Uchovávání firemních e-mailů: povinnost archivace a archivování
Jak dlouho musíte uchovávat firemní e-maily a smíte vůbec uchovávat všechno? V tomto článku se dočtete, co říká povinnost uchovávat záznamy a pravidla ochrany osobních údajů (na příkladu Nizozemska), a jak poštu prakticky archivovat. Jde o obecné vysvětlení, nikoli o právní ani daňové poradenství. Lhůty se v jednotlivých zemích liší: ověřte si je u svého finančního úřadu, účetní nebo daňového poradce.
1. Na které e-maily se vztahuje povinnost uchovávání?
V mnoha zemích musí podnik uchovávat své účetní záznamy po určitý počet let. Patří k nim i e-maily, pokud obsahují dohody nebo údaje důležité pro účetnictví nebo daně. Například:
- nabídky, potvrzení objednávek a dohody o cenách;
- faktury, které posíláte nebo přijímáte e-mailem, včetně příloh;
- smlouvy a jejich změny.
Newslettery, reklama a běžné vzájemné zprávy bez finančních důsledků k nim obvykle nepatří.
2. Jak dlouho? Příklad Nizozemska
| Co | Lhůta v Nizozemsku |
|---|---|
| Účetní záznamy, včetně faktur a firemních e-mailů s finančními důsledky | 7 let |
| Údaje o nemovitostech, například o budově | 10 let |
- Lhůta začíná běžet až ve chvíli, kdy dokument přestane být aktuální. Smlouvu, která platí čtyři roky, uchováváte po celé tyto čtyři roky a poté ještě 7 let.
- Pokud Vaše firma ukončí činnost, povinnost uchovávání trvá dál.
- Digitální uchovávání je povoleno, pokud dokumenty dokážete předložit v přiměřené lhůtě a nelze je nepozorovaně změnit.
Pravidla najdete na webu nizozemského daňového úřadu Belastingdienst. V jiných zemích platí jiné lhůty.
3. Hledisko ochrany osobních údajů: ne déle, než je nutné
E-maily často obsahují osobní údaje. Podle GDPR (obecného nařízení o ochraně osobních údajů) neuchováváte osobní údaje déle, než je nutné pro daný účel. To není v rozporu s povinností uchovávání: co musíte uchovávat ze zákona, uchovávat smíte. Uchovávat ale všechno navždy jen proto, že to jde, není smyslem.
- Pro každý druh e-mailů určete, jak dlouho je potřebujete, a zaznamenejte to.
- Promazávejte e-maily bez obchodního významu, například staré žádosti o zaměstnání nebo zprávy z kontaktních formulářů.
- Uchovávejte archiv stejně bezpečně jako svou schránku: se silným heslem a se zálohou.
Více o GDPR a Vašem webu se dočtete v článku GDPR pro Váš web: cookies, externí obsah, formuláře a prohlášení o ochraně osobních údajů.
4. Jak archivovat e-maily
Existuje několik způsobů. Můžete je také kombinovat.
- Archivní složka na serveru. Přesuňte starou poštu do složky jako Archiv nebo Archiv 2025. E-maily pak zůstanou ve webmailu, v telefonu i v naší noční záloze, ale započítávají se do úložiště Vaší schránky. Viz Složky ve Vaší schránce: Doručená pošta, Odeslaná pošta, Koncepty, Koš, Nevyžádaná pošta a Archiv.
- Lokální uložení. Přesuňte poštu do lokální složky ve svém poštovním programu, například do souboru .pst v Outlooku nebo do Místních složek v Thunderbirdu. Ušetříte tím místo na serveru, ale pošta pak bude uložena pouze v daném počítači. Viz Lokální ukládání pošty pro úsporu místa na poštovním serveru.
- Export jednotlivých zpráv. Důležitou zprávu uložte jako soubor .eml, včetně příloh. Viz Export zprávy jako .eml a její opětovný import. Takové soubory můžete uložit například do pevně dané složky ve svém Nextcloudu, vedle ostatních účetních záznamů.
5. Rušíte schránku nebo balíček?
Poštu, kterou musíte uchovávat, exportujte ještě před datem ukončení. Po datu ukončení je balíček okamžitě zrušen. Jak si vzít všechno s sebou, se dočtete v článku Odchod od WebOké: jak si vzít svá data s sebou.
Podrobné vysvětlení se snímky obrazovky: Archivace: archivní složka na serveru nebo soubor pst v příručce k Outlooku a Archivace zpráv v příručce k webmailu.
Chcete se dozvědět víc? Absolvujte bezplatný kurz E-mail v pořádku, lekce 3.2 Úložiště, kvóty a plná schránka.