Stěhování e-mailu: plán

Modul 8: Stěhování a váš doménu v pořádku · Doba čtení: 11 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete naplánovat stěhování svého e-mailu k jinému poskytovateli: co si předem zinventarizovat, v jakém pořadí postupovat a co se nepřesune samo.

Klíčové pojmy: inventura (mailové schránky, aliasy, přesměrování, catch-all, automatické odpovědi, filtry), velikost schránky a úložiště, hesla, předchozí snížení TTL, pořadí (vytvoření, první kopie, přepnutí MX, druhá kopie, zařízení), kalendář a kontakty (bez IMAP), POP3 pošta v počítači, Microsoft 365 a Gmail (přihlášení místo hesla), DNS záznamy, které musí jít s sebou, komunikace

Co vlastně stěhujete?

"Stěhuji svůj e-mail" zní jako jedna věc, ale ve skutečnosti jich je nejméně pět:

1. Samotné mailové schránky, se všemi složkami a zprávami, které jsou uložené na serveru.
2. Adresy okolo nich: aliasy, přesměrování, catch-all, e-mailové seznamy, automatické odpovědi a filtry na serveru. Ty jsou nastavené v panelu u vašeho současného poskytovatele a nikdy se nepřesunou samy.
3. DNS vašeho e-mailu: MX, SPF, DKIM, DMARC, případně záznamy autodiscover, autoconfig nebo SRV. Po stěhování musí odpovídat novému poskytovateli.
4. Vaše zařízení: každý počítač, telefon a tablet, kde je schránka nastavená, plus vše, co odesílá přes SMTP (váš web, tiskárna nebo skener, účetní program).
5. Co není pošta: kalendáře a kontakty. Ty jsou u Microsoft 365, Google a mnoha dalších poskytovatelů ve stejném účtu, ale nejdou přes IMAP. Ty se stěhují samostatně.

Kdo myslí jen na bod 1, po stěhování zjistí, že faktura@ už nepřeposílá poštu účetní firmě, že skener už neumí odeslat e-mail, nebo že kalendář celé firmy je prázdný.

Krok 1: inventura

Nejdřív si sestavte seznam. Dobře poslouží tabulka s jednou adresou na řádek:

Doplňte také:

• Velikost jednotlivých schránek. Vaše nová schránka musí mít dostatečnou kapacitu, s rezervou pro budoucí růst (lekce 3.2). Kopírování, které se zastaví v polovině, protože nová schránka je plná, je nejčastější důvod, proč se stěhování zadrhne.
• Kdo pracuje s POP3. Při POP3 je pošta často uložená jen v daném počítači, ne už na serveru (lekce 1.3). Kopie ze serveru tedy tuto poštu nepřevezme. Tu musíte přenést přímo z mailového programu.
• Co dál odesílá poštu. Web, e-shop, skener, pokladní systém, monitoring. Každý z nich má SMTP údaje, které se po stěhování změní.
• Zvláštní DNS záznamy, které pro vaši poštu nastavil současný poskytovatel, a záznamy jiných služeb (DKIM pro newsletter, ověřování), které musí zůstat zachované.

Zároveň udělejte pořádek: adresy, které už nikdo nepoužívá, stěhovat nemusíte. A stěhování je skvělá příležitost zrušit catch-all.

Krok 2: zajištění přístupu

Aby bylo možné poštu zkopírovat, musí se program přihlásit do staré schránky. U většiny poskytovatelů to funguje pomocí e-mailové adresy a hesla přes IMAP. Dvě důležité výjimky:

• Gmail a Google Workspace nedovolují externím programům přihlásit se běžným heslem. Vytvoříte si heslo aplikace, pro které musí být zapnuté dvoufázové ověření. V Google Workspace to může mít správce vypnuté.
• Outlook.com, Hotmail, Live a Microsoft 365 už pro IMAP nepřijímají heslo, ani heslo aplikace. Přihlásíte se u Microsoftu (OAuth) a programu dočasně udělíte přístup. V případě firemního prostředí může být potřeba souhlas správce.

Hesla si už nepamatujete? Nastavte si je před stěhováním znovu a bezpečně si je poznamenejte (správce hesel, lekce 3.4).

Krok 3: předchozí snížení TTL u vašeho MX

Přepnutí MX (lekce 8.2) je okamžik, kdy nová pošta začne přicházet jinam. Resolvery si pamatují starou odpověď MX tak dlouho, jak určuje TTL (kurz DNS, lekce 6.1). Pokud je nastavené na jeden den, bude část odesílatelů ještě celý den doručovat ke starému poskytovateli.

Proto si pár dní předem snižte TTL u MX záznamů, například na 300 sekund. Udělejte to nejméně jednu starou hodnotu TTL před přepnutím: pokud je TTL nyní nastavené na 86400 (jeden den), snižte ho nejpozději den předem. Po stěhování ho vraťte zpět na běžnou hodnotu, například 3600.

Pokud stěhujete celou doménu k jinému poskytovateli (přepnutí nameserverů), rychlost určuje TTL nameserverů u registru. Tu si sami nemůžete snížit; počítejte tedy s přechodnou dobou v řádu jednoho dne nebo déle (kurz DNS, lekce 6.3).

