Outlook: nová a klasická verze

Modul 2: Nastavení vaší schránky · Doba čtení: 10 minut

Cíl lekce: Po této lekci dokážete nastavit IMAP schránku v nové i klasické verzi Outlook pro Windows a v Outlook pro Mac, a budete vědět, jaký je rozdíl v tom, kam se dostane Vaše pošta a Vaše heslo.

Klíčové pojmy: nová Outlook, klasická Outlook, Outlook pro Mac, aplikace Outlook v telefonu, synchronizace s Microsoft Cloud, IMAP, Exchange, soubor .ost a .pst, ruční nastavení

Dva programy se stejným názvem

"Outlook" je dnes souhrnný název. Na počítači s Windows se můžete setkat se dvěma velmi odlišnými programy:

Staré aplikace Windows Pošta a Kalendář od konce roku 2024 už nejsou podporované; kdo je používal, automaticky přešel na novou Outlook. Díky tomu má mnoho lidí novou Outlook, aniž by si ji vědomě zvolili.

Co znamená "přes cloud Microsoftu"

Toto je nejdůležitější rozdíl, a málokdo o něm ví. Klasická Outlook, Thunderbird a Apple Mail se připojují přímo k Vašemu IMAP serveru. Vaše heslo zůstává pouze na Vašem počítači.

Nová Outlook funguje jinak. Microsoft to nazývá "synchronizace účtu s Microsoft Cloud": server Microsoftu se jménem vaším přihlásí k Vašemu mailovému serveru, stáhne si Vaši poštu a uloží si kopii ve svých datacentrech. Nová Outlook na Vašem počítači poté komunikuje s Microsoftem, nikoli přímo s Vaším mailovým serverem. Microsoft tak získá Vaši e-mailovou adresu, Vaše heslo a kopii Vaší pošty, kalendáře a kontaktů. Microsoft sám uvádí, že se na tyto údaje pak vztahují jeho vlastní podmínky a zásady ochrany osobních údajů. Totéž platí pro aplikaci Outlook na iPhonu a Androidu, a pokud to nevypnete, i pro Outlook pro Mac.

Důsledky, které v praxi pocítíte:

• Zpoždění. Nová pošta se někdy zobrazí až po chvíli, protože ji musí nejprve stáhnout Microsoft.
• Nejasná chybová hlášení. Pokud se Microsoftu nepodaří přihlásit, uvidíte jen zprávu "něco se pokazilo". Nepoznáte, zda je problém v heslu, portu nebo certifikátu.
• Přihlašovací pokusy z cizí IP adresy. Váš mailový server vidí přihlašovací pokusy ze serverů Microsoftu, ne z Vašeho vlastního internetového připojení. Po několika neúspěšných pokusech může být takový server zablokován, a pak to nějakou dobu nefunguje.
• Soukromí a pravidla. U některých organizací (zdravotnictví, veřejná správa, advokacie) nesmí firemní pošta jen tak skončit u třetí strany. V takovém případě je nová Outlook s IMAP účtem problémem z hlediska souladu s GDPR.

Pokud toto nechcete, použijte klasickou Outlook (dokud ji Microsoft nabízí), Thunderbird (lekce 2.5), nebo na Macu Apple Mail (lekce 2.3). V Outlook pro Mac můžete při přidávání IMAP účtu synchronizaci s Microsoft Cloud vypnout.

Nastavení klasické Outlook

1. Klikněte na Soubor a poté Přidat účet.
2. Zadejte svou e-mailovou adresu. Klikněte na Pokročilé možnosti a zaškrtněte Nastavit účet ručně. Klikněte na Připojit.
3. Zvolte IMAP.
4. Příchozí pošta: název serveru, port 993, metoda šifrování SSL/TLS.
5. Odchozí pošta: název serveru, port 587 se STARTTLS (nebo 465 se SSL/TLS).
6. Klikněte na Další, zadejte heslo ke schránce, klikněte na Připojit. Pokud Outlook požádá o uživatelské jméno, zadejte svou celou e-mailovou adresu.

Pokud se dostanete do staršího okna Nastavení účtu, zvolte nový účet typu IMAP a vyplňte stejné údaje. V záložce Server pro odchozí poštu v části Další nastavení zapněte, že odchozí server vyžaduje ověření, se stejným nastavením jako příchozí server.

Nastavení nové Outlook

1. Otevřete Nastavení (ozubené kolečko) a poté Účty.
2. Zvolte Přidat účet, zadejte svou e-mailovou adresu, klikněte na Pokračovat.
3. Zvolte IMAP, až se Outlook zeptá, o jaký typ účtu jde.
4. Otevřete pokročilá nastavení (nebo "další možnosti"), abyste mohli servery zadat sami.
5. Příchozí: název serveru, port 993, SSL/TLS. Odchozí: název serveru, port 587 STARTTLS nebo 465 SSL/TLS. U obou zadejte svou celou e-mailovou adresu a heslo.
6. Klikněte na Pokračovat. Outlook požádá o souhlas se synchronizací účtu s Microsoft Cloud. Bez tohoto souhlasu se přidání účtu nezdaří.

