Bezpečné sdílení a spolupráce
Modul 7: Přístupy, dodavatelé a cloud · Doba čtení: 10 minut
Cíl lekce: Po této lekci dokážete pro každou situaci vybrat nejbezpečnější způsob sdílení: interní sdílení s účtem, osobní sdílení, nebo veřejný odkaz s heslem, datem vypršení platnosti a limitem stažení, a víte, co raději neposílat e-mailem.
Klíčové pojmy: sdílecí odkaz, veřejný odkaz, datum vypršení platnosti, heslo na odkazu, limit stažení, žádost o nahrání souboru, šifrované odesílání, minimum údajů
Sdílení je nová příloha
Dříve jste posílali dokument jako přílohu e-mailu. Dnes stále častěji sdílíte odkaz na soubor ve svém cloudovém úložišti. To má velké výhody: žádné kopie, které se povalují kdovíkde, vždy aktuální verze, i velké soubory, a přístup lze později zase odebrat. Jednou odeslanou přílohu už nikdy nedostanete zpět.
Odkaz ale nese i vlastní riziko. Veřejný odkaz funguje pro kohokoli, kdo ho má. Pokud je přeposlán, vložen do skupinového chatu nebo se dostane do napadené e-mailové schránky, může se k souboru dostat i cizí osoba. Odkaz bez hesla nebo data vypršení, vytvořený před třemi lety pro jednu zakázku, často funguje dodnes.
Tři způsoby sdílení
Téměř každé cloudové úložiště nabízí tři druhy sdílení. Vždy zvolte ten nejvíce omezený, který ještě vyhovuje účelu.
| Způsob | Kdo má přístup | Kdy se používá |
|---|---|---|
| Interní sdílení s kolegou, který má účet | Pouze tato osoba, po přihlášení vlastním účtem a 2FA | Spolupráce uvnitř firmy |
| Osobní sdílení přes e-mailovou adresu | Pouze příjemce daného osobního odkazu, lze odebrat jednotlivě | Klient nebo účetní bez účtu |
| Veřejný odkaz | Kdokoli, kdo odkaz má | Něco, co lze sdílet široce, nebo když předchozí dvě možnosti nejdou použít |
Interní sdílení je nejbezpečnější: neexistuje odkaz, který by mohl uniknout, a pokud kolega odejde a jeho účet se deaktivuje (lekce 7.1), přístup okamžitě zanikne. U osobního sdílení dostane každý příjemce vlastní odkaz, takže vidíte, s kým konkrétně sdílíte, a můžete přístup u jednotlivých osob ukončit zvlášť.
Nastavení odkazu
Pokud přece jen musí jít o veřejný odkaz, nastavte ho vědomě. Většina služeb nabízí tyto možnosti:
- Oprávnění: pouze zobrazit, nebo i upravovat. Jako výchozí zvolte pouze zobrazit. Pro pouhé nahlédnutí to stačí.
- Heslo na odkazu: kdo odkaz otevře, musí nejprve zadat heslo. Pošlete toto heslo jiným kanálem než odkaz: odkaz e-mailem, heslo přes sms nebo telefonicky. Kdo zachytí jen e-mail, nemá tak zatím nic.
- Datum vypršení platnosti: po tomto datu odkaz přestane fungovat. Nemusíte si tak pamatovat, že ho máte uklidit.
- Limit stažení: odkaz přestane fungovat po určitém počtu stažení.
- Skrýt stažení: příjemce nevidí tlačítko pro stažení. Nejde o skutečnou ochranu: co někdo vidí, může také zaznamenat, byť jen snímkem obrazovky.
- Štítek nebo název pro odkaz, abyste později věděli, k čemu sloužil.
Sdílejte navíc samotný soubor, ne celou složku kolem něj, pokud ten druhý opravdu nemá vidět vše ve složce. Odkaz na složku „Klienti 2026“ kvůli jedné nabídce je klasický únik.
Žádost o nahrání souboru
Pokud Vám má klient nebo dodavatel něco dodat, použijte žádost o nahrání souboru (také nazývanou upload odkaz nebo „pouze vložit“). Druhá strana může soubory nahrát, ale nevidí, co už ve složce je. Dejte každému klientovi vlastní složku a vlastní žádost, s heslem a datem vypršení platnosti. Klient A tak nikdy neuvidí podklady klienta B a Vy hned víte, od koho co pochází.
Co nepatří do běžného e-mailu
Běžný e-mail lze přirovnat k pohlednici, která prochází několika poštami. Spojení mezi e-mailovými servery bývá šifrované, ale e-mail pak zůstává čitelný ve schránkách odesílatele i příjemce, často celé roky, a stačí jedna chybně napsaná adresa k úniku osobních údajů (lekce 8.2).
