Používání Bcc a soukromí: posílání e-mailů skupině lidí, kteří se navzájem neznají
Pokud posíláte e-mail najednou zákazníkům, členům nebo rodičům ze sportovního klubu, nechcete, aby každý viděl e-mailové adresy ostatních. K tomu slouží pole Bcc. V tomto článku se dozvíte, kdy použít Komu, Cc nebo Bcc, proč mohou být viditelné adresy únikem dat a jak ve webmailu bezpečně napsat skupině.
Komu, Cc a Bcc
| Pole | Pro koho? | Kdo adresu vidí? |
|---|---|---|
| Komu | Pro toho, kdo má něco udělat nebo od koho očekáváte odpověď | Všichni příjemci |
| Cc (carbon copy, kopie) | Pro toho, kdo zprávu čte, ale nemusí nic dělat | Všichni příjemci |
| Bcc (blind carbon copy, skrytá kopie) | Pro toho, kdo dostává kopii, kterou ostatní nesmí vidět | Nikdo, ani ostatní příjemci v Bcc |
Bcc funguje proto, že poštovní server doručuje na adresy uvedené na obálce, nikoli podle toho, co stojí ve zprávě. Adresa v Bcc se na obálku dostane, ale hlavička Bcc se do zprávy, kterou dostanou ostatní, nepřenáší.
Viditelné adresy mohou být únikem dat
E-mailová adresa konkrétní osoby, například sanne@example.com, je osobní údaj. Pokud pošlete jeden e-mail čtyřiceti zákazníkům v poli Komu nebo Cc, každý zákazník dostane adresy ostatních třiceti devíti. Ti k tomu nikdy nedali souhlas.
GDPR to označuje jako porušení zabezpečení osobních údajů (článek 4 bod 12): bezpečnostní chybu, která mimo jiné vede k neoprávněnému zpřístupnění osobních údajů. Řečeno obyčejně: únik dat. Zda to musíte ohlásit dozorovému úřadu (v Nizozemsku je to Autoriteit Persoonsgegevens), závisí na riziku pro dotčené osoby (článek 33). Čtyřicet adres zákazníků květinářství je něco jiného než čtyřicet adres účastníků podpůrné skupiny pro lidi s dluhy. U té druhé už samotná skutečnost, že je někdo na seznamu, prozrazuje něco citlivého. Pokud si nejste jisti, incident zaznamenejte a zjistěte, zda je ohlášení nutné. Nejedná se o právní radu.
Jak bezpečně napsat skupině
- Ve webmailu klikněte na Napsat.
- Do pole Komu zadejte svou vlastní adresu. E-mail tak bude mít řádného příjemce a Vy sami dostanete kopii.
- Klikněte na plus vpravo od pole Komu a zvolte Bcc.
- Všechny ostatní adresy zadejte do pole Bcc.
- Než kliknete na Odeslat, ještě jednou zkontrolujte, zda v poli Komu nebo Cc nejsou adresy, které tam nepatří.
Skupina z adresáře
Vytvořili jste si v adresáři skupinu, například Dodavatelé nebo Členové? Pak napište do pole název skupiny, nebo ji vyberte tlačítkem s panáčky vedle pole. Webmail pak vloží všechny adresy ze skupiny do pole, ve kterém skupinu vyberete. Pokud skupinu vyberete v poli Komu, uvidí každý ze skupiny všechny ostatní adresy. Skupinu lidí, kteří se navzájem neznají, proto vždy vybírejte v poli Bcc. Jak skupinu vytvořit, se dozvíte v článku Vytváření skupin.
Mnoho příjemců: denní limit a služba pro newslettery
Poštovní schránka je určena pro osobní poštu, ne pro newslettery. Denně můžete odeslat jen omezený počet e-mailů a tento limit platí pro celý Váš balíček dohromady: všechny poštovní schránky, webmail i Váš web. Započítává se každý příjemce, i v Bcc. Jedna zpráva s dvěma sty adresami v Bcc tedy znamená dvě stě e-mailů. Přečtěte si článek Limit pro odesílání e-mailů.
Pokud chcete pravidelně oslovovat velkou skupinu, použijte službu pro newslettery. Ta zajistí odhlašování a udržovaný seznam. Skupina v adresáři nemá tlačítko pro odhlášení: požádá-li Vás někdo, abyste mu už nepsali, odeberte ho ze skupiny sami. Více se dozvíte v lekci Souhlas, odhlášení a čistý seznam kurzu E-mail v pořádku.
Přesto jste omylem zobrazili všechny adresy?
Odeslaný e-mail už nevrátíte. Zaznamenejte, co se stalo: o jaký e-mail šlo, kdy a komu byl odeslán. Poté posuďte, zda je nutné incident ohlásit. Co je únik dat a jak funguje ohlašovací povinnost, se dozvíte v lekci Úniky dat a ohlašovací povinnost kurzu Bezpečně online.
Postup ve webmailu najdete také v příručce k Roundcube v části Napsání nové zprávy. Text GDPR najdete na EUR-Lex.