Přesun souborů z Google Drive, OneDrive a Dropboxu

Modul 6: Soubory a dokumenty · Doba čtení: 11 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete vybrat správnou metodu přesunu souborů do evropského cloudu a rozpoznáte nástrahy: vlastní soubory Google, "Sdíleno se mnou", sdílené disky, zakázané znaky a příliš dlouhé cesty.

Klíčové pojmy: migrační nástroj, propojení (OAuth), Google Takeout, desktopová synchronizace souběžně, rclone, vlastní soubor Google (Docs, Sheets, Slides), zástupce .gdoc, "Sdíleno se mnou", sdílený disk, zakázané znaky, délka cesty, kontrola počtu a velikosti

Soubory jsou nejrozsáhlejší a nejpomalejší částí

V Bakkerij De Korrel je v cloudu téměř všechno: recepty, rozpis směn, faktury, fotky pro web a složka "Personeel" se smlouvami. Dohromady přes 180 GB, rozdělených mezi Google Drive (většina lidí) a OneDrive (majitel, který dříve používal Microsoft 365). To je více než veškerá pošta a kalendáře dohromady. Soubory tedy zaberou nejvíce času a právě tam se také nejvíc věcí pokazí.

Správné pořadí jste si už ukázali v lekci 3.3: nejprve úklid u staré služby, pak vytvoření uživatelů v nové, následně přesun souborů a teprve poté instalace synchronizačních aplikací na počítačích a telefonech. V této lekci se budeme věnovat samotnému přesunu.

Čtyři způsoby přesunu souborů

Existují zhruba čtyři cesty. Kterou zvolíte, závisí na množství dat, počtu lidí a Vaší zručnosti.

Příklad s rclone, pokud jste si dříve nastavili obě služby pod názvy gdrive a nieuwecloud:

rclone copy gdrive: nieuwecloud:Overgezet/Google --drive-export-formats docx,xlsx,pptx --dry-run

Pokud odstraníte --dry-run, rclone zkopíruje data doopravdy. Pomocí rclone check poté porovnáte zdroj a cíl.

Nástraha 1: Vlastní soubory Google nejsou skutečné soubory

Google Doc, Sheet nebo prezentace Slides není soubor docx ani xlsx. Je to dokument, který existuje pouze u Google. Kdo jej chce přenést, musí jej exportovat, a tím se převede do běžného formátu.

• Google Takeout umožňuje volbu podle typu: Docs jako docx, odt nebo pdf, Sheets jako xlsx, ods nebo pdf, Slides jako pptx, odp nebo pdf. Standardně získáte formáty Microsoftu.
• Migrační nástroj je většinou také převede. Dodatečně zkontrolujte, zda dokumenty Google skutečně existují jako docx nebo xlsx.
• Synchronizační aplikace Google (Google Drive pro počítače) neumístí do Vaší složky skutečný dokument, ale malý soubor s příponou .gdoc, .gsheet nebo .gslides. Je to zástupce: pár řádků textu s odkazem a ID dokumentu. Nenajdete v něm ani písmenko Vašeho textu. Pokud takovou složku zkopírujete do nového cloudu, získáte tisíce prázdných odkazů na Google. Zrušíte-li pak účet u Google, nebudou tyto odkazy никam vést.

Při převodu se ne všechno zachová. Text, tabulky, obrázky a většina formátování zůstávají v pořádku. Historie verzí se nepřenese a vlastní prvky Google, jako chytré čipy nebo propojení mezi dokumenty, se změní na obyčejný text nebo zmizí. Google Formulář se nestane funkčním formulářem: nanejvýš získáte odpovědi. Formuláře je třeba v nové službě vytvořit znovu.

U OneDrive a Dropboxu je tento problém mnohem menší: tam už obvykle jsou běžné soubory Office. Výjimkou u Microsoftu jsou poznámkové bloky OneNote, které nejsou běžnými soubory. Ty je potřeba exportovat zvlášť z OneNote (například jako pdf nebo docx), nebo je ručně přenést do jiné poznámkové aplikace.

Nástraha 2: "Sdíleno se mnou" a sdílené disky

To, co s Vámi sdíleli druzí, není Vaše. U Google to najdete pod Sdíleno se mnou, u OneDrive pod Sdíleno. Migrační nástroj nebo Takeout tyto soubory obvykle nepřenáší, a to je správně: majitel je musí přesunout sám.

V organizaci je to zásadní bod. V Bakkerij De Korrel léta vytvářela všechny rozpisy směn vedoucí provozu. Jsou uloženy v jejím Drive a sdíleny se všemi. Pokud každý přesune jen svůj vlastní Drive, rozpisy bude mít pouze ona. Proto:

• Předem vytvořte seznam z lekce 3.2: které složky jsou sdílené a komu patří?
• Nechte majitele přesunout sdílené složky, nebo je přesuňte centrálně do týmové složky (lekce 6.2).
• Sdílené disky ve Google Workspace (dříve Teamdrives) patří organizaci, ne jednotlivci. Nenacházejí se v ničí osobní Drive. Musíte je vybrat zvlášť nebo je nechat exportovat správcem. rclone to umí pomocí volby pro sdílené disky.