Proto jako běžnou přílohu neposílejte:
- kopie pasů nebo občanských průkazů;
- zdravotní údaje nebo údaje o zdravotním stavu;
- výplatní pásky, přehledy mezd a rodná čísla;
- hesla a obnovovací kódy (ty patří do správce hesel, případně do sdíleného trezoru, lekce 2.2).
Místo toho použijte sdílení s heslem a datem vypršení platnosti z vlastního úložiště, nebo službu, která podporuje šifrované odesílání, kdy zprávu může otevřít pouze příjemce. Existují různé druhy: šifrování zabudované v e-mailovém programu nebo balíku, zabezpečená komunikační služba, nebo samostatná služba pro šifrované posílání souborů.
Minimum údajů
Nejlepší ochranou proti úniku jsou údaje, které nesdílíte. Při každém sdílení se ptejte: potřebuje to druhá strana opravdu? Účetní potřebuje Vaše faktury, ne celou databázi klientů. Pronajímatel chce vědět, že daná osoba existuje, ale nemusí mít vždy kopii pasu. Pokud přece jen musí být kopie dokladu totožnosti, můžete zakrýt rodné číslo a fotografii a přidat vodoznak s účelem a datem. Pro tento účel existují bezplatné aplikace, které umožňují upravit kopii dokladu před odesláním.
Úklid
Odkazy se postupně hromadí. Mnoho služeb zobrazuje přehled všeho, co jste sdíleli. Projděte si jej jednou za čtvrtletí:
- Zrušte všechny veřejné odkazy bez data vypršení platnosti, které už nejsou potřeba.
- Zkontrolujte, zda externí osoby stále mají přístup ke složkám z již dokončené zakázky.
- Kde to lze, nastavte výchozí datum vypršení platnosti pro nové odkazy.
V praxi: jak to vypadá
V ukázkovém prostředí Nextcloud vytvoříte veřejný odkaz přes záložku Sdílet u daného souboru. U položky Upravit odkaz najdete oprávnění (Pouze zobrazit nebo Povolit úpravy) a v Pokročilém nastavení heslo, datum vypršení platnosti, Skrýt stažení, poznámku pro příjemce a Omezit stažení. Tlačítkem Zastavit sdílení odkaz okamžitě zrušíte. Pokud sdílíte přes e-mailovou adresu, Nextcloud pošle každému příjemci vlastní odkaz, který můžete zrušit jednotlivě. Pro přijímání podkladů slouží žádost o nahrání souboru, s vlastní složkou pro každého klienta, heslem a datem vypršení platnosti. V Euro-Office sdílíte dokumenty přes stejné odkazy; návod doporučuje udělovat práva k úpravám pouze tehdy, pokud je to opravdu nutné. Jiná cloudová úložiště fungují obdobně, i když tlačítka se jmenují jinak a některé možnosti (jako limit stažení) nejsou všude dostupné.
Shrnutí
- Zvolte nejvíce omezený způsob sdílení, který ještě funguje: interní, osobní, a až jako poslední možnost veřejný odkaz.
- Veřejný odkaz funguje pro kohokoli, kdo ho má; dejte mu heslo (poslané jiným kanálem), datum vypršení platnosti a pouze práva ke čtení.
- Sdílejte soubor, ne složku; použijte žádost o nahrání souboru, pokud má někdo něco dodat.
- Citlivé údaje neposílejte jako běžnou přílohu a sdílejte jen to, co druhá strana opravdu potřebuje.
- Pravidelně uklízejte staré odkazy a externí přístupy.
Kvíz
Úkol
Úkol A7.3: Posuďte sdílený odkaz. Dostanete řadu situací s nastaveními sdíleného odkazu: co se sdílí, s kým, s jakými právy, zda má heslo a datum vypršení platnosti a jak je heslo posláno. U každé situace posuďte, zda je vše v pořádku, zda to lze zlepšit nebo zda to tak nemá být, a vyberte nejdůležitější vylepšení. Program Vaši odpověď zkontroluje a u každé situace poskytne vysvětlení.
Další čtení
Kroky v článcích WebOké platí pro prostředí WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.
- Příručka k Nextcloud 5.2: Vytvoření veřejného odkazu: čtení, úpravy, heslo, datum skončení platnosti a limit stahování
- Příručka k Nextcloud 5.4: Sdílení e-mailem s někým bez účtu
- Příručka k Nextcloud 16.5: Klient dodává soubory pomocí žádosti o soubor s heslem a datem ukončení
- Příručka Euro-Office 9.3: Heslo a datum skončení platnosti u odkazu
- Příručka Euro-Office 9.5: Sdílení s někým mimo Vaši organizaci