Složky a synchronizace: proč máte dvakrát „Odesláno“

Modul 3: Správa vaší schránky · Doba čtení: 9 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete vysvětlit, jak fungují IMAP složky na serveru, nastavit ve vašem mailovém programu správné speciální složky a zabránit tomu, aby se pošta zdvojovala nebo ztrácela.

Klíčové pojmy: IMAP složka, seznam složek na serveru, speciální složky (Odesláno, Koš, Koncepty, Spam, Archiv), special-use (RFC 6154), propojení složek, přihlášení ke složkám (subscribe), mazání a trvalé odstranění (expunge), období synchronizace, offline kopie

Kde se vlastně nacházejí vaše složky?

V lekci 1.3 jste viděli rozdíl mezi IMAP a POP3. U IMAP se vaše pošta nachází na serveru a váš mailový program pouze zobrazuje, co se tam nachází. To platí i pro složky. Vytvoříte li v Thunderbirdu složku „Nabídky“, Thunderbird tuto složku vytvoří na serveru. Váš telefon ji poté uvidí také, stejně jako webmail.

To je přesně to, co chcete. Znamená to ale také, že mailový program může na serveru vytvořit složky, které jste nezamýšleli. A pokud se dva programy neshodnou na tom, jak se má složka jmenovat, vzniknou vám dvě.

Několik věcí, které je dobré vědět o složkách na IMAP serveru:

• Doručená pošta se na serveru vždy jmenuje INBOX. Je to jediná složka s pevně daným názvem. Váš program ji přeloží jako „Doručená pošta“, „Inbox“ nebo „Příchozí“.
• Všechny ostatní složky mají libovolný název. Server nezná „pravou“ složku Odesláno, pokud to sám neoznačí (viz níže).
• Podsložky se oddělují znakem, obvykle tečkou nebo lomítkem: INBOX.Offertes nebo Offertes/2026. To se projevuje zřídka, ale vysvětluje to, proč některé programy zobrazují všechny složky pod Doručenou poštou.
• Program někdy zobrazuje pouze složky, ke kterým je přihlášen (subscribe). Složka, která na serveru existuje, ale vy k ní nejste přihlášeni, pak vypadá, jako by zmizela.

Problém speciálních složek

Váš mailový program potřebuje pro svou funkci několik složek:

Každý program má své vlastní preference. Apple Mail používá jiné výchozí názvy než Outlook a Outlook zase jiné než aplikace Gmail. Pokud nastavíte svou schránku na třech zařízeních bez pozornosti, může se stát toto:

• Outlook ukládá odeslanou poštu do Sent Items.
• Váš iPhone ukládá odeslanou poštu do Sent Messages.
• Webmail ukládá odeslanou poštu do Sent.

Pak máte tři složky Odesláno a na každém zařízení vidíte jen část toho, co jste odeslali. To je nejčastější stížnost ohledně IMAP: „na telefonu nevidím, co jsem odeslal z počítače“.

Řešení: special-use

Od roku 2011 existuje rozšíření IMAP, díky kterému server sám označí, k čemu která složka slouží: special-use (RFC 6154). Server pak například řekne „tato složka se jmenuje Sent a má funkci \Sent“. Moderní mailový program to přebírá a už nevytváří vlastní složku.

Většina mailových serverů to podporuje, stejně jako většina programů. Přesto se to často nepovede u:

• schránky, která existuje už řadu let a ve které staré programy už vytvořily vlastní složky;
• schránky, která se přestěhovala od jiného poskytovatele, kde se složky jmenovaly jinak;
• programů, které jste nastavili ručně ještě předtím, než server special-use nabízel;
• POP3 (tam na serveru žádné složky neexistují, takže každé zařízení uchovává svou vlastní složku Odesláno lokálně).

Jak si sami správně propojit složky

Už máte zdvojené složky, nebo si nejste jisti? Pak vyberte jednu složku pro každou funkci a každému programu sdělte, která to je. Nejlepší je zvolit složku, kterou sám určuje server. Tu poznáte ve webmailu: tam je složka Odesláno obvykle nahoře s vlastní ikonou.

Kde to nastavíte?

• Thunderbird: Nastavení účtu, váš účet, Kopie a složky (Odesláno, Koncepty, Archiv) a Nastavení serveru (co se stane se smazanými zprávami a do jaké složky se přesunou).
• Apple Mail na Macu: Předvolby, Účty, váš účet, Chování schránky. Na iPhonu: Nastavení, Mail, Účty, váš účet, samotný účet, Pokročilé, kde pro každou funkci vyberete příslušnou složku na serveru.
• Klasický Outlook: u IMAP účtu v nastavení účtu (Další nastavení, Pokročilé) vyberete cestu hlavní složky a složku pro odstraněné položky. Pro odeslané položky klasický Outlook v mnoha verzích volbu nenabízí: použije složku, kterou určí server, a jinak vlastní.
• Aplikace Gmail: pracuje se složkou, kterou určuje server; nastavit to pro jednotlivé složky nelze.

