Proč automatickou odpověď nedostane každý

Vaše odpověď v nepřítomnosti je zapnutá, ale zákazník tvrdí, že žádnou odpověď nedostal. Nebo ji někdo poprvé dostal a pak už ne. Obvykle nejde o chybu: odpověď v nepřítomnosti záměrně neodpovídá na každý e-mail. V tomto článku se dozvíte proč a jak ji nastavit tak, aby odpověď dostali ti správní lidé.

Jak to funguje

Odpověď v nepřítomnosti, kterou nastavujete ve webmailu v části Nastavení > Odpověď v nepřítomnosti, je technicky filtr na poštovním serveru. Spouští se ve chvíli, kdy e-mail dorazí, tedy i když je Váš počítač vypnutý. Pravidla pro takovou automatickou odpověď stanovuje standard pro odpovědi v nepřítomnosti v jazyce Sieve, RFC 5230 (anglicky). Obsahuje několik omezení, která zabraňují tomu, aby odpověď v nepřítomnosti způsobila škodu.

1. Jedna odpověď na odesílatele za interval

Server si pamatuje, komu už odpověděl. V rámci Intervalu odpovědí stejný odesílatel druhou odpověď nedostane. Pokud nic nezvolíte, je to podle standardu 7 dní. Pokud Vám někdo napíše čtyřikrát během tří dnů, dostane tedy jednu odpověď v nepřítomnosti. Teprve po uplynutí intervalu dostane další, jako připomínku, že jste stále pryč.

Testovali jste svou odpověď v nepřítomnosti tak, že jste si poslali e-mail z jiné adresy? Pak při druhém testu odpověď už nedostanete. To znamená, že vše funguje.

2. Žádná odpověď na e-mailové konference a automatické zprávy

Odpověď v nepřítomnosti, která odpovídá e-mailové konferenci s tisícem členů, nebo dvě automatické zprávy, které na sebe donekonečna reagují: to nikdo nechce. Proto server podle RFC 5230 (oddíl 4.6) neodpovídá na:

• e-maily s hlavičkou List-Id nebo jinými hlavičkami List: newslettery a e-mailové konference;
• e-maily s hlavičkou Auto-Submitted s jinou hodnotou než no: automatické zprávy, například jinou odpověď v nepřítomnosti nebo systémové oznámení;
• e-maily z adres jako MAILER-DAEMON nebo z adres, které začínají na owner- nebo končí na -request.

Vaše vlastní odpověď sama dostane hlavičku Auto-Submitted: auto-replied. Jiná odpověď v nepřítomnosti tak pozná, že na ni nemá odpovídat. Odpověď se dále odesílá na odesílatele v obálce (Return-Path). U běžného e-mailu je to adresa odesílatele, u systémů často technická adresa.

3. Pouze pokud je e-mail skutečně určen Vám

Server odpoví pouze tehdy, pokud je některá z Vašich adres uvedena v hlavičce Komu (To) nebo Kopie (Cc). Zabráníte tak odpovědím na e-maily, které dorazily přes konferenci nebo jako skrytá kopie (Bcc). Adresu Vaší vlastní schránky server zná, ale adresu jako info@example.com, která se do Vaší schránky přeposílá, nezná.

Proto je důležité pole Moje e-mailové adresy:

1. Přejděte do Nastavení > Odpověď v nepřítomnosti a otevřete Pokročilá nastavení.
2. Do pole Moje e-mailové adresy zadejte každou adresu, na kterou přijímáte e-maily, včetně aliasů a přesměrovacích adres (forwarderů). Pomocí Vyplnit všemi mými adresami webmail převezme adresy Vašich identit.
3. Klikněte na Uložit.

Pokud zapomenete na info@, zákazník, který píše na info@, odpověď v nepřítomnosti nedostane a možná bude marně čekat na odpověď.

4. Mimo čas začátku a konce

Pokud jste vyplnili Čas začátku a Čas konce, odpověď v nepřítomnosti mimo toto období nic nedělá. Zkontrolujte, zda jsou data správná, včetně roku. Pokud je necháte prázdná, je odpověď aktivní, dokud je Stav nastaven na Zapnuto. Datum začátku a konce je však nejbezpečnější volbou: nemůžete pak zapomenout odpověď vypnout.

Rychlé zjištění, proč někdo nedostal odpověď

Ponechte Akce pro příchozí zprávu nastavenou na Ponechat. Příchozí e-mail pak normálně zůstane ve Vaší schránce a přečtete si ho po návratu.

Postup se snímky obrazovky najdete v příručce k Roundcube v části Nastavení odpovědi v nepřítomnosti. Pokud používáte DirectAdmin, podívejte se na Vacation Messages v příručce k DirectAdminu.