Makra, šablony a testování kompatibility

Modul 6: Soubory a dokumenty · Doba čtení: 12 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete na testovací sadě vlastních dokumentů zjistit, co v nové online kanceláři funguje dobře, co musíte upravit a co raději ponecháte v jiném programu, se zvláštní pozorností na makra VBA, šablony, písma a hromadnou korespondenci.

Klíčové pojmy: testovací sada, kompatibilita, makro VBA (xlsm, docm), makro v JavaScriptu, vlastní funkce (#NAME?), doplněk (add-in), šablona (dotx, xltx, potx), firemní vizuální styl, ovládací prvek obsahu, pole formuláře, hromadná korespondence, sledování změn, komentáře, názvy funkcí a oddělovač

Proč testovat, když jsou formáty přece otevřené?

V lekci 6.3 jste viděli, že docx a odt jsou otevřené standardy. To neznamená, že každý program zvládne vše z takového souboru stejně dobře. Jednoduchý dopis nebo tabulka fungují všude. Problémy nastávají u zvláštních součástí: maker, tlačítek, doplňků, polí formuláře, složitých šablon a písem, která nejsou k dispozici. Ty se přitom skoro vždy nacházejí právě v dokumentech, na kterých organizace stojí: generátor nabídek, formulář na výkazy hodin, firemní dopisní papír.

Proto si před přechodem vytvoříte testovací sadu a systematicky ji projdete. Ne abyste dokázali, že nový balík je dobrý, ale abyste věděli, co musíte zařídit.

Krok 1: vyberte testovací sadu

Vyberte 15 až 25 dokumentů. Ne náhodných, ale těch, které jsou nejdůležitější nebo nejsložitější:

• nejpoužívanější dokumenty (zeptejte se kolegů nebo se podívejte ve staré službě na "naposledy použité");
• všechny šablony a dopisní papír;
• každý soubor s makry (přípony xlsm, docm, pptm a staré soubory xls nebo doc, které mohou makra obsahovat);
• dokumenty s formuláři, hromadnou korespondencí (dopisy z adresáře) nebo odkazy na jiné soubory;
• dokumenty, které si vyměňujete s externími stranami (účetní, zadavatel);
• několik velkých nebo starých souborů.

V Bakkerij De Korrel jich bylo nakonec 18, včetně generátoru nabídek (Excel s makrem), dopisního papíru (šablona Word s firemním písmem), ceníku, dovolenkové karty, výroční vánoční zprávy zákazníkům a prezentace na veletrh.

Krok 2: otestujte každý dokument podle pevných bodů

Otevřete každý dokument v nové kanceláři a udělejte s ním to, co s ním běžně děláte. Zaznamenejte si u každého dokumentu:

1. Otevře se? A vypadá stejně (formátování, řádkování, stránkování)?
2. Úprava a uložení: něco změňte, uložte, znovu otevřete. Je to stále v pořádku?
3. Zpět k partnerovi: otevřete upravený soubor v programu příjemce (například ve Wordu u účetního). Vypadá tam ještě dobře?
4. Zvláštní součásti: fungují tlačítka, vzorce, pole, obsah, záhlaví a zápatí?
5. Společná úprava: pracují v dokumentu dva lidé současně bez problémů?
6. Tisk a pdf: je tisk v pořádku?

Makra: upřímná pravda

Jedná se o makro: kousek programu v dokumentu, tlačítko, které sestaví nabídku, zkopíruje údaje nebo seřadí seznam. V Microsoft Office jsou makra napsaná v VBA (Visual Basic for Applications). Soubory s makry mají vlastní příponu: xlsm, docm a pptm. V zip souboru se kód nachází v součásti vbaProject.bin.

Online kancelářské balíky u evropských cloudů nespouštějí VBA. Euro-Office a ONLYOFFICE znají makra v JavaScriptu; Collabora a LibreOffice mají vlastní Basic a Python a dokážou omezeně spustit část VBA kódu v desktopovém programu LibreOffice. V prohlížeči se s tím v praxi počítat nedá. Soubor se sice otevře: vidíte všechny údaje a vzorce, ale tlačítka nic nedělají.

Co můžete udělat?

Dvě úskalí. Vždy si uchovejte originál: pokud uložíte xlsm v jiném balíku, kód VBA se může stát pro Excel nepoužitelným. A vlastní funkce: pokud vzorec používal vlastní vytvořenou VBA funkci, například =DPH(A1), nový balík zobrazí chybovou hodnotu jako #NAME?.

Hraje roli i bezpečnost. Makra v souborech od jiných osob mohou být škodlivá. Dobrý balík se při otevírání zeptá, zda chcete automatická makra spustit. Zvolte ano pouze tehdy, pokud souboru důvěřujete.

Šablony a firemní vizuální styl

Jedná se o šablonu (dotx, xltx, potx, nebo ott u ODF): počáteční dokument, dopisní papír, nabídku, prezentaci ve firemním vizuálním stylu. Otestujte tři věci:

• Písmo: je firemní písmo nainstalováno na serveru online kanceláře? Pokud ne, text se posune (lekce 6.3). Zeptejte se poskytovatele, zda ho smí nainstalovat, nebo zvolte volně dostupné písmo, které se mu blíží.
• Logo a záhlaví a zápatí: jsou na správném místě, i na druhé stránce?
• Pole: datum, čísla stránek, obsah. Nechte je jednou aktualizovat.

V nové cloudové službě vytvořte pevnou složku Šablony, s právem pouze ke čtení pro většinu lidí, aby nikdo omylem neupravil originál.

Formuláře, hromadná korespondence a sledování změn

• Pole formuláře a ovládací prvky obsahu (rozevírací seznamy, zaškrtávací políčka, výběr data ve Wordu) nefungují ve všech balících stejně. Otestujte vyplnění a odeslání zpět.
• Hromadná korespondence (dopisy z adresáře) funguje v mnoha online balících, ale někdy s omezeními, jako je maximální počet příjemců najednou nebo chybějící podpora pro listy se štítky. Otestujte to se svým skutečným adresářem.
• Sledování změn a komentáře většinou fungují dobře oběma směry. Zkontrolujte ale, zda jména autorů souhlasí, a odstraňte je, než dokument odešlete externě.
• Doplňky (add-iny) z Microsoft Office, například z účetního nebo CRM balíku, v jiné kanceláři nefungují. Zjistěte, zda má dodavatel takové aplikace jiné propojení.

Tabulky: názvy funkcí a oddělovače

Kdo je zvyklý na český Excel, napíše =SUMA(B3:B11) a =KDYZ(B5>0;"zisk";"ztráta"), s středníkem mezi jednotlivými částmi. Online kancelář může mít nastavené anglické názvy a čárky (=SUM(...), =IF(...,...)). Samotný soubor se tím nemění: funkce se v souboru ukládají pevně daným způsobem. Jde o to, co napíšete. Zkontrolujte nastavení jazyka vzorců a regionu a dejte kolegům vědět, jaký tvar používají.

Krok 3: rozhodněte u každého dokumentu

U každého dokumentu si do testovací sady zapište výsledek: zelená (funguje), oranžová (funguje po úpravě, napište jaké) nebo červená (nefunguje, zvolte řešení z tabulky u maker). Pár červených dokumentů není důvodem k tomu, abyste nepřešli. Je ale důvodem je vyřešit před datem přechodu, nebo vědomě ponechat jednu licenci Excelu pro generátor nabídek, dokud nebude nahrazen.

V praxi: jak to vypadá u poskytovatele

V Euro-Office v Nextcloud od WebOké se xlsm otevře se všemi údaji, ale bez funkčních tlačítek VBA. Přes záložku Zobrazit a Makra vytvoříte makro v JavaScriptu nebo ho nahrajete; v Vlastní funkce vytvoříte vlastní funkci. V Soubor, Pokročilá nastavení se nachází jazyk vzorců a region. Hromadná korespondence je na záložce Spolupráce. V jiných balících se menu jmenují jinak, ale omezení jsou podobná: VBA v prohlížeči plně nefunguje v žádném z evropských online balíků.

Shrnutí

• Otevřené standardy nic neříkají o makrech, doplňcích a formulářích: otestujte vlastní dokumenty.
• Vytvořte testovací sadu z 15 až 25 důležitých a složitých dokumentů a otestujte je podle pevných bodů.
• Makra VBA v online balících nefungují; nejprve zjistěte, zda makro ještě potřebujete, a vždy si uchovejte originál.
• Zkontrolujte u šablon písmo, logo a pole a umístěte je do pevné složky s právem pouze ke čtení.
• Ohodnoťte každý dokument zeleně, oranžově nebo červeně a červené vyřešte před datem přechodu.

Kvíz

Úkol

Úkol A6.5: Kontrola kompatibility vlastního dokumentu. Nahrajte dokument, který považujete za důležitý (například tabulku s makry nebo svoji šablonu). Program vyhledá makra, externí odkazy, vložené objekty, pole formuláře, sledované změny a komentáře, neznámé funkce a písma bez náhrady, a u každého bodu uvede zelenou, oranžovou nebo červenou s doporučením.

Úkol E6.5: Vaše testovací sada. Vyplňte testovací sadu pro alespoň deset vlastních dokumentů, s výsledkem u každého testovacího bodu a rozhodnutím u každého dokumentu.

Další čtení

Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje podobně.

• Příručka Euro-Office 15.30: Soubor Excel s makry VBA: co teď?
• Příručka Euro-Office 15.2: Přebírání vzorců z Excelu: české názvy funkcí a středník
• Příručka Euro-Office 15.22: Vytváření dopisů ze seznamu adres
• Příručka Euro-Office 12.2: Dokument se otevírá pouze pro čtení
• Příručka Euro-Office 12.3: Písma vypadají jinak
• Příručka Euro-Office 15.24: Odstranění komentářů a sledovaných změn před odesláním dokumentu