Výpadek služby Microsoft 365: co se stalo a co se z toho můžete naučit

Ve čtvrtