Přechodné období a dokončení přechodu
Modul 4: Přesun e-mailu · Doba čtení: 10 minut
Cíl lekce: Po této lekci zvládnete projít dny po přepnutí MX bez ztráty pošty, pořádně převést všechna zařízení a nastavení a přesun pošty zkontrolovat a uzavřít.
Klíčové pojmy: přechodné období, cache, rozdílová kopie, testovací e-mail, převod zařízení, odstranění starého účtu, zpomalování (throttling), sdílená schránka, přesměrování, automatická odpověď, export archivu, zrušení služby
Proč existuje přechodné období
Po přepnutí MX (lekce 4.3) nejde veškerá pošta hned na nový server. Servery, které mají starý MX záznam stále uložený v paměti (cache), ještě chvíli posílají poštu starému poskytovateli. Jak dlouho to trvá, závisí na TTL: při TTL 300 sekund jde o minuty, při TTL jednoho dne o celý den. Kromě toho se některé servery pokoušejí znovu doručit zprávu, která se dříve nepodařila odeslat, na adresu, kterou tehdy znaly.
Výsledkem je, že několik dní bude pošta chodit na dvě místa zároveň. To není problém, pokud o tom víte a starou schránku nezrušíte příliš brzy.
Představte si to jako dvě poštovní schránky vedle sebe. Nová už visí na svém místě, štítek na dveřích je změněný, ale pošťák, který se stále řídí starým seznamem, hodí dopis do staré schránky. Týden se tedy díváte do obou. Pak starou zalepíte a naposledy vyberete.
Den 1: druhá kopie a první kontrola
Den po přepnutí spusťte přesun všech schránek ještě jednou. Zprávy, které už byly zkopírovány, se přeskočí; přibude jen pošta, která mezitím dorazila ještě ke starému poskytovateli.
Poté zkontrolujte pomocí testovacích e-mailů:
- Příjem. Z jiné adresy, například soukromé adresy na telefonu přes mobilní internet, pošlete e-mail na každou důležitou adresu:
info@,bestellingen@a několik osobních adres. Dorazí do nové schránky? - Odesílání. Z nové schránky odešlete e-mail na adresu u Gmailu a u Outlook.com. Dorazí a neskončí ve spamu? Podívejte se do hlaviček zprávy (v Gmailu: Zobrazit originál). Pokud je vše v pořádku, uvidíte tam
spf=pass,dkim=passadmarc=pass. - Formuláře. Vyplňte kontaktní formulář na svém webu a zkontrolujte, zda oznámení dorazí.
Pokud odesílání nefunguje nebo pošta padá do spamu, podívejte se nejprve na SPF a DKIM (lekce 4.3).
Převod zařízení a programů
Každý telefon, notebook a tablet je potřeba převést na nový server. Neudělejte to tak, že v starém účtu upravíte název serveru, ale takto:
- Přidejte schránku u nového poskytovatele jako nový účet, s IMAP a názvem serveru a porty nového poskytovatele.
- Zkontrolujte, že je pošta tam (kopie).
- Odstraňte starý účet ze zařízení.
Tento poslední krok je důležitější, než se zdá. Zapomenutý starý účet se nadále na pozadí přihlašuje. U starého poskytovatele to nevadí, dokud předplatné trvá, ale pokud je stará schránka zrušena, nebo pokud název serveru, který starý účet používá, ukazuje na nový server, zařízení se pak každých pár minut pokouší přihlásit se špatným heslem. Řada mailových serverů v takovém případě zpomalí nebo zablokuje IP adresu, a najednou nemůže celá kancelář odesílat ani přijímat poštu.
V Bakkerij De Korrel všichni používají aplikaci Outlook na telefonu. Staré účty Microsoft 365 se odstraní; přidá se nový účet IMAP. Dva zaměstnanci používají vestavěnou aplikaci Mail na iPhonu; tam se postupuje stejně.
Myslete i na zařízení bez obrazovky: skener, který posílá PDF soubory na info@, pokladnu, e-shop. Ty odesílají poštu přes server SMTP. Pokud tam ještě zůstal server Microsoftu, přestane to fungovat, jakmile starý účet zmizí.
Co nastavíte znovu
Ze svého seznamu z lekce 4.1 nyní vyberte vše, co se nepřeneslo s kopií, a nastavte to u nového poskytovatele:
| Staré (Microsoft 365) | Nové | Pozor na |
|---|---|---|
alias facturen@ na info@ | alias nebo přesměrování na info@ | otestujte e-mailem |
sdílená schránka bestellingen@ pro čtyři lidi | vlastní schránka, kterou si všichni čtyři přidají do svého e-mailového programu, nebo přesměrování na všechny čtyři | u sdílené schránky nevidíte, kdo na e-mail už odpověděl; domluvte si postup |
skupina team@ | přesměrování na všechny zaměstnance nebo e-mailová konference | |
| pravidla v Outlooku | pravidla u nového poskytovatele (filtry ve webmailu) nebo v e-mailovém programu | pravidla na serveru fungují na všech zařízeních |
| podpisy | znovu nastavit pro každý e-mailový program a webmail | |
| zpráva o nepřítomnosti | automatická odpověď nebo zpráva o dovolené |
Na co ještě dávat pozor v prvních týdnech
- Stará schránka. První týden denně kontrolujte, zda tam ještě přichází nová pošta. Pokud po pár dnech stále něco přichází, něco se někde nepřevedlo: možná nějaký dodavatel posílá poštu přes staré přesměrování, nebo někde stále existuje jiný MX záznam.
