Faktury a účetnictví

Modul 5: Povinnosti a podmínky · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete vysvětlit, kdy musí e-shop vystavit fakturu, co na ní musí být v jednotlivých zemích, jak účetně vyřídit vrácení peněz a jak dlouho vše uchovávat. Zároveň si dokážete vybrat, jakým způsobem budete faktury z WooCommerce získávat.

Klíčové pojmy: faktura, pokladní doklad, náležitosti faktury, pořadové číslo faktury, zjednodušená faktura, opravný daňový doklad (dobropis), OSS a faktury, dodání zboží do jiného členského státu, elektronická faktura (B2B), Peppol, povinnost uchovávat doklady, propojení s účetním programem

Tato lekce vysvětluje pravidla tak, jak platí k 9. listopadu 2026. Nejde o právní ani daňové poradenství. Máte-li o své situaci pochybnosti, obraťte se na právníka, svou oborovou organizaci nebo svého účetního.

Musí e-shop vůbec vystavovat faktury?

To záleží na tom, kdo nakupuje a kde.

• Firmám (B2B) musíte v EU vystavit fakturu. Bez faktury si Váš firemní zákazník nemůže odečíst DPH.
• Spotřebitelům (B2C) ve Vaší vlastní zemi faktura pro účely DPH obvykle není povinná; často stačí potvrzení objednávky nebo pokladní doklad. Mnoho zákazníků ji ale očekává a pro Vaše vlastní účetnictví se průběžně číslovaný doklad hodí.
• Prodej zboží na dálku spotřebitelům v jiných zemích EU (lekce 4.2): pokud jste v Nizozemsku zapojeni do zvláštního režimu jednoho správního místa (OSS), platí nizozemská pravidla pro fakturaci a pro účely DPH fakturu vystavovat nemusíte, uvádí nizozemská daňová správa (Belastingdienst). Pokud podáváte přiznání v dané zemi sami, platí pravidla fakturace této země.

Zjednodušenou fakturu (s menším rozsahem údajů) lze v Nizozemsku vystavit do € 100 (≈ 2 437 Kč) včetně DPH, nikoli však při dodání zboží do jiného členského státu, při prodeji zboží na dálku a v několika dalších přeshraničních případech.

Co musí být na faktuře

Požadavky vycházejí z evropské směrnice o DPH a jsou v jednotlivých zemích téměř stejné. Přehled:

Pro Belgii platí stejné evropské základní zásady; nechte si od účetního potvrdit, co musí být ve Vašem případě na faktuře, zejména pokud jde o číslo podniku a přenesení daňové povinnosti. Totéž platí pro Česko: náležitosti si ověřte u účetního nebo u Finanční správy; české DIČ má tvar CZ + 8 až 10 číslic.

Při dodání zboží firmě do jiného členského státu (lekce 4.1) je na faktuře také DIČ zákazníka a údaj, že daňová povinnost přechází na zákazníka.

Vrácení peněz a opravné daňové doklady

Pokud jste vystavili fakturu a zákazník odstoupí od smlouvy (lekce 5.2) nebo mu vracíte část peněz, původní fakturu neupravujete. Vystavíte opravný daňový doklad (dobropis): nový doklad s vlastním číslem, odkazem na původní fakturu a zápornými částkami. Číslování tak zůstane bez mezer a Vaše přiznání k DPH bude sedět: DPH z opravného daňového dokladu se odečte v období, kdy peníze vracíte.

Na co si dát pozor:

• Fakturu smazat nebo přečíslovat. V řadě pak vznikne mezera, a ta je při kontrole nápadná.
• Vrátit peníze ve WooCommerce, aniž byste vystavili opravný daňový doklad. WooCommerce vrácení peněz u objednávky zaznamená, ale Vaše účetnictví se o něm bez propojení nedozví.
• Ponechat testovací objednávku se skutečným číslem faktury. V testovacím obchodě použijte jinou číselnou řadu nebo tam vystavování faktur vypněte.

Jak získat faktury z WooCommerce

WooCommerce ve výchozím stavu nevytváří fakturu v PDF ani průběžná čísla faktur: číslo objednávky je interní číslo, které nemusí jít vždy souvisle za sebou (číslo dostávají i zrušené a neúspěšné objednávky). Máte tři možnosti:

1. Plugin pro fakturaci, který při určitém stavu (obvykle "Zpracovává se" nebo "Dokončeno") vytvoří PDF s vlastním průběžným číslem a připojí ho k e-mailu. Vyberte takový, který umí opravné daňové doklady a nechá Vás číslování nastavit podle sebe.
2. Propojení s Vaším účetním programem: objednávka se přenese do účetního programu, který fakturu vytvoří a odešle. Vše pak máte na jednom místě, včetně přehledů pro OSS podle zemí a sazeb DPH. Mnoho účetních programů propojení s WooCommerce nabízí.
3. Poskytovatel plateb nebo externí služba, která faktury vytváří. Zkontrolujte, že číslování a údaje splňují požadavky.