Poté přesunete poštu z nadbytečných složek do zvolené složky a prázdné složky smažete. Udělejte to na jednom zařízení (nejlépe ve webmailu nebo na počítači) a počkejte, až se to přenese na ostatní zařízení.

Mazání probíhá ve dvou krocích

U IMAP je mazání vlastně nastavení příznaku. Zpráva dostane označení smazáno (\Deleted), ale na serveru stále zůstává. Teprve když program zadá příkaz expunge, je skutečně pryč. Většina programů to dělá takto:

1. Stisknete tlačítko Smazat. Program přesune zprávu do Koše (ve skutečnosti ji zkopíruje do Koše a originál označí jako smazaný).
2. Originál je okamžitě nebo při ukončení programu trvale odstraněn (expunge).
3. Teprve vyprázdněním Koše zpráva skutečně zmizí ze serveru.

Některé programy mají jiné nastavení. Pak vidíte zprávy přeškrtnuté čarou, které nikdy nezmizí: jsou označeny, ale nikdy trvale odstraněny. A stále se počítají do vašeho úložného prostoru. Hledejte ve svém programu funkci Komprimovat složku (Thunderbird), Vymazat smazané zprávy nebo nastavení typu „trvale odstranit smazané položky při opuštění složky“.

Důležité: smazání na jednom zařízení znamená smazání na všech zařízeních. V tom je smysl IMAP. Pokud chcete mít zprávu pryč z telefonu, ale ponechat ji v počítači, s IMAP to nejde. Nanejvýš můžete na telefonu nastavit kratší dobu synchronizace (viz níže).

Přesto něco zmizelo? Mnoho poskytovatelů uchovává zálohy, ze kterých lze schránku nebo složku obnovit, obvykle však jen po omezenou dobu. Nespoléhejte se na to jako na archiv.

Kolik toho synchronizujete?

Mailový program nemusí stahovat úplně vše. Na telefonu je často praktické synchronizovat jen posledních pár týdnů, nebo nechat pushovat jen Doručenou poštu. Ušetří to prostor i baterii. Na serveru se tím nic nemění: stará pošta tam stále zůstává, pouze ji na daném zařízení nevidíte.

Na počítači si většina programů vytváří offline kopii schránky (Outlook v souboru .ost, Thunderbird a Apple Mail ve své vlastní složce). Je to kopie, ne záloha: smažete li něco na serveru, zmizí to i z offline kopie. Skutečné lokální úložiště je složka, kterou si sami vytvoříte pod Místní složky (Thunderbird), Na mém Macu (Apple Mail) nebo v datovém souboru .pst (Outlook). Co tam přetáhnete, už na serveru není. Více o tom v lekci 3.2.

V praxi: jak to vypadá v panelu

Ve webmailu WebOké (Roundcube) vidíte vlevo všechny složky ze serveru. V části Nastavení, Složky můžete složky vytvářet, přejmenovávat, mazat a přihlašovat se k nim nebo odhlašovat. V části Nastavení, Předvolby, Speciální složky vidíte, která složka se používá jako Odesláno, Koncepty, Koš a Spam. U jiných poskytovatelů to funguje obdobně; jejich webmail se možná jmenuje jinak, ale téměř každý webmail má takovou správu složek.

Shrnutí

• U IMAP se na serveru nacházejí i vaše složky. Každé zařízení vidí stejné složky.
• Pouze INBOX má pevně daný název. Odesláno, Koš, Koncepty a Spam se u jednotlivých programů jmenují jinak, pokud je neoznačí server (special-use, RFC 6154).
• Zdvojené složky Odesláno vyřešíte tak, že pro každou funkci zvolíte jednu složku a nastavíte na ni každý program.
• Mazání u IMAP znamená nejprve označení a poté trvalé odstranění (expunge). Označené zprávy se stále počítají do vašeho úložného prostoru.
• Offline kopie není záloha; lokální složka ano, je to samostatné úložiště.

Kvíz

Úkol

Úkol O3.1: Zkontrolujte své složky. Otevřete svou schránku ve webmailu a na každém zařízení, na kterém ji používáte. Zapište si pro každé zařízení, kterou složku používá pro Odesláno, Koš, Koncepty a Spam. Máte zdvojené složky? Vyberte jednu pro každou funkci, nastavte na ni každé zařízení, přesuňte poštu a prázdné složky smažte. Poté vyplňte checklist a odpovězte na otázku: kterou složku určil sám server a jak jste to poznali?

Další čtení

Kroky v těchto článcích platí pro panely WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.

• Příručka k DirectAdmin 8.7: IMAP nebo POP3: jaký je rozdíl?
• Co je IMAP nebo POP3 a jak to funguje?
• Jak smažu zprávu v IMAP?
• Příručka k DirectAdmin 18.11: E-mail byl omylem smazán
• Obnovení emailové schránky nebo smazaných emailů ze zálohy
• RFC 6154 (IMAP LIST Extension for Special-Use Mailboxes)