Nástraha 3: názvy, které Windows nepřijímá

V prohlížeči a na Macu je v názvu souboru dovoleno téměř vše. Windows je přísnější. Pokud se Vaše soubory po přechodu dostanou přes synchronizační aplikaci na počítač s Windows, tyto soubory budou přeskočeny:

Nejpraktičtější je toto vyřešit ještě před přechodem, nebo krátce po něm v prohlížeči nového cloudu, než se spustí synchronizační aplikace. Domluvte se s týmem: žádná interpunkce v názvech kromě pomlčky a podtržítka.

Nástraha 4: domněnka, že je hotovo

Migrace, u které se řekne "hotovo", ještě nebyla zkontrolována. U každého uživatele porovnejte:

1. Počet souborů a celkovou velikost několika velkých složek, starou a novou. U dokumentů Google se velikost vždy liší (při převodu se stávají skutečnými soubory), proto tam počítejte pouze počet.
2. Namátkovou kontrolu: otevřete od každého typu několik souborů. Docx, který pocházel z Google Doc, velkou tabulku, pdf, fotku.
3. Datum: zůstalo zachováno původní datum úpravy, nebo mají všechny soubory dnešní datum? U migračního nástroje a rclone zůstává většinou zachováno, u nahrání přes prohlížeč ne vždy.
4. Hledejte zástupce: v novém cloudu vyhledejte .gdoc, .gsheet a .gslides. Pokud je najdete, tyto dokumenty nebyly skutečně přeneseny.

Teprve když toto souhlasí, vypněte starou synchronizační aplikaci a zapněte novou (lekce 7.2). Od začátku přechodu pracujte co nejvíce v novém cloudu: co během přechodu ještě uložíte do starého, samo se nepřenese.

V praxi: jak to vypadá u poskytovatele

V tomto příkladu používáme Nextcloud WebOké. V Nastavení jsou dva nástroje. Pomocí WebOké Import Tool propojíte svůj účet Google a přesunete po úkolech jednu složku z Google Drive; tato aplikace si nejprve vyžádá přístup u podpory, protože Google takové aplikace povoluje jen pro ověřené účty. Pomocí Gegevensmigratie propojíte OneDrive (přihlášení u Microsoftu) nebo Dropbox (pomocí přístupového kódu) a zvolíte Importdirectory, složku, kam vše přijde. Obě běží na pozadí dál; okno můžete zavřít.

Jiní poskytovatelé Nextcloud a další evropské cloudy mají podobné migrační pomůcky, nebo odkazují na rclone či desktopovou aplikaci. Volby a nástrahy uvedené v této lekci platí všude.

Shrnutí

• Pokud existuje migrační nástroj v nové službě, zvolte jej; alternativami jsou Takeout, dvě synchronizační aplikace nebo rclone.
• Google Docs, Sheets a Slides je třeba převést. Soubor .gdoc je pouze odkaz, nikoli dokument.
• "Sdíleno se mnou" se nepřenese: sdílené složky a sdílené disky přesouvá majitel nebo správce.
• Zakázané znaky a příliš dlouhé cesty opravte ještě předtím, než začnou pracovat synchronizační aplikace na Windows.
• Před opuštěním staré služby zkontrolujte počet, velikost, namátkovou kontrolu a data.

Kvíz

Úkol

Úkol A6.1: Kontrola testovacího exportu. U své současné služby exportujte jednu složku s alespoň jedním dokumentem Google (nebo souborem Office z OneDrive), například pomocí Google Takeout nebo stažením. Nahrajte jeden soubor z tohoto exportu. Program zkontroluje, zda jde o skutečný soubor docx, xlsx, pptx, odt, ods nebo odp, a ne o zástupce či něco jiného. Vyplňte rovněž, jaké formáty Váš export obsahoval.

Úkol E6.1: Volba metody přenosu. U každého uživatele nebo skupiny zvolte metodu (migrační nástroj, export, dvě synchronizační aplikace nebo rclone), zapište rozsah dat a kdo přesune sdílené složky a sdílené disky, a sestavte si kontrolní seznam pro období po přechodu.

Další čtení

Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů funguje postup obdobně.

• Příručka k Nextcloud 13.1: Příprava: co si vzít s sebou a v jakém pořadí
• Příručka k Nextcloud 13.2: Přenos Google Drive, Fotek, Kalendáře a Kontaktů pomocí nástroje WebOké Import Tool
• Příručka k Nextcloud 13.3: Přesun Dropboxu pomocí Migrace dat
• Příručka k Nextcloud 13.4: OneDrive převést pomocí Migrace dat
• Příručka k Nextcloud 4.8: Názvy souborů, které způsobují problémy
• Příručka k Nextcloud 16.1: Soubory se zakázanými znaky vyčistit, aby Windows zase synchronizoval
• Migrace z Google Drive do WebOké Nextcloud
• Migrace z Microsoft OneDrive do WebOké Nextcloud
• Migrace z Dropboxu do WebOké Nextcloud
• Google, nápověda k Takeout (exportní formáty pro Drive); dokumentace rclone (rclone.org, Google Drive a WebDAV)