Kancelářské formáty: OOXML, ODF a PDF

Modul 6: Soubory a dokumenty · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete vysvětlit, co jsou vlastně docx, odt a pdf, proč může dokument po přechodu vypadat jinak, a zvolíte správný formát pro spolupráci, výměnu a archivaci.

Klíčové pojmy: formát souboru, otevřený standard, OOXML (docx, xlsx, pptx; ECMA-376, ISO/IEC 29500), ODF (odt, ods, odp; ISO/IEC 26300), staré binární formáty (doc, xls, ppt), pdf a PDF/A (ISO 19005), csv, písmo, metricky shodné písmo, konverze

Dokument je dohoda

Soubor je řada bajtů. Teprve díky formátu souboru program ví, co tyto bajty znamenají: tohle je nadpis, tohle je tučné, tohle je tabulka se třemi sloupci. Pokud je tento formát veřejně popsán a kdokoli jej smí používat bez souhlasu či licence, mluvíme o otevřeném standardu (lekce 2.2). Pak mohou různé programy číst a zapisovat stejný soubor a nejste závislí na jediném výrobci.

Pro kancelářské dokumenty existují dva velké otevřené standardy a jeden formát pro zachycení podoby.

OOXML: docx, xlsx a pptx

Od verze Office 2007 ukládá Microsoft Office dokumenty standardně jako Office Open XML, zkráceně OOXML. Znáte přípony: docx, xlsx a pptx. Standard je zachycen jako ECMA-376 a jako mezinárodní norma ISO/IEC 29500.

Soubor docx je vlastně zip s pevnou strukturou. Přejmenujte kopii souboru offerte.docx na offerte.zip a rozbalte ji. Uvidíte mimo jiné:

[Content_Types].xml        welke onderdelen erin zitten
word/document.xml          de tekst en de opmaak
word/styles.xml            de stijlen
word/fontTable.xml         de lettertypen die het document gebruikt
word/media/                de afbeeldingen
docProps/core.xml          titel, maker, datum

Dvě věci, které je dobré vědět. Zaprvé norma ISO/IEC 29500 rozlišuje přísnou variantu (Strict) a volnější variantu (Transitional), do které se vejdou i staré zvláštnosti Wordu; Office standardně zapisuje variantu Transitional. Zadruhé může docx obsahovat součásti, kterým rozumí pouze Microsoft Office, například makra v jazyce VBA (u souborů docm a xlsm), tlačítka ActiveX nebo doplňky. Formát je otevřený, ale ne všechno, co v něm může být, funguje všude. O tom je lekce 6.5.

ODF: odt, ods a odp

OpenDocument Format (ODF) byl vyvinut u standardizační organizace OASIS a zachycen jako ISO/IEC 26300. Přípony jsou odt (text), ods (tabulkový procesor) a odp (prezentace). I odt je zip. První součást se jmenuje mimetype a obsahuje doslova typ dokumentu, například application/vnd.oasis.opendocument.text. Obsah je uložen v content.xml, styly v styles.xml.

ODF je vlastní formát LibreOffice a balíků na něm postavených, jako je Collabora Online. Mnoho vlád v Evropě uvádí ODF jako preferovaný formát pro výměnu a archivaci. V Nizozemí je ODF uveden na seznamu „použij, nebo zdůvodni“ (pas toe of leg uit) nizozemského Fóra pro standardizaci (Forum Standaardisatie), stejně jako pdf a PDF/A.

Který formát zvolit?

Oba jsou otevřené standardy. Praktický rozdíl spočívá v tom, kdo jsou Vaši lidé a jaký program používáte.

Nejdůležitější pravidlo: zvolte jeden hlavní formát pro daný typ a držte se ho. Při každém tam a zpět převodu (docx na odt na docx) se může něco posunout.

Staré formáty: doc, xls a ppt

Soubory z doby před rokem 2007 (doc, xls, ppt) jsou binární formáty: nejde o zip s XML, ale o vlastní strukturu souboru od Microsoftu. Moderní kancelářské balíky je stále otevřou, ale ne vždy bezchybně, a mohou obsahovat makra, aniž by to přípona prozrazovala. Doporučení při přechodu: staré soubory, které ještě používáte, převeďte na docx, xlsx nebo pptx (případně ODF) a originál uložte jako archiv.

