Doména, e-mail a web v případě úmrtí nebo ukončení podnikání: co musí udělat pozůstalí
Zemřel zákazník, nebo končí firma, spolek či nadace? Web, e-mailová adresa a doménové jméno pak fungují dál, dokud s nimi někdo něco neudělá. V tomto článku se dozvíte, v jakém pořadí postupovat: co doložit, jak zajistit e-mail a web a jak doménu ponechat nebo zrušit.
1. Nejprve si ujasněte, co chcete
Obvykle jde o jednu z těchto tří možností:
- Převzít vše: účet přejde na Vaše jméno a web, e-mail i doména fungují dál.
- Ponechat část: například jen doménové jméno, aby se staré e-mailové adresy nedostaly k někomu jinému, nebo jen e-mail.
- Vše ukončit: nejprve zajistěte, co si chcete ponechat, a poté služby zrušte.
2. Doložte potřebné dokumenty
Pokud se nemůžete přihlásit k účtu zesnulého, pošlete e-mail na support@weboke.cz s těmito podklady:
- kopie úmrtního listu;
- doklad, že smíte jednat jménem pozůstalých, například notářské osvědčení o dědickém právu nebo prohlášení o vykonavateli závěti, případně písemná plná moc od dědiců;
- kopie Vašeho dokladu totožnosti;
- popis toho, co požadujete: převést účet na Vaše jméno a e-mailovou adresu, nebo zrušit (část) produktů a domén.
Byl účet veden na firmu, spolek nebo nadaci? Pak nový statutární zástupce nebo osoba s podpisovým oprávněním zašle aktuální výpis z obchodního rejstříku (v Nizozemsku KvK), na kterém je uvedena, spolu s kopií svého dokladu totožnosti. Pokud na výpisu sami uvedeni nejste, zašlete písemnou plnou moc od osoby, která na něm uvedena je.
Po kontrole změníme u účtu e-mailovou adresu a číslo mobilního telefonu. Poté si sami vyžádáte nové heslo a přihlásíte se. Více se dozvíte v článku Nemohu se přihlásit: ztracená e-mailová adresa nebo telefon, nebo zákazník zemřel.
3. Zajistěte e-mail a web
Jakmile jste přihlášeni, spravujete hosting sami v portálu Můj WebOké a v DirectAdmin. Zálohujte vše, co si chcete ponechat, i když později vše zrušíte:
- E-mail: v DirectAdmin nastavte pro schránku nové heslo, viz Změna hesla e-mailové adresy. Poté schránku otevřete v poštovním programu a uložte poštu do místní složky, viz Lokální ukládání pošty pro úsporu místa na poštovním serveru.
- Web a soubory: stáhněte kompletní zálohu, viz WebOké Backups: zobrazení, obnovení nebo stažení zálohy.
- Nextcloud: exportujte soubory, kalendář a kontakty, viz Export Vašich dat z Nextcloudu: soubory, kalendář a kontakty.
Chcete kontaktům dát vědět, že adresa už není čtena? Nastavte pro schránku automatickou odpověď, viz Automatické odpovědi.
Jde o firmu, která končí? Počítejte s tím, že firemní e-maily a faktury mohou podléhat zákonné povinnosti uchovávání pro daňové účely. Viz Uchovávání firemních e-mailů: povinnost uchovávání a archivace.
4. Prodloužit, nebo zrušit
- Ponechat v provozu: plaťte faktury za prodloužení. Pokud jsou vystaveny na účet zesnulého, budou Vám chodit, jakmile bude účet veden na Vaši e-mailovou adresu.
- Zrušit: zrušte služby k datu konce platnosti, pak vše funguje až do tohoto data. Zrušit můžete v portálu Můj WebOké, nebo bez přihlášení přes formulář Zrušit smlouvu, spolu s doklady z kroku 2.
- Převést: chce-li web nebo doménu ponechat někdo jiný, nechte hosting nebo doménu převést na účet WebOké této osoby, místo abyste je rušili.
Po datu ukončení hosting okamžitě přestane fungovat. Pokud jste přesto na něco zapomněli, můžeme na požádání do 30 dnů od ukončení obnovit zálohu. Požádejte o to prostřednictvím tiketu. Co se po zrušení děje dál, najdete v článku Zrušení produktů a domén, odvolání výpovědi a co se stane potom.
5. Převeďte doménu na správného držitele
I když je účet veden na Vaše jméno, doména Vám ještě automaticky nepatří. U registru je jako držitel stále uveden zesnulý nebo zrušená organizace. Chcete-li doménu ponechat, změňte držitele v kontaktech domény v portálu Můj WebOké. Jde o změnu držitele: poté doména právně patří novému držiteli.
- Končí s.r.o. nebo nadace, ale někdo ze zúčastněných si chce doménu ponechat? Vyřiďte změnu držitele ještě předtím, než bude organizace vymazána z obchodního rejstříku.
- Při ukončení podnikání fyzické osoby zůstává držitelem sám podnikatel. V případě úmrtí přechází doména změnou držitele na dědice.
Pokud si nevíte rady, pošlete nám tiket. Kdo je držitel, se dozvíte v článku Co je držitel domény?.
Krok za krokem se snímky obrazovky: Změna kontaktů domény a vlastníka, Převod a sloučení účtů a Zrušení produktu, odvolání výpovědi nebo převod v příručce WebOké.