Archivace: archivní složka na serveru nebo soubor PST

Chcete vyčistit složku Doručená pošta, ale starou poštu si ponechat? Pak ji můžete archivovat. U e-mailové adresy od WebOké máte dvě možnosti. Liší se tím, kde bude Vaše pošta poté uložena.

Možnost 1: archivní složka na serveru (doporučeno)

V Outlooku vytvořte u své e-mailové adresy složku, například Archiv nebo Archiv 2025, a starou poštu do ní přetáhněte. Tato složka je uložena na našem serveru.

• Archiv uvidíte na každém počítači, v telefonu i ve webmailu.
• Vztahují se na něj zálohy Vašeho balíčku.
• Započítává se ale do úložiště Vaší poštovní schránky (viz Složky, odeslaná pošta a plná e-mailová schránka).

Mnoho verzí Outlooku má také tlačítko Archivovat. To přesune zprávu do archivní složky. U účtu IMAP se Outlook někdy nejprve zeptá, o kterou složku se má jednat. Zvolte pak složku pod svou e-mailovou adresou, nikoli složku ve svém počítači.

Možnost 2: soubor PST ve Vašem počítači

Klasický Outlook umí uložit poštu do datového souboru aplikace Outlook, tedy souboru s příponou .pst. Tento soubor je uložen ve Vašem počítači, nikoli na našem serveru.

• To se hodí, pokud se Vaše poštovní schránka zaplňuje a stará pošta už nemusí být na serveru.
• Ale pozor: tuto poštu pak uvidíte jen v tomto počítači. Ne v telefonu ani ve webmailu.
• Pokud se Váš počítač porouchá nebo se soubor poškodí, o tuto poštu přijdete. Na soubor PST se naše zálohy nevztahují. Zálohujte si ho proto sami (viz Strategie zálohování: pravidlo 3-2-1 pro Vaši firmu).

V klasickém Outlooku vytvoříte soubor PST přes Soubor, Otevřít a exportovat a poté Import/export, kde zvolíte export do souboru. Kromě toho existuje funkce Automatická archivace, která starou poštu automaticky přesouvá do souboru PST. Zapněte ji jen tehdy, pokud víte, kde je tento soubor uložen, a máte jeho zálohu.

Soubory PST a nový Outlook

Nový Outlook umí soubory PST používat jen omezeně. Microsoft mimo jiné uvádí jako podmínku, že ve Vašem počítači je nainstalován i klasický Outlook a že máte předplatné Microsoft 365. Pokud chcete přejít, přesuňte nejprve poštu ze svých souborů PST v klasickém Outlooku zpět do složky na serveru. Pak ji v novém Outlooku uvidíte automaticky.

Tip: Klasický Outlook ukládá účet IMAP také do souboru s příponou .ost. Ten je pouze kopií toho, co je uloženo na serveru. Pokud se tento soubor poškodí, Outlook může vše znovu stáhnout ze serveru. Soubor .pst je něco jiného: pošta v něm často existuje jen tam.