Pdf a PDF/A

Pdf slouží k zachycení toho, jak něco vypadá, stejně na jakémkoli zařízení. Úprava je možná, ale není cílem. PDF/A (ISO 19005) je přísnější varianta pro archivaci: všechna písma jsou součástí souboru, nesmí obsahovat externí odkazy ani skripty, takže soubor je sám o sobě čitelný i po mnoha letech. Pro vše, co musíte dlouhodobě uchovávat, jako jsou roční účetní závěrky, zvolte PDF/A.

Proč může dokument vypadat jinak

Po přechodu kolegové záhy řeknou: „vypadá to jinak“. Příčinou je téměř vždy písmo. Dokument své písmo pojmenovává (například Calibri), ale samotné písmo v něm obvykle není obsažené. Program, který dokument zobrazuje, musí mít toto písmo nainstalované sám. Pokud ho nemá, použije náhradu, a ta má jiné šířky písmen. Řádek se zalomí jinak, tabulka se rozšíří, stránka se posune.

Pro nejznámější písma Microsoftu existují open source metricky shodné náhrady: každé písmeno má přesně stejnou šířku, liší se jen trochu tvarem. Pak text vychází stejně.

Písma jako Verdana, Tahoma, Georgia, Garamond, Century Gothic nebo vlastní firemní písmo takovou náhradu nemají. Online kancelářský balík je pak musí nahradit něčím podobným, a text se tak může přetéct jinak. U Bakkerij De Korrel šlo o firemní písmo na hlavičkovém papíru. Řešení: nechat písmo (pokud to licence dovoluje) nainstalovat u poskytovatele, nebo v šabloně zvolit volně dostupné písmo.

Další věci, které se mohou při změně formátu posunout: záhlaví a zápatí s poli, obsahy (je třeba nechat je znovu aktualizovat), komentáře a sledované změny, vložené objekty, a v tabulkových procesorech podmíněné formátování a grafy.

V praxi: jak to vypadá u poskytovatele

V Euro-Office v Nextcloud od WebOké otevřete docx, xlsx a pptx bez převodu, stejně jako odt, ods, odp, rtf, txt, csv a staré formáty doc, xls a ppt. Pomocí Soubor, Stáhnout jako zvolíte mimo jiné DOCX, ODT, PDF nebo PDF/A; pomocí Uložit kopii jako se kopie uloží do Vašeho Nextcloud. Pro pět písem z tabulky jsou metricky shodné náhrady uloženy na serveru. Jiné online kancelářské balíky mají podobná menu; která písma znají, se u jednotlivých poskytovatelů liší. Pokud používáte vlastní firemní písmo, zeptejte se na to předem.

Shrnutí

• docx, xlsx a pptx (OOXML, ISO/IEC 29500) a odt, ods a odp (ODF, ISO/IEC 26300) jsou oba otevřené standardy a oba jsou to zip soubory s XML.
• Zvolte formát, který Váš kancelářský balík interně používá a který znají Vaši spolupracující partneři, a držte se ho.
• Staré binární soubory (doc, xls, ppt) převeďte; originál si uložte.
• Pdf pro zachycení podoby, PDF/A pro dlouhodobé uchování.
• Posuny obvykle způsobují písma; Calibri, Cambria, Arial, Times New Roman a Courier New mají metricky shodné náhrady.

Kvíz

Úkol

Úkol A6.3: Formát a písma vašeho vlastního dokumentu. Nahrajte dokument, který často používáte (například svou šablonu dopisu). Program Vám sdělí, o jaký formát skutečně jde, jaká písma obsahuje a zda pro každé písmo existuje metricky shodná náhrada.

Další čtení

Kroky v těchto článcích platí pro služby WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.

• Příručka Euro-Office 1.4: Jaké prohlížeče a formáty souborů fungují s Euro-Office?
• Příručka Euro-Office 2.5: Stáhnout jako docx, xlsx, pptx, odt nebo pdf
• Příručka Euro-Office 12.3: Písma vypadají jinak
• ISO/IEC 29500 a ECMA-376 (Office Open XML); ISO/IEC 26300 a OASIS OpenDocument 1.3 (ODF); ISO 19005 (PDF/A)
• Nizozemské Fórum pro standardizaci (Forum Standaardisatie), seznam otevřených standardů (ODF, PDF/A)