RFC 9051 (IMAP4rev2)