Problematičtí příjemci: Microsoft a T-Online

Modul 6: Chybová hlášení a řešení problémů · Doba čtení: 11 minut

Cíl lekce: Po této lekci budete znát vlastní pravidla dvou příjemců, kteří často vyvolávají otázky, Microsoftu (Outlook.com, Hotmail a Microsoft 365) a T-Online, a budete vědět, co může udělat Vy jako uživatel a co správce odesílajícího serveru při zpoždění nebo blokaci.

Klíčové pojmy: Outlook.com a Exchange Online Protection, nová IP adresa bez reputace, 451 4.7.500 Server busy, 550 5.7.606 banned sending IP, delist portál sender.office.com, SNDS, JMRP, složka Nevyžádaná pošta, bezpeční odesílatelé, T-Online, vlastní systém reputace, forward-confirmed reverse DNS, kontaktní údaje na webu PTR domény, žádný whitelisting, postmaster.t-online.de

Proč právě tito dva?

Microsoft přijímá poštu z Outlook.com, Hotmail a Live.com, a kromě toho i od velké části firem (přes Microsoft 365, s Exchange Online Protection jako filtrem). T-Online je největší mailová služba v Německu. Oba kromě běžných standardů používají vlastní systém reputace. Pošta, která bez problémů dorazí ke Gmailu, může být u nich zpožděna nebo odmítnuta. Kdo má zákazníky nebo kontakty v Německu, nebo hodně posílá na adresy Hotmail, se s tím dříve nebo později setká.

Microsoft: dočasné zpomalení s kódem 4.7.500

Nejznámější hlášení Microsoftu je:

451 4.7.500 Server busy. Please try again later from [203.0.113.25]. (AS843)

Text říká "server je zaneprázdněný", ale to neodpovídá skutečnosti: jde o záměrné zpomalení. Microsoft tuto řadu kódů (4.7.500 až 4.7.699) používá, pokud odesílající IP adresa má zatím málo reputace, nebo pokud se chování náhle změní, například při prudkém nárůstu počtu e-mailů. Microsoft to sám popisuje jako dočasné omezení pro posouzení podezřelé aktivity, které se automaticky zruší, jakmile se ukáže, že je pošta v pořádku.

Co to znamená pro Vás?

• Jde o dočasnou chybu (4xx). Odesílající server poštu uchová a zkusí to znovu. Pošta obvykle po jednom nebo více pokusech přesto dorazí, někdy po několika hodinách.
• Pokud dostanete zprávu o odložení, poštu neposílejte znovu. Tím se jen zvýší objem a zpomalení se zhorší.
• Pokud je to pro Vás problém (například u přihlašovacích kódů nebo faktur, které musí dorazit okamžitě), nahlaste to svému poskytovateli i se zprávou o odložení.

Co může udělat správce odesílajícího serveru:

1. Zkontrolovat, zda je v pořádku základ: PTR s FCrDNS, žádný blokovací seznam, SPF a DKIM pro domény, které přes server odesílají poštu (lekce 5.1 a 5.2).
2. Zahřát: novou IP adresu nechat nejprve posílat menší část provozu a postupně krok za krokem více.
3. Omezit tempo na jednoho příjemce: méně současných spojení k Microsoftu a přiměřená čekací doba mezi pokusy, aby server stále znovu nenarážel na brzdu.
4. Přihlásit se k SNDS a JMRP (viz níže).

Microsoft: zablokováno s kódem 5.7.606

Pokud je IP adresa skutečně zablokovaná, dostanete trvalou chybu:

550 5.7.606 Access denied, banned sending IP [203.0.113.25]. To request removal from this list please visit https://sender.office.com/ and follow the directions.

Toto se objevuje u pošty směřující do prostředí Microsoft 365. Správce IP adresy může požádat o odstranění přes delist portál sender.office.com: vyplní se e-mailová adresa a IP adresa, otevře se potvrzovací e-mail a tam se zvolí "Delist IP". Podle Microsoftu to poté může trvat až 24 hodin, než je blokace odstraněna. Nejprve je ale potřeba vyřešit příčinu: IP adresa, která po odstranění znovu odesílá spam, se rychle dostane zpět na seznam.

U Outlook.com a Hotmail (spotřebitelská strana) funguje odstranění přes samostatný formulář podpory odesílatelů Microsoftu. Ruční whitelist u Microsoftu neexistuje: stále jde o automatický systém reputace.

Microsoft: SNDS a JMRP

Microsoft nabízí dvě bezplatné služby pro správce odesílající IP adresy:

• SNDS (Smart Network Data Services): pro každou IP adresu vidíte, kolik pošty Microsoft přijal, kolik z toho bylo posouzeno jako spam, kolik bylo stížností a zda se adresa dostala do spamových pastí. Barevný kód (zelená, žlutá, červená) ukazuje stav.
• JMRP (Junk Mail Reporting Program): pokud uživatel Outlook.com označí Vaši poštu jako nevyžádanou, dostanete kopii. Tak vidíte, která pošta vyvolává stížnosti.

Obě služby mají smysl jen pro ty, kdo sami spravují IP adresu: vlastní server, nebo poskytovatel sdíleného serveru. Jako běžný uživatel hostingového balíčku nebo mailové služby se zde sami nepřihlašujete.

Microsoft: ve složce Nevyžádaná pošta

Pošta často není odmítnuta, ale je zařazena do složky Nevyžádaná pošta, zejména od odesílatelů, které Microsoft ještě nezná. Tam chybové kódy nepomohou, protože žádná bounce zpráva neexistuje. Co funguje:

• Správně nastavené SPF, DKIM a DMARC (modul 4). Pokud jste hromadný odesílatel, Microsoft vyžaduje, aby uspělo jak SPF, tak DKIM (lekce 5.3).
• Požádat stálé kontakty, aby přidali Vaši adresu do svých kontaktů nebo bezpečných odesílatelů, a poštu, která skončila v Nevyžádané poště, označili jako "Není nevyžádaná pošta". To se počítá do reputace.
• Žádné newslettery přes Vaši běžnou schránku (lekce 7.1).

