Van Microsoft 365 naar WebOké: wat je in de DNS en bij Microsoft opruimt

Stap je met je e-mail over van Microsoft 365 naar WebOké? Het kopiëren van je mailboxen staat in E-mail verhuizen naar WebOké met de e-mailverhuistool. Dit artikel gaat over de rest: wat je in de DNS van je domein aanpast, wat je bij Microsoft opruimt, en in welke volgorde. Doe je dat niet, dan blijft er mail bij Microsoft binnenkomen of blijft Outlook bij Microsoft inloggen.

Waar je op moet letten

• Het geaccepteerde domein. Zolang je domein in Microsoft 365 staat als geaccepteerd domein, levert Microsoft mail tussen gebruikers van jouw omgeving intern af, zonder naar de MX-records te kijken. Mailt een collega die nog bij Microsoft werkt naar een andere collega, dan komt die mail in de oude mailbox. Zet daarom iedereen op dezelfde dag over en haal het domein na de overstap weg bij Microsoft.
• Autodiscover. Outlook zoekt zijn instellingen via autodiscover.jouwdomein.nl. Wijst dat met een CNAME-record naar autodiscover.outlook.com, dan blijft Outlook bij Microsoft aankloppen, ook als je een nieuw account toevoegt.
• Snel instellen vervangt records. Met Snel instellen voor WebOké Mail zet je de records in één klik goed, maar de bestaande MX- en SPF-records worden dan vervangen. Andere verzenders in je SPF-record moet je daarna zelf terugzetten. Zie E-mail snel instellen in de DNS.

Het stappenplan

1. Back-up van je DNS. Maak eerst een DNS-back-up, zodat je altijd terug kunt. Zie DNS terugzetten en een DNS-back-up maken. Schrijf ook op welke diensten namens je domein mailen, zoals je website, webwinkel of nieuwsbriefdienst.
2. Mailboxen klaarzetten en eerste kopie. Maak de mailboxen aan bij WebOké en kopieer de mail met de e-mailverhuistool. Bij Microsoft log je in met Inloggen bij Microsoft en een code.
3. SPF voor de overgang. Er mag maar één SPF-record zijn. Zet WebOké erbij in hetzelfde record, zodat in de overgangsdagen beide mogen versturen, bijvoorbeeld:

   v=spf1 a mx include:webawere.nl include:spf.protection.outlook.com ~all

   Laat de includes van je andere verzenders staan. In de SPF-bouwer staan knoppen voor WebOké en Microsoft 365, zie DNS-hulpjes: MX, SPF, DMARC, CAA en SRV.
4. Het wisselmoment, voor iedereen tegelijk. Zet de MX-records naar WebOké en haal de oude MX van Microsoft weg. Zet de aflevering op WebOké: op de kaart E-mail-instellingen staat de schakelaar Aflevering dan op WebOké, en in DirectAdmin staat bij MX Records de optie Gebruik deze server om mijn e-mails af te handelen aan. Snel instellen voor WebOké Mail doet dit in één keer; zet daarna de Microsoft-include en je andere verzenders terug in het SPF-record. Verwijder tegelijk het CNAME-record autodiscover dat naar autodiscover.outlook.com wijst. Zie Na de verhuizing: MX-records en je apparaten.
5. Tweede kopie. Draai de verhuizing een dag later nog een keer. Mail die al is gekopieerd, wordt overgeslagen.
6. Outlook en apparaten. Voeg je mailbox bij WebOké toe als nieuw account (IMAP) en verwijder daarna het oude Microsoft-account. Blijft Outlook voor Windows toch bij Microsoft inloggen, maak dan een nieuw Outlook-profiel met alleen je WebOké-mailbox. Zie Outlook voor Windows (nieuw en klassiek) en bij Microsoft Een Outlook-profiel maken.
7. Na een paar weken: opruimen. Werkt alles, ruim dan de DNS en Microsoft op (zie hieronder) en zeg daarna pas je licenties op.

Wat je opruimt in de DNS

Controleer daarna met de E-mailcheck of MX, SPF, DKIM en DMARC goed staan. Heb je een DMARC-record met p=quarantine of p=reject, controleer dan vóór de wissel met een testmail dat je mail via WebOké goed ondertekend aankomt.

Het domein weghalen bij Microsoft

In het Microsoft 365-beheercentrum ga je naar Instellingen, Domeinen, kies je het domein en klik je op Domein verwijderen. Je gebruikers krijgen daarna weer hun adres op .onmicrosoft.com, ook als inlognaam. Doe dus eerst je laatste kopie met de verhuistool. Zie bij Microsoft Een domein verwijderen en Geaccepteerde domeinen beheren in Exchange Online.