Nové nastavení oprávnění a sdílení

Modul 6: Soubory a dokumenty · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete navrhnout novou strukturu sdílení pomocí matice oprávnění, týmových složek a bezpečných veřejných odkazů, místo abyste jedna k jedné kopírovali staré nastavení sdílení.

Klíčové pojmy: vlastník, sdílená složka, týmová složka (skupinová složka), sdílení s uživatelem, skupinou nebo týmem, právo ke čtení, právo k úpravám, veřejný odkaz, heslo, datum platnosti, limit stahování, sdílení e mailem, federativní sdílení, žádost o soubor, matice oprávnění, předání vlastnictví

Sdílení se nepřenáší

Téměř při každém přechodu jde o největší překvapení: soubory se přenesou, sdílení ne. Kdo u Google nebo Microsoftu sdílel složku s kolegou, poslal veřejný odkaz zákazníkovi nebo nechal nahlížet dodavatele, musí to v nové cloudové službě udělat znovu. Migrační nástroj nezná lidi ve Vaší nové cloudové službě a veřejný odkaz u Google má google adresu, která po zrušení služby přestane fungovat.

To působí jako práce navíc, ale je to zároveň příležitost. Po letech sdílení bývá původní stav často změtí: složky sdílené s bývalými zaměstnanci, odkazy bez hesla otevřené už tři roky, a nikdo už neví, kdo co smí. U Bakkerij De Korrel se ukázalo, že složka „Personál“ se smlouvami a výplatními páskami byla stále sdílena se stážistou ze zaměstnání před dvěma lety. Přechod je ta pravá chvíle to napravit.

Komu patří složka?

V každé cloudové službě patří soubor nebo složka někomu: tím je vlastník. Sdílení znamená, že vlastník dává přístup ostatním. Z toho plynou dva důsledky:

1. Odejde li vlastník, je složka ohrožena. Je li jeho účet odstraněn, zmizí i jeho soubory, i když s nimi pracovalo sto kolegů. Nejprve je tedy povinné předat vlastnictví.
2. Úložný prostor se počítá vlastníkovi. Co kolegové uloží do Vaší sdílené složky, se odečítá z Vašeho úložiště.

Pro vše, co patří organizaci a ne jedné osobě, proto používejte týmovou složku (u jiných služeb se nazývá také skupinová složka, sdílený disk nebo projektový prostor). Ta patří týmu. Lidé přicházejí a odcházejí, složka zůstává.

Nejprve navrhněte: matice oprávnění

Nekopírujte slepě to, co bylo předtím. Nejprve vytvořte matici oprávnění: tabulku se složkami organizace v řádcích, skupinami ve sloupcích, a v každém poli uvedené, co daná skupina smí. Pracujte se skupinami nebo týmy, ne s jednotlivými jmény. Při příchodu nového kolegy pak stačí upravit jen skupinu.

Matice Bakkerij De Korrel:

Tři pravidla:

• Co nejméně práv. Čtení je výchozí stav; úpravy jen pro ty, kdo je skutečně potřebují. To omezuje i škodu, pokud dojde k převzetí účtu nebo někdo omylem vyprázdní složku.
• Citlivé složky odděleně. Personální spisy, zdravotní údaje a administrativa patří do vlastních složek s malou skupinou lidí.
• Jeden vlastník na složku. Domluvte se, kdo složku spravuje a kdo rozhoduje, kdo k ní smí mít přístup, i u týmové složky.

Sdílení uvnitř a mimo organizaci

Uvnitř nové cloudové služby sdílíte s uživatelem, skupinou nebo týmem. Zvolíte právo ke čtení nebo k úpravám, a často i další podrobnosti, jako možnost mazat nebo znovu sdílet.

Pro lidi mimo organizaci existuje více možností:

• Veřejný odkaz. Dostane se k němu kdokoli, kdo odkaz má, i když je dál přeposlán. U všeho, co není skutečně veřejné, nastavte heslo a pošlete ho jiným kanálem (odkaz e mailem, heslo přes SMS nebo telefonicky). Nastavte datum platnosti a, je li to možné, limit stahování.
• Sdílení e mailem. Příjemce dostane osobní odkaz e mailem, bez nutnosti účtu. Vhodné pro účetního nebo zákazníka.
• Žádost o soubor (také nazývaná upload odkaz). Druhá strana může pouze nahrávat soubory, nevidí, co už tam je. Ideální, pokud má zákazník dodat podklady.
• Federativní sdílení. U Nextcloud a dalších služeb, které dodržují otevřený standard Open Cloud Mesh, sdílíte přímo s někým na jiném serveru, bez veřejného odkazu. Druhá strana vidí složku ve své vlastní cloudové službě.

