Přesun Vašeho adresáře z Gmailu nebo Outlooku do webmailu

Pokud přecházíte z Gmailu nebo Outlooku na e-mailovou schránku u WebOké, Vaše kontakty se automaticky nepřenesou. I když se Vaše e-maily přesunou, adresář zůstane na původním místě: není uložen ve Vaší schránce, ale ve vlastním seznamu. Přenesete ho pomocí souboru. V tomto článku se dozvíte, jak na to a jak předejít duplicitám a ztrátě skupin.

Krok 1: export z původního programu

Pro kontakty existují dva typy souborů:

• vCard (.vcf): soubor s vizitkami. Každý údaj má pevný název, například FN pro jméno a EMAIL pro adresu. Skupiny jsou uvedeny na řádku CATEGORIES.
• CSV: tabulka v textové podobě, s jedním sloupcem pro každý údaj. Pro názvy sloupců neexistuje pevná dohoda, proto je webmail musí přiřadit ke svým vlastním polím.

Pokud máte na výběr, zvolte vCard. Google Kontakty, Outlook i Apple Kontakty umí exportovat jako vCard nebo jako CSV. Postup najdete u Googlu v článku Export, zálohování a obnovení kontaktů a u Microsoftu v článku Import a export kontaktů v Outlooku pomocí souboru .csv.

Krok 2: import do webmailu

1. Přihlaste se do webmailu a v nabídce klikněte na Kontakty.
2. Nahoře klikněte na Importovat.
3. U položky Importovat ze souboru vyberte soubor.
4. U položky Importovat přiřazení do skupin zvolte, co se má stát se skupinami ze souboru (viz níže).
5. Volbu Nahradit celý adresář nechte vypnutou.
6. Klikněte na Importovat.

Po dokončení uvidíte, kolik kontaktů bylo importováno a kolik jich bylo přeskočeno.

U souboru CSV: přiřazení polí

Pokud importujete soubor CSV, webmail Vám ukáže, který sloupec patří ke kterému poli, a zeptá se, zda je toto přiřazení správné. Pečlivě ho zkontrolujte:

• Je sloupec s e-mailovou adresou přiřazen k poli pro e-mail? Klasickou chybou je, že se nepřiřadí sloupec s pracovní adresou. Pak získáte sto kontaktů bez e-mailové adresy.
• Sloupce, které nepotřebujete, nastavte na Pole nepřiřazeno (neimportovat).
• Pokud první řádek obsahuje názvy sloupců, zvolte Neimportovat první řádek (záhlaví).

Pokud po importu vidíte podivné znaky, například „Müller“ místo „Müller“, soubor nebyl uložen v kódování UTF-8. V tabulkovém procesoru ho znovu uložte jako CSV v UTF-8 a importujte znovu. Pokud je vše v jednom sloupci, webmail špatně načetl oddělovač: tabulkové procesory s evropským nastavením často používají místo čárky středník.

Duplicity

Pokud již existuje kontakt se stejnou e-mailovou adresou a zároveň stejným jménem, webmail ho při importu přeskočí. Pokud tedy omylem importujete stejný soubor dvakrát, nic hrozného se nestane. Pokud je však jméno zapsáno jinak, například „Sanne de Vries“ a „S. de Vries“, kontakt se uloží dvakrát. Pokud importujete ze dvou zdrojů, po dokončení vyhledejte několik jmen a duplicity odstraňte.

Export jako záloha

Vaše e-maily jsou uloženy na serveru, ale adresář můžete smazat jediným nesprávným kliknutím. Proto si občas vytvořte export:

1. Přejděte do sekce Kontakty.
2. Klikněte na šipku vedle tlačítka Exportovat a zvolte Exportovat vše. Pomocí Exportovat vybrané exportujete pouze kontakty, které máte vybrané.

Získáte jeden soubor .vcf. Skupiny jsou v něm uvedeny jako CATEGORIES, takže se při dalším importu opět přenesou. Takový soubor obsahuje osobní údaje: uložte ho na bezpečné místo a nenechávejte ho ležet ve složce Stažené soubory.

Dobré vědět

• Telefon má jiný adresář. Kontakty v telefonu a adresář ve webmailu jsou dva samostatné seznamy. Webmail se s Vaším telefonem nesynchronizuje; kontakty přeneste pomocí exportu a importu.
• Shromáždění příjemci. Kromě Vašeho Osobního adresáře si webmail automaticky pamatuje každou adresu, na kterou píšete, v seznamu Shromáždění příjemci. Import se uloží do Vašeho osobního adresáře.
• Vizitka v e-mailu. Pokud obdržíte soubor .vcf jako přílohu, webmail zobrazí tlačítko, kterým ho můžete přímo přidat do adresáře.

Postup se snímky obrazovky najdete v návodu k Roundcube v článcích Import a export kontaktů a Vytváření skupin.