T-Online: vlastní systém

T-Online (mailová služba Deutsche Telekom, s adresami na @t-online.de a @magenta.de) je známá svými přísnými vlastními pravidly. Na postmasterské stránce postmaster.t-online.de jsou uvedeny požadavky na odesílající servery. Nejdůležitější z nich:

1. Dodržování internetových standardů, včetně RFC pro SMTP a pro strukturu zpráv, a forward-confirmed reverse DNS (lekce 5.1).
2. Název v reverzním DNS musí vést na doménu s webem, kde je uvedeno, jak přímo kontaktovat správce. T-Online přitom odkazuje na evropskou směrnici o elektronickém obchodu (směrnice 2000/31/ES, článek 5) o povinných údajích poskytovatele služby. V Německu se taková stránka nazývá Impressum.
3. Žádná pošta přímo z dynamických adres, vytáčeného připojení nebo "anonymních" cloudových serverů: ty mají odesílat přes relay vhodného poskytovatele.
4. Omezení počtu současných spojení. Při příliš velkém počtu dostanete 421 Maximum parallel connections for your IP-Address reached.
5. Žádný otevřený relay, filtrování odchozí pošty na spam a viry, a u TLS platný certifikát.

Blokace IP adresy vypadá u T-Online například takto:

554 IP=203.0.113.25 - A problem occurred. (Ask your postmaster for help or to contact tosa@rx.t-online.de to clarify.)

V praxi se setkáte i s variantami odkazujícími na špatnou nebo chybějící reputaci. Sdělení je vždy stejné: tato IP adresa nyní nesmí doručovat.

T-Online: co můžete udělat?

T-Online výslovně uvádí, že whitelisting nenabízí. Zablokovaná adresa ale může být uvolněna, jakmile příčina zmizí. Cesta k tomu:

• Jako běžný uživatel (posíláte poštu přes hostingový balíček nebo mailovou službu): pošlete celou bounce zprávu svému poskytovateli. Pouze správce odesílajícího serveru může kontaktovat T-Online; Vy sami nemůžete nechat IP adresu uvolnit.
• Jako správce odesílajícího serveru: nejprve zkontrolujte výše uvedené požadavky (PTR, FCrDNS, dostupný web s kontaktními údaji na doméně z PTR, žádný blokovací seznam), a poté kontaktujte adresu uvedenou v chybovém hlášení nebo kontaktní formulář na postmaster.t-online.de. Při opakovaně se vracejících dočasných blokacích bez známé příčiny T-Online uvádí postmasterskou adresu. Nepočítejte s potvrzením o přijetí.
• V krátkodobém horizontu: poštu pro důležitého příjemce u T-Online lze dočasně poslat jinou cestou (přes jiného poskytovatele nebo odesílací službu), nebo se domluvíte na jiné adrese.

A co ostatní?

I další velké německé služby, jako GMX a Web.de, a mnoho firemních filtrů mají vlastní systémy reputace. Vzorec je všude stejný: odesílající server se správným PTR, dobrou autentizací, klidným a pravidelným vzorem odesílání a málem stížností se dostane téměř všude. Při problému si přečtěte bounce zprávu, vyhledejte kód u strany, která jej vydala, a nechte jednat správce odesílajícího serveru.

Shrnutí

• 451 4.7.500 Server busy od Microsoftu je záměrné, dočasné zpomalení IP adresy, často při nízké reputaci nebo prudkém nárůstu. Neodesílejte znovu.
• 550 5.7.606 znamená zablokovanou IP adresu; správce žádá o odstranění přes sender.office.com, po vyřešení příčiny.
• SNDS a JMRP poskytují správcům IP adresy přehled o jejich reputaci u Microsoftu.
• T-Online mimo jiné vyžaduje FCrDNS a web s kontaktními údaji na doméně z PTR, a whitelisting nenabízí.
• Jako uživatel to sami nevyřešíte: předejte celou bounce zprávu svému poskytovateli.

Kvíz

Úkol

Úkol O6.4: Zjištění blokace u velkého příjemce. Dostanete případovou studii: sdružení už týden odesílá poštu přes nový vlastní server; pošta na adresy Hotmail dorazí až o hodiny později a pošta na adresy T-Online se vrací se zprávou o blokaci IP adresy. Odpovězte: (1) co znamenají tato dvě hlášení, (2) kdo má co udělat, (3) kterých pět věcí na serveru zkontrolujete, a (4) co může sdružení udělat v krátkodobém horizontu? Poté uvidíte vzorovou odpověď.

Další čtení

Postupy v těchto článcích platí pro panely WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.

• Můj e-mail nedorazí nebo skončí ve spamu: takto to zjistíte
• Odesílání e-mailů z Vašeho VPS a nastavení reverzního DNS
• Příručka k DirectAdmin 9.4: Moje pošta končí u příjemce ve spamu
• Microsoft, Email nondelivery reports and SMTP errors in Exchange Online: https://learn.microsoft.com/en-us/troubleshoot/exchange/email-delivery/ndr/non-delivery-reports-in-exchange-online
• Microsoft, Office 365 Anti-Spam IP Delist Portal: https://sender.office.com/
• Microsoft, SNDS a JMRP: https://sendersupport.olc.protection.outlook.com/snds/
• T-Online Postmaster (požadavky a kontakt): https://postmaster.t-online.de/