Pravidlo 3-2-1 a co byste měli zálohovat

Modul 6: Zálohy · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete určit, co byste měli zálohovat (včetně cloudových služeb a e-mailu), vysvětlit rozdíl mezi synchronizací a zálohou a sestavit jednoduché schéma 3-2-1 pro vlastní firmu.
Klíčové pojmy: záloha, synchronizace, 3-2-1, verze, doba uchování, cloud není automaticky záloha, sdílená odpovědnost

Proč je záloha Vaší poslední záchrannou sítí

Všechna ostatní opatření v tomto kurzu snižují pravděpodobnost, že se něco pokazí. Záloha dělá něco jiného: zajistí, že budete moci pokračovat, i když se něco pokazí. Notebook ukradený z auta, kolega, který omylem smaže složku s nabídkami, aktualizace, která rozbije Váš e-shop, ransomware, který vše zašifruje: ve všech těchto případech už otázka nezní „jak tomu zabránit?“, ale „jak rychle se vrátíme zpět?“.

Záloha je kopie Vašich dat, která je oddělená od originálu a pomocí které můžete obnovit dřívější stav. Tato poslední čtyři slova jsou důležitá. Kopie, která se mění zároveň s originálem, Vám nepomůže, pokud je originál poškozený nebo zašifrovaný.

Nizozemský NCSC to ve svém vysvětlení, co dělat při útoku ransomwarem, formuluje bez obalu: pokud neexistuje způsob, jak zvrátit zašifrování, jsou zálohy jediným způsobem, jak své soubory získat zpět.

Synchronizace není záloha

Mnoho podnikatelů si myslí, že mají zálohu, protože jejich soubory jsou „v cloudu“. Většinou tím ale myslí synchronizaci: složku na notebooku, která se automaticky udržuje stejná jako složka v cloudové službě, a často i s telefonem a notebookem kolegy.

Synchronizace je užitečná, ale dělá přesně to, co slibuje: udržuje vše stejné. I chyby.

Mnoho synchronizačních služeb má koš a verze: smazaný soubor zůstává nějakou dobu obnovitelný a u změněného souboru si služba uchovává starší verze. To je skutečná záchranná síť a často nejrychlejší způsob, jak něco obnovit. Je to ale omezené. Koš se po pevně dané lhůtě vyprázdní, verze se postupně ořezávají a kdokoli převezme Váš účet, může ten koš také vyprázdnit. Berte to jako první pomoc, ne jako jedinou zálohu.

Pravidlo 3-2-1

Jednoduché pravidlo, které doporučuje i nizozemský NCSC, je pravidlo 3-2-1:

• 3 kopie Vašich dat: originál plus dvě zálohy;
• 2 různých typech úložiště (například server Vašeho poskytovatele hostingu a externí disk, nebo Váš notebook a samostatná záložní služba);
• 1 je na jiném místě, mimo Vaši kancelář nebo v jiném datacentru.

Myšlenka za tím je: jedna událost nesmí nikdy zasáhnout všechny kopie najednou. Požár v kanceláři zasáhne notebook i externí disk ležící vedle něj, ale ne kopii na jiném místě. Výpadek jedné cloudové služby zasáhne tuto službu, ale ne disk v šuplíku. Ransomware zasáhne vše, co je připojené, ale ne to, co je odpojené (o tom více v lekci 6.2).

Příklad pro Pekárnu Example:

1. Originál: účetnictví a recepty v cloudovém úložišti, web a e-mail u poskytovatele hostingu.
2. Kopie 1: automatické zálohy, které poskytovatel hostingu vytváří každou noc, na samostatných úložných serverech.
3. Kopie 2: jednou týdně záloha nejdůležitějších složek a stažení webové zálohy na externí disk, který se poté odpojí a odnese se domů.

Co patří na Váš seznam?

Většina problémů se zálohami nevzniká tím, že by se záloha nepovedla, ale tím, že v ní něco nikdy nebylo. Nejprve si proto udělejte seznam všeho, na čem Vaše firma funguje. Zamyslete se nad:

• Soubory: dokumenty, nabídky, fotografie, návrhy, na noteboocích, síťovém disku (NAS) a v cloudovém úložišti.
• E-mail: všechny e-mailové schránky, včetně sdílených, jako info@example.com a factuur@example.com. Pozor: kdo stahuje poštu přes POP3, má ji často jen na jednom konkrétním počítači.
• Web a e-shop: soubory i databázi. Web bez příslušné databáze zpravidla nemá žádnou hodnotu.
• Cloudové služby: účetní program, pokladní systém, plánování, CRM. Dá se z nich udělat export, a jak často to děláte?
• Konfigurace: DNS záznamy domény, nastavení routeru, správce hesel (s obnovovacími údaji na bezpečném místě, viz modul 2).
• Telefony: fotografie účtenek, kontakty, historie chatu, pokud je firemně důležitá.

Ke každé položce si zapište: kde se nachází, kdo z ní dělá zálohu, jak často, kde je záloha uložena a jak dlouho se uchovává. Prázdná buňka v této tabulce je díra.

Sdílená odpovědnost u cloudových služeb

„Je to u Microsoftu (nebo Google, nebo mého poskytovatele hostingu), takže je to v bezpečí.“ To platí jen z poloviny. Velcí poskytovatelé pracují s modelem sdílené odpovědnosti: poskytovatel se stará o servery, datacentrum a fungování služby; Vy zůstáváte odpovědní za svá vlastní data, účty a nastavení.