Úskalí v Outlooku

Outlook si sám zvolí Exchange nebo Microsoft 365. Outlook se nejprve pokusí o autodiscover (lekce 2.1). Pokud nic nenajde nebo najde něco nesprávného, někdy předpokládá, že jde o účet Microsoftu, a stále žádá o heslo k účtu Microsoft. Běžná schránka u hostingové společnosti není Exchange účet. Vždy zvolte ručně IMAP (nebo POP3).

Odeslaná pošta zůstává lokálně. Ve starších verzích nebo při chybném propojení složek ukládá Outlook odeslanou poštu do složky "Odeslaná pošta" na Vašem počítači místo do složky Odeslané na serveru. Pak tuto poštu neuvidíte v telefonu. Jak to napravit, najdete v lekci 3.1.

Soubor .ost a .pst. Klasická Outlook ukládá IMAP účet do souboru .ost: jde o kopii toho, co je na serveru, a Outlook si ji dokáže znovu vytvořit. POP3 účet nebo archiv se ukládá do souboru .pst: to je jediné místo, kde taková pošta existuje. Ze souboru .pst si tedy vytvořte zálohu. Poškozený soubor .ost můžete klidně smazat; Outlook vše znovu stáhne ze serveru.

Velké schránky. Klasická Outlook umí u IMAP účtu nastavit, kolik pošty se ukládá offline na Vašem počítači (například posledních 12 měsíců). Pokud je toto období krátké, může se zdát, že starší pošta chybí, přestože je stále na serveru. Zobrazí se hlášení, že na serveru je více položek. Pokud chcete prohledávat i starou poštu na svém počítači, nastavte v nastavení účtu delší období.

Nové heslo. Pokud jste změnili heslo ke schránce, Outlook obvykle sám požádá o nové. V klasické Outlook ho upravíte přes Soubor, Nastavení účtu, v nové přes Nastavení, Účty. Nezapomeňte na ostatní zařízení, jinak server může zablokovat Vaši IP adresu (lekce 1.4).

Outlook pro Mac a v telefonu

Outlook pro Mac nastavíte přes nabídku Outlook, Nastavení, Účty, znaménko plus, Nový účet. Zvolte IMAP a vyplňte stejné údaje. Dejte pozor na zaškrtávací políčko pro synchronizaci s Microsoft Cloud.

Aplikace Outlook na iPhonu a Androidu vždy funguje přes cloud Microsoftu. V telefonu je obvykle jednodušší volbou vestavěná aplikace pro poštu (Apple Mail, Gmail-app) (lekce 2.3 a 2.4).

V praxi: Outlook s hostingovou schránkou

U schránky od WebOké vyplníte v Outlooku: IMAP, Váš název domény nebo název serveru z Vašeho balíčku, port 993 SSL/TLS, odchozí 587 STARTTLS nebo 465 SSL/TLS, Vaši celou e-mailovou adresu a heslo ke schránce. S novou Outlook probíhá připojení přes Microsoft, takže mailový server vidí přihlašovací pokusy od Microsoftu. U jiných poskytovatelů to funguje obdobně, liší se pouze název serveru.

Shrnutí

• Pro Windows existují dvě verze Outlooku: klasická (přímo k Vašemu mailovému serveru) a nová (přes cloud Microsoftu).
• Nová Outlook předává Microsoftu Vaše heslo a kopii Vaší pošty. Pokud to nechcete, použijte klasickou Outlook, Thunderbird nebo Apple Mail.
• Vždy zvolte ručně IMAP; hostingová schránka není Exchange účet.
• Soubor .ost je kopie ze serveru, soubor .pst je často jediné místo, kde pošta existuje: vytvořte si z něj zálohu.

Kvíz

Úkol

Úkol O2.2: Nastavení a kontrola Outlooku. Používáte Outlook? Zjistěte, kterou verzi máte (klasickou, novou, Mac nebo aplikaci) a nastavte si schránku, nebo zkontrolujte stávající nastavení. Vyplňte kontrolní seznam: typ účtu, příchozí server a port, odchozí server a port, zabezpečení, uživatelské jméno u příchozí i odchozí pošty, zda je zapnuté ověření pro odchozí poštu, a zda účet probíhá přes Microsoft Cloud. Nakonec odpovězte: je poslední bod pro Vás nebo Vaši organizaci problém, a proč? Program Vám poté zobrazí kritéria.

Další čtení

Postupy v těchto článcích platí pro panely WebOké; u jiných poskytovatelů to funguje obdobně.

• Příručka k DirectAdmin 8.2: Outlook pro Windows (nový a klasický)
• Příručka k DirectAdmin 8.3: Apple Mail a Outlook na Macu
• Přidání e-mailové schránky do Outlooku
• Microsoft Support, "Sync your account in Outlook to the Microsoft Cloud" (vysvětlení Microsoftu k synchronizaci přes cloud)