Každý plugin nebo propojení posuďte stejně jako v kurzu WordPress, lekce 5.3, a zeptejte se svého účetního, která cesta se k Vašemu účetnictví hodí. V Theehuis Example vytváří faktury účetní program; e-shop pouze předává údaje o objednávkách. Theehuis má tak jednu číselnou řadu a přehled prodejů podle zemí EU pro přiznání v rámci OSS.

Elektronické faktury mezi firmami

Pokud prodáváte i firmám, věnujte pozornost elektronické fakturaci: jde o fakturu ve strukturovaném formátu, který dokáže přečíst počítač (nikoli PDF).

• Belgie: od 1. ledna 2026 jsou elektronické faktury mezi belgickými firmami, které jsou plátci DPH, povinné, v praxi přes síť Peppol (FOD Financiën, efactuur.belgium.be).
• Německo: mezi firmami usazenými v Německu je elektronická faktura standardem (§ 14 UStG); firmy je musí umět přijímat, odesílání se stává povinným postupně.
• Nizozemsko: (stav k listopadu 2026) zatím žádná obecná povinnost mezi firmami. Jaká pravidla platí v Česku, si ověřte u Finanční správy nebo u svého účetního.

Pro spotřebitele se nic nemění: dostanou běžné PDF nebo potvrzení. Pokud prodáváte belgickým nebo německým firmám, zjistěte u svého účetního programu, zda umí elektronické faktury odesílat.

Jak dlouho doklady uchovávat

Uchovávat znamená také udržet doklady čitelné a dohledatelné, i když změníte software e-shopu nebo odstraníte plugin. Faktury pravidelně exportujte do účetnictví nebo archivu. A slaďte to s dobami uchovávání ve WooCommerce (lekce 2.3 a 5.5): pokud dokončené objednávky po několika letech anonymizujete, zajistěte, aby údaje z faktur zůstaly uložené jinde. Lhůtu pro Česko tato lekce neuvádí; ověřte si ji u Finanční správy nebo u svého účetního.

Shrnutí

• Firmám vždy faktura; spotřebitelům ve Vaší zemi obvykle není povinná; v rámci OSS platí nizozemská pravidla a pro účely DPH faktura potřeba není.
• Na faktuře: datum, průběžné číslo, údaje obou stran, DIČ, co a kdy bylo dodáno, částky podle sazby a DPH; v Německu podle § 14 Abs. 4 UStG. České DIČ má tvar CZ + 8 až 10 číslic.
• Vrácení peněz znamená opravný daňový doklad (dobropis) s odkazem, nikdy smazání faktury.
• WooCommerce samo faktury nevytváří: zvolte plugin, propojení s účetnictvím nebo službu.
• Uchovávání: Nizozemsko 7 let, Belgie 10 let pro účely DPH, Německo 8 let pro faktury; lhůtu pro Česko si ověřte u Finanční správy nebo účetního.

Kvíz

Úkol

Úkol D5.6: Kontrola Vaší faktury. Vytvořte ve svém testovacím obchodě testovací objednávku a fakturu (nebo, pokud spotřebitelům faktury nevystavujete, potvrzení, které zákazník dostane). Porovnejte ji s náležitostmi faktury pro Vaši zemi z této lekce. Odškrtněte: všechny povinné údaje zkontrolovány; průběžné číslování ověřeno (i po zrušené objednávce); opravný daňový doklad při vrácení peněz vyřešen; doba a místo uchovávání stanoveny; Vaše situace ohledně OSS zohledněna.

Odpovězte: které údaje chyběly a jak to vyřešíte? Jak vytváříte faktury: pluginem, účetním programem, nebo přes poskytovatele plateb, a proč? Co se děje při vrácení peněz, od WooCommerce až po Vaše účetnictví? Jak dlouho a kde faktury uchováváte, i pro případ, že jednou změníte software e-shopu?

Další čtení

• Jaké náležitosti musí faktura mít? (Belastingdienst, nizozemsky): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/factuureisen
• Zjednodušená faktura (Belastingdienst, nizozemsky): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/factuureisen/aangepaste_regels_facturen/vereenvoudigde_factuur
• Uchovávání faktur (Belastingdienst, nizozemsky): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/administratie_bijhouden/facturen_maken/uw_facturen_bewaren
• Prodej zboží na dálku v rámci EU a režim OSS (Belastingdienst, nizozemsky): https://www.belastingdienst.nl/wps/wcm/connect/bldcontentnl/belastingdienst/zakelijk/btw/zakendoen_met_het_buitenland/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-en-diensten-voor-particulieren-in-andere-eu-landen/afstandsverkopen-zoals-e-commerce-binnen-de-eu/
• Elektronická fakturace v Belgii (FOD Financiën, nizozemsky): https://efactuur.belgium.be/nl
• § 14 UStG, Ausstellung von Rechnungen (německy): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14.html
• § 14b UStG, Aufbewahrung von Rechnungen (německy): https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__14b.html
• Bezplatný kurz WordPress 5.3: Výběr a hodnocení pluginů