Microsoft ve své vlastní dokumentaci doslova uvádí, že u každé formy cloudové služby, i u hotového softwaru jako Microsoft 365, zůstává zákazník odpovědný za svá data, účty a přístup k nim. To, co samotné služby uchovávají, je omezené a časově ohraničené. Dva příklady z oficiální dokumentace:

• Exchange Online (e-mail Microsoftu 365) uchovává trvale smazanou poštu standardně 14 dní, správce ji může prodloužit až na 30 dní. Poté je pryč.
• Google Drive trvale odstraňuje soubory, které jsou v koši déle než 30 dní. Po vyprázdnění koše může správce soubory obnovit ještě 25 dní; poté už podle Google nejsou obnovitelné.

To jsou skvělé záchranné sítě pro omyl z minulého týdne. Pokud ale zjistíte až po dvou měsících, že odcházející zaměstnanec vyprázdnil složku, nepomohou. U každé služby, kterou používáte, si přečtěte, co poskytovatel sám uvádí o uchovávání a obnově, a zeptejte se svého poskytovatele, pokud to není jasné. Pokud službu používáte pro důležitá data, zajistěte si vlastní zálohu nebo pravidelný export.

V praxi: jak to vypadá

U příkladového poskytovatele WebOké existuje vedle sebe několik druhů záloh a fungují odlišně:

• WebOké Backups vytváří každou noc automaticky kompletní zálohu hostingového balíčku: soubory, databáze, e-mailové schránky a nastavení. Tyto zálohy jsou uloženy zašifrované na samostatných úložných serverech v jiném datacentru a sami si můžete obnovit zálohu z posledních 30 dní.
• Kromě toho si můžete v DirectAdminu sami vytvořit zálohu. Ta se uloží do Vašeho vlastního balíčku, počítá se do Vašeho úložného prostoru a nachází se tedy na stejném místě jako originál. Taková kopie je skutečnou dodatečnou kopií až ve chvíli, kdy ji stáhnete a uložíte jinde.
• V Nextcloud jsou koš a verze záchrannou sítí pro každodenní práci: smazané soubory a verze zůstávají k dispozici až 31 dní (dříve zmizí, pokud je potřeba místo). Systémové zálohy serverů slouží pro mimořádné situace a nejsou zákazníkům přístupné. Návod sám doporučuje uchovávat vlastní kopii nenahraditelných souborů.
• Znalostní báze uvádí dvě omezení: e-mail, který přijde a je smazán ve stejný den, se nedostane do žádné noční zálohy, a pošta, kterou máte přes POP3 pouze ve svém počítači, do ní také nepatří.

U jiných poskytovatelů to může být řešeno podobně, nebo úplně jinak: jiné doby uchování, zálohy pouze za poplatek, nebo jen záloha pro mimořádné situace, ke které se sami nedostanete. Zeptejte se svého poskytovatele a odpověď si zapište do seznamu.

Shrnutí

• Záloha je samostatná kopie, pomocí které můžete obnovit dřívější stav; synchronizace přenáší dál i chyby a zašifrování.
• Koš a verze v cloudových službách jsou užitečné, ale časově omezené a nenahrazují zálohu.
• 3-2-1: tři kopie, dva typy úložiště, jedna na jiném místě.
• Nejprve si udělejte seznam všeho, na čem Vaše firma funguje, včetně e-mailu, databází, cloudových služeb a konfigurace.
• U cloudových služeb zůstáváte odpovědní za svá data; ověřte si, co Váš poskytovatel uchovává a jak dlouho.

Kvíz

Úkol

Úkol D6.1: Váš seznam záloh a schéma 3-2-1. Vytvořte tabulku všeho, na čem Vaše firma funguje: soubory, e-mailové schránky, web a databáze, cloudové služby, konfigurace a telefony. U každého řádku uveďte, kde se daná věc nachází, kdo z ní dělá zálohu, jak často, kde je záloha uložena a jak dlouho se uchovává. U alespoň dvou cloudových služeb vyhledejte, co poskytovatel sám uvádí o uchovávání a obnově. Označte každý řádek, který nesplňuje pravidlo 3-2-1, a napište, co s tím uděláte.

Další čtení

Postupy v článcích WebOké platí pro prostředí WebOké; u jiných poskytovatelů to může fungovat podobně, nebo jinak. Zeptejte se svého poskytovatele.

• Příručka k DirectAdmin 16.1: Jaké zálohy jsou dostupné u WebOké
• Příručka WebOké 6.10: WebOké Backups: obnovení souborů
• Příručka k Nextcloud 6.6: Zálohování u WebOké: co uchováváme my a co můžete udělat sami
• WebOké Zálohy: zobrazení, obnovení nebo stažení zálohy
• Nizozemský NCSC, Sestavení strategie zálohování: https://www.ncsc.nl/back-up/een-back-up-strategie-opstellen
• Microsoft, Shared responsibility in the cloud (anglicky): https://learn.microsoft.com/en-us/azure/security/fundamentals/shared-responsibility
• Microsoft, Recoverable Items folder in Exchange Online (anglicky): https://learn.microsoft.com/en-us/exchange/security-and-compliance/recoverable-items-folder/recoverable-items-folder
• Google Workspace, Recover deleted files and folders for Drive users (anglicky): https://knowledge.workspace.google.com/admin/drive/recover-deleted-files-and-folders-for-drive-users