Odkaz s možností „skrýt stahování“ působí bezpečně, ale ve skutečnosti nic nebrání: prohlížet lze a snímek obrazovky také lze pořídit. Nespoléhejte se na to u tajných podkladů.

Informujte externí strany o změně

Nezapomeňte na lidi mimo organizaci. U Bakkerij De Korrel šlo o účetního (složka s fakturami), tiskárnu (složka s návrhy) a dva stálé zákazníky s objednávkovým seznamem. Jejich staré google odkazy po zrušení služby přestanou fungovat.

1. Vyhledejte ve své staré službě všechny veřejné odkazy a externí sdílení. Google Drive a OneDrive k tomu mají přehled (u organizace i v administrátorské části).
2. U každého odkazu zjistěte, zda je ještě potřeba. Odpověď často zní ne.
3. Potřebné odkazy vytvořte znovu v nové cloudové službě, nyní s heslem a datem platnosti.
4. Pošlete externí straně nový odkaz, s krátkým vysvětlením a datem, kdy starý přestane fungovat.

Odchod a předání

Oprávnění zůstanou v pořádku jen tehdy, pokud je udržujete aktuální. Do postupu pro odchod zaměstnanců (lekce 7.3) zapište:

• Osobní složky, které jsou ještě potřeba: předat vlastnictví nástupci, dříve než se účet deaktivuje.
• Nejprve účet deaktivovat, teprve po kontrole jej odstranit. Odstraněný účet zmizí i se všemi soubory.
• Odcházejícího odebrat ze všech skupin a týmů a zrušit jeho veřejné odkazy.

Jednou za půl roku proveďte krátkou kontrolu: souhlasí matice ještě se skutečností, a jaké veřejné odkazy jsou stále aktivní?

V praxi: jak to vypadá u poskytovatele

Ve WebOké Nextcloud sdílíte z karty Sdílet v podrobnostech souboru nebo složky. Tam vyhledáte uživatele, skupinu nebo tým, nebo vytvoříte veřejný odkaz pomocí plus u položky Vytvořit veřejný odkaz. U Přizpůsobit odkaz a Pokročilá nastavení nastavíte heslo, datum platnosti a limit stahování. Týmové složky najdete v Soubory vlevo v menu; o týmovou složku požádáte WebOké přes podporu a propojíte ji s týmem z aplikace Týmy. Předání vlastnictví provádí vlastník sám v Nastavení, Sdílení.

U jiných poskytovatelů Nextcloud může administrátor skupinové složky často vytvářet sám. Jiné evropské cloudové služby to nazývají jinak (sdílený prostor, projektová složka), ale volby jsou stejné: komu patří složka, kdo co smí a jak bezpečný je odkaz.

Shrnutí

• Sdílení a veřejné odkazy se při přechodu nepřenesou. Vybudujte je znovu, tentokrát promyšleně.
• Nejprve vytvořte matici oprávnění se skupinami a co nejméně právy.
• Vše, co patří organizaci, patří do týmové složky, ne do osobní složky jednoho zaměstnance.
• U veřejných odkazů: heslo jiným kanálem, datum platnosti a pokud možno limit stahování.
• Informujte externí strany o změně jejich odkazu a udržujte oprávnění aktuální pomocí pevného postupu pro odchod zaměstnanců.

Kvíz

Úkol

Úkol A6.2: Kontrola zabezpečeného odkazu ke sdílení. Vytvořte ve své nové cloudové službě veřejný testovací odkaz na neškodný testovací soubor, s heslem a datem platnosti. Vložte odkaz (ne heslo). Program zkontroluje, zda odkaz funguje přes https a zda soubor bez hesla nelze zobrazit ani stáhnout.

Úkol E6.2: Vaše matice oprávnění. Vytvořte matici oprávnění pro svoji vlastní organizaci (složky, skupiny, oprávnění), přiřaďte ke každé složce vlastníka a sestavte seznam externích stran, kterým je třeba poslat nový odkaz.

Doporučené čtení

Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.

• Příručka k Nextcloud 5.1: Sdílení s uživatelem z Vašeho vlastního Nextcloudu
• Příručka k Nextcloud 5.2: Vytvoření veřejného odkazu: čtení, úpravy, heslo, datum skončení platnosti a limit stahování
• Příručka k Nextcloud 5.3: Nechat si posílat soubory: odkaz pro nahrávání a žádost o soubor
• Příručka k Nextcloud 5.5: Vytváření týmů a sdílení složky s celým Vaším týmem
• Příručka k Nextcloud 5.6: Týmové složky: sdílená složka, která patří týmu
• Příručka k Nextcloud 5.7: Sdílení s někým na jiném Nextcloudu (federativní sdílení)
• Příručka k Nextcloud 5.10: Převod vlastnictví při odchodu kolegy
• Příručka k Nextcloud 16.7: Kolega odchází: jak bezpečně převzít soubory, kalendář a sdílené složky