Krok 4: pořadí

Pořadí s nejmenším rizikem:

1. Vytvořit nové schránky, aliasy a přesměrování u nového poskytovatele, se stejnými jmény. Na DNS zatím nic neměnit. Staré schránky fungují dál beze změny.
2. První kopie všech schránek (lekce 8.2). To může trvat několik hodin. Nikdo si toho nevšimne.
3. Připravit DNS: nastavte záznamy pro SPF, DKIM a DMARC nového poskytovatele předem, vedle starých, kde je to možné. Pozor: SPF musí dočasně obsahovat oba poskytovatele (jeden záznam, lekce 4.2). DKIM může fungovat souběžně, protože každý poskytovatel má vlastní selector.
4. Přepnout MX v klidném okamžiku, například v pátek odpoledne nebo večer. Od této chvíle přichází nová pošta k novému poskytovateli.
5. Druhá kopie po jednom dni, až je stará TTL jistě prošlá. Ta převezme poštu, která mezitím ještě dorazila ke starému poskytovateli. Zprávy, které už byly zkopírovány, se přeskočí.
6. Přepnout zařízení: nové účty v mailových programech, úprava webu a skeneru, odstranění starých účtů (lekce 8.2).
7. Uklidit: odstranit starého poskytovatele ze SPF, smazat staré DKIM záznamy, vrátit TTL zpět na normál.
8. Starou schránku zrušit teprve poté, co vše pár týdnů bezchybně funguje. Do té doby máte zálohu v podobě kompletní kopie.

Častou chybou je obrácené pořadí: nejdřív přesunout MX nebo doménu a teprve potom vytvořit schránky. Pošta je pak mezitím odmítána s chybou 550 5.1.1 (adresa neexistuje) a odesílatelé dostanou bounce.

Kalendář, kontakty a lokální pošta

Kalendář a kontakty se přenášejí přes jiné protokoly (CalDAV, CardDAV, nebo vlastní propojení Microsoftu a Googlu). Exportujte je před stěhováním samostatně: soubor .ics pro každý kalendář a soubor .vcf pro kontakty, a naimportujte je u nového poskytovatele nebo do nového kalendářového programu. Také sdílené kalendáře a pozvánky na schůzky je potřeba znovu sdílet.

Pošta uložená jen v počítači (POP3, nebo složky, které jsou v Outlooku uložené jako soubor .pst v počítači) se přenáší přímo z mailového programu: přidejte novou schránku jako účet IMAP a přetáhněte složky do ní. Nebo exportujte soubor .pst a naimportujte ho.

Informujte uživatele

Řekněte uživatelům předem, co se bude dít: kdy proběhne přechod, že si na telefonu a notebooku musí nastavit nový účet, a na koho se mají obrátit, pokud něco nefunguje. Jednoduchý návod s novým nastavením (lekce 2.1) ušetří spoustu dotazů.

V praxi: jak to vypadá u poskytovatele

U WebOké vytvoříte schránky v DirectAdmin nebo Můj WebOké a poštu zkopírujete pomocí nástroje pro stěhování e-mailu v Můj WebOké (ten umí i přihlášení u Microsoftu), nebo pomocí IMAPSync migrácia email účtů v DirectAdmin. Jiní poskytovatelé mají obdobné migrační nástroje, případně můžete použít samostatný program. Postup uvedený výše je všude stejný.

Shrnutí

• Stěhování zahrnuje schránky, adresy okolo nich, DNS, zařízení a kalendář s kontakty.
• Sestavte inventuru s velikostí, uživateli POP3, přesměrováními a vším, co odesílá poštu přes SMTP.
• Zajistěte si přístup: heslo aplikace pro Gmail, přihlášení u Microsoftu pro Outlook a Microsoft 365.
• Snižte TTL u svého MX dostatečně předem. Pořadí: vytvoření, první kopie, příprava DNS, přepnutí MX, druhá kopie, zařízení, úklid, teprve poté zrušení.
• Kalendáře, kontakty a lokálně uložená pošta se přes IMAP nepřenášejí.

Kvíz

Úkol

Úkol O8.1: Sestavení plánu stěhování. Pro svou vlastní doménu (nebo pro ukázkovou firmu z této lekce) sestavte inventuru se sloupci z tabulky výše a časový plán s daty pro: snížení TTL, vytvoření schránek, první kopii, přepnutí MX, druhou kopii, zařízení, úklid a zrušení staré schránky. Zodpovězte také: kdo pracuje s POP3, co odesílá poštu přes SMTP a jak přesunete kalendář a kontakty? Poté dostanete kontrolní seznam s body, které by měl obsahovat dobrý plán.

Doporučená literatura

Postupy v těchto článcích platí pro panely WebOké; u jiných poskytovatelů funguje postup obdobně.

• Příručka k DirectAdmin 10.1: Přesun e-mailu: jaké máte možnosti
• Příručka WebOké 7.2: Přesun e-mailu do WebOké (i z Microsoft 365)
• Přesun domény, webu a e-mailu společně bez výpadku: podrobný postup
• Přijímání e-mailů během přesunu Vaší domény
• Bezplatný kurz DNS 6.3: DNS při převodu domény
• Bezplatný kurz DNS 6.1: TTL a cache