Kopírování schránek pomocí IMAP

Modul 4: Přesun e-mailu · Doba čtení: 11 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete zkopírovat schránku z Google nebo Microsoftu do evropské schránky, budete vědět, proč k tomu potřebujete OAuth nebo app-heslo, a dokážete odhadnout, jak dlouho to potrvá a co se nepřenese.

Klíčové pojmy: IMAP migrace, kopírování (ne přesun), imapsync, OAuth 2.0, základní autentizace, app-heslo, štítky Gmailu, opakovaná synchronizace (delta), mbox, pst soubor

Kopírování, ne přesun

Přesun pošty pomocí IMAP funguje jako stěhovák, který pracuje se dvěma klíči: jedním od Vaší staré schránky a jedním od nové. Přihlásí se do obou, prochází Vaši starou schránku složku po složce a každou zprávu vloží do stejné složky v nové schránce. Ve Vaší staré schránce se nic nemění.

To má dvě velké výhody:

• Nic se neztratí. Pokud se něco pokazí, vše stále zůstává u starého poskytovatele.
• Můžete to zopakovat. Dobrý migrační nástroj rozpozná zprávy, které už byly zkopírovány, a přeskočí je. Pustíte-li kopírování znovu o den později, přibudou pouze nové zprávy. Tomu se říká delta synchronizace a budete ji potřebovat v přechodném období (lekce 4.4).

Nejznámějším nástrojem pro tento účel je imapsync, open source nástroj, který využívá mnoho poskytovatelů za svým vlastním migračním nástrojem. Nemusíte jej instalovat sami: většina poskytovatelů e-mailu má v ovládacím panelu migrační nástroj, který to udělá za Vás.

Co si zařídíte předem

1. Vytvořte nové schránky se stejnými adresami jako nyní. Pro Bakkerij De Korrel je to dvanáct osobních schránek, plus info@ a bestellingen@.
2. Zkontrolujte úložiště. Zjistěte, jak velká je každá stará schránka (modul 3, lekce 3.2), a zajistěte, aby nová schránka byla alespoň stejně velká, s určitou rezervou navíc. Pokud se nová schránka zaplní, kopírování se zastaví.
3. Uklidit. Co nechcete uchovat, nemusíte přesouvat. Vymazání složky s deseti lety newsletterů ušetří hodiny práce.
4. Zařiďte přístup ke staré schránce. U Google a Microsoftu je to nejnáročnější část, viz níže.
5. Vyhledejte název serveru staré IMAP služby. U Gmailu je to imap.gmail.com, u Microsoft 365 a Outlook.com outlook.office365.com. Migrační nástroje tyto hodnoty u známých poskytovatelů doplní samy.

Přihlášení u Google a Microsoftu: proč Vaše heslo už nefunguje

Dříve se migrační nástroj prostě přihlásil pomocí Vaší e-mailové adresy a hesla. Tomu se říká základní autentizace. Protože hesla často unikají, velcí poskytovatelé to uzavřeli.

Microsoft vypnul základní autentizaci pro IMAP a POP v Exchange Online (Microsoft 365) od října 2022 a pro osobní účty Outlook.com v září 2024. Migrační nástroj se tedy musí přihlásit přes OAuth 2.0: sami se přihlásíte na stránce Microsoftu, udělíte nástroji souhlas a nástroj obdrží dočasný klíč (token) místo Vašeho hesla. Vaše heslo se tak k nástroji nikdy nedostane.

U firemního prostředí Microsoft 365 může mít správce nastaveno, že uživatelé sami nesmí udělovat souhlas externím aplikacím. V takovém případě musí migrační nástroj nejdříve schválit správce v administračním centru. Naplánujte to předem, protože to bývá právě ten člověk, který je zrovna na dovolené.

Google od 30. září 2024 také nepřijímá běžná hesla pro IMAP u Google Workspace (u osobních účtů Gmail to platilo již dříve). Pokud migrační nástroj neumí OAuth s Google, použijete app-heslo: zvláštní 16znakové heslo, které je určeno jen pro toto jedno propojení. App-heslo si můžete vytvořit pouze tehdy, pokud máte na účtu Google zapnuté dvoufázové ověření. V Google Workspace může mít správce app-hesla rovněž vypnutá.

Po přesunu app-heslo zrušte, nebo odeberte souhlas udělený migračnímu nástroji. Nenechávejte otevřené dveře.

Štítky Gmailu se stávají složkami

Gmail nemá složky, ale štítky. Jedna zpráva může mít více štítků. Přes IMAP zobrazuje Gmail každý štítek jako složku, plus několik speciálních složek, jako [Gmail]/Alle berichten (nebo [Gmail]/All Mail), [Gmail]/Verzonden berichten a [Gmail]/Spam.

Důsledek při kopírování:

• Zpráva se dvěma štítky bude po přesunu ve dvou složkách, jako dvě kopie. Vaše schránka tak může být větší než v Gmailu.
• Složka Alle berichten obsahuje vše ještě jednou. Dobré migrační nástroje ji přeskočí, nebo zkopírují pouze to, co se nenachází nikde jinde. Při kontrolním kroku sledujte, které složky se přenášejí.
• Archivovaná pošta (bez štítku) se nachází pouze ve složce Alle berichten. Pokud tuto složku zcela přeskočíte, o tyto zprávy přijdete. Nejjednodušší je předem v Gmailu označit archivovanou poštu štítkem "Archiv".

Microsoft 365 má běžné složky, ale také složky, které nejsou poštou: Kalendář, Kontakty, Úlohy, Poznámky. Ty se přes IMAP někdy zobrazují jako prázdné nebo zvláštní složky. Migrační nástroje je většinou přeskočí. Obsah přesunete zvlášť (modul 5).

Jak dlouho to trvá?

Záleží především na počtu zpráv a velikosti příloh a také na tom, jak rychle Vám starý poskytovatel umožní data stáhnout. Google a Microsoft omezují velký objem IMAP provozu. Malá schránka je hotová za pár minut, schránka o desítkách gigabajtů může trvat den i déle. Proto spusťte první kopírování s dostatečným předstihem před přepnutím, zatímco všichni normálně pracují ve staré schránce.

Pro Bakkerij De Korrel to znamená: v pondělí první kopírování všech schránek, ve středu večer přepnutí DNS (lekce 4.3), ve čtvrtek a ještě jednou o týden později delta kopírování.

Pokud IMAP nefunguje

Někdy se IMAP nepodaří zprovoznit, například protože správce staré infrastruktury nedá souhlas, nebo už odešel. Pak existují dvě cesty:

• Export. Klasický Outlook umí exportovat schránku jako pst soubor. Google Takeout Vám dodá poštu jako mbox soubor. Takový soubor pak importujete pomocí e-mailového programu, jako je Thunderbird (s importní funkcí), do Vaší nové IMAP schránky, nebo Vám s tím pomůže Váš poskytovatel. Je to více práce a méně přehledné: struktura složek a stav přečteno/nepřečteno se ne vždy přenesou správně.
• Přes e-mailový program. Nastavte starý a nový účet vedle sebe v e-mailovém programu a přetáhněte složky. Výborné pro malou schránku, nepraktické pro dvanáct zaměstnanců.

Export je také rozumný jako záloha těsně před tím, než zrušíte staré předplatné (lekce 4.4 a modul 8).

V praxi: jak to vypadá u poskytovatele

V Můj WebOké se migrační nástroj jmenuje Přesun e-mailu (v sekci Moje produkty). Má pět kroků: Zdroj, Cíl, Kontrola, Přesun a Hotovo. U kroku Zdroj vyberete starého poskytovatele. Pokud zvolíte Outlook, Hotmail nebo Live, nebo jako server zadáte outlook.office365.com, zobrazí se tlačítko Přihlásit se přes Microsoft: dostanete kód, přihlásíte se u Microsoftu a souhlas potvrdíte. Pokud zvolíte Gmail, nástroj si vyžádá app-heslo a přidá k tomu odkaz na příslušnou stránku Google. U kroku Kontrola uvidíte, kolik zpráv a složek bylo nalezeno a které složky se nepřenesou, protože se jedná o kalendářové nebo kontaktní složky. Přesun na serveru pokračuje, i když stránku zavřete, a opakovaný přesun přeskočí zprávy, které už existují. V DirectAdmin navíc existuje IMAPSync migrácia email účtov, která funguje pouze s heslem, a tedy ne s přihlášením přes Microsoft.

Jiní evropští poskytovatelé mají obdobné migrační nástroje, někdy pod názvy jako "import pošty" nebo "IMAP import". U každého nástroje sledujte tři věci: zda umí OAuth s Microsoftem a Google, zda umí běžet opakovaně bez duplikování a zda ukazuje, co se nepřenese.

Shrnutí

• IMAP přesun kopíruje; Vaše stará schránka zůstává beze změny a kopírování můžete opakovat bez duplikování.
• Microsoft už pro IMAP nepřijímá hesla: přihlášení probíhá přes OAuth, případně po schválení správcem. U Google použijete OAuth nebo app-heslo (s dvoufázovým ověřením).
• Štítky Gmailu se stávají složkami; zpráva se dvěma štítky bude po kopírování existovat dvakrát a archivovaná pošta se nachází pouze ve složce Alle berichten.
• Spusťte první kopírování s dostatečným předstihem před přepnutím DNS; velké schránky mohou trvat den.
• Pokud IMAP nefunguje, řešením je pst nebo mbox export. Po dokončení zrušte app-hesla a udělené souhlasy.

Kvíz

Úkol

Úkol A4.2: Zkontrolujte servery svého nového poskytovatele. Zadejte název serveru IMAP a SMTP, který udává Váš nový (nebo zamýšlený) poskytovatel pošty. Program zkontroluje, zda je IMAP dostupný na portu 993 a SMTP na portu 587 nebo 465, zda je certifikát platný pro daný název a brzy nevyprší, a zda Vaše doména obsahuje záznamy, pomocí kterých si e-mailové programy najdou nastavení samy.

Úkol E4.2: Zkušební přesun jedné schránky. Přesuňte jednu schránku (Vaši vlastní, nebo testovací schránku) pomocí migračního nástroje. Zaznamenejte způsob přihlášení, počet zpráv a složek před a po, které složky se nepřenesly a jak dlouho to trvalo. Poté zrušte app-heslo nebo odeberte udělený souhlas.

Doporučená literatura

Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.

• Příručka WebOké 7.2: Přesun e-mailu do WebOké (i z Microsoft 365)
• Příručka k DirectAdmin 10.1: Přesun e-mailu: jaké máte možnosti
• Příručka k DirectAdmin 10.2: IMAPSync migrácia email účtov v DirectAdmin
• Příručka k DirectAdmin 10.3: Přesun e-mailu přes Můj WebOké
• Převod e-mailů k WebOké pomocí nástroje pro přesun e-mailů
• Microsoft Learn: Deprecation of Basic authentication in Exchange Online
• Nápověda Google Workspace: Less secure apps a app-hesla; Nápověda Gmailu: IMAP a štítky
• imapsync: https://imapsync.lamiral.info/