- Zprávy DMARC. Pokud máte adresu
rua, dostáváte denní zprávy. Pokud v nich uvidíte server, který odesílá poštu Vaším jménem, ale neprojde SPF ani DKIM, zapomněli jste na nějakého odesílatele. - Pozvánky do kalendáře. Ty chodí přes e-mail. Pokud už kalendář funguje u nové služby (modul 5), otestujte, zda pozvánka dorazí a zda se přijetí vrátí organizátorovi.
Dokončení a zrušení staré služby
Když vše funguje dobře několik týdnů, přechod dokončíte:
- Spusťte poslední kopii, pro případ, že by přece jen ještě něco dorazilo.
- Vytvořte export archivu starých schránek (pst nebo mbox, lekce 4.2) a uložte jej jako zálohu. Myslete na lhůty uchovávání: obchodní pošta s daňovými údaji se v Nizozemí zpravidla musí uchovávat sedm let (v Česku mohou platit jiné lhůty).
- Vyčistěte DNS (lekce 4.3, krok 5): starý include, starý DKIM, ověřovací záznamy, autodiscover.
- Odvolejte udělená oprávnění: hesla aplikací u Googlu, schválený nástroj pro přesun u Microsoftu.
- Odeberte doménu ze staré prostředí a zrušte licence. Nerušte nic, dokud vše neověříte; po zrušení služby může starý poskytovatel po určité lhůtě Vaše údaje smazat.
- Vyžádejte si potvrzení od starého poskytovatele, že byly Vaše údaje smazány, pokud to potřebujete pro svou dokumentaci podle GDPR (lekce 9.3).
V praxi: jak to vypadá u poskytovatele
V manuálu DirectAdmin od WebOké je dokončení popsáno ve čtyřech krocích: správné nastavení MX (u domény, která se přesouvá k WebOké, je nastaveno hned správně), o den později ještě jedno zkopírování, nastavení zařízení jako nový účet a odstranění starého účtu, a zrušení staré služby teprve po několika týdnech. Přesměrování, automatické odpovědi a zprávy o dovolené nastavíte v DirectAdmin v sekci Správce e-mailů. Příručka WebOké obsahuje článek Pošta nedochází: jak si to ověřit sami. U jiných poskytovatelů se jednotlivé části jmenují jinak, ale postup je stejný.
Shrnutí
- Několik dní po přepnutí ještě chodí pošta na staré místo; nechte starou schránku otevřenou a ještě jednou ji zkopírujte.
- Zkontrolujte pomocí testovacích e-mailů: příjem, odesílání (spf, dkim a dmarc pass v hlavičkách) a formuláře na webu.
- Na každém zařízení přidejte novou schránku jako nový účet a odstraňte starý; zapomenuté staré účty způsobují zpomalování.
- Aliasy, sdílené schránky, skupiny, pravidla, podpisy a automatické odpovědi nastavte znovu.
- Dokončete poslední kopií, exportem archivu, vyčištěním DNS, odvoláním oprávnění a teprve poté zrušením staré služby.
Kvíz
Úkol
Úkol A4.4: Je přechod dokončen? Proveďte tuto kontrolu několik týdnů po přepnutí. Program porovná Vaše mailové záznamy s tím, co u Vás zjistil dříve (u úkolů z lekce 4.1 nebo 4.3): starý poskytovatel už nesmí být v MX, starý include musí být odstraněn ze záznamu SPF a musí existovat záznam DMARC.
Úkol E4.4: Testovací kolo a seznam dokončovacích kroků. Proveďte tři testovací e-maily z této lekce a zapište výsledek. Poté projděte seznam dokončovacích kroků a odškrtněte, co je hotové.
Úkol E4.4: Testovací kolo a seznam dokončovacích kroků
Odešlete tři testovací zprávy a projděte seznam dokončovacích kroků.
Vaše zaškrtnutí a poznámky zůstávají pouze v tomto prohlížeči; nikam je neposíláme. Pokud jste přihlášeni, ukládáme v sekci Moje kurzy pouze to, že jste úkol splnili.
Další čtení
Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.
- Příručka k DirectAdmin 10.4: Po přestěhování: MX záznamy a Vaše zařízení
- Příručka k DirectAdmin 8.1: Všechna nastavení přehledně: servery, porty a zabezpečení
- Příručka k DirectAdmin 8.8: Odesílání nebo přijímání e-mailů nefunguje: jak to vyřešit
- Příručka k DirectAdmin 7.5: Přeposílače: přeposílání e-mailů na jinou adresu
- Příručka WebOké 7.4: E-mail nedochází: jak si to ověřit sami
- Příručka WebOké 13.6: Je moje IP adresa zablokovaná? Odblokování vlastní IP adresy
- Přijímání e-mailů během přesunu Vaší domény
- Nizozemský finanční úřad (Belastingdienst): lhůta pro uchovávání dokladů (zpravidla 7 let; v Česku mohou platit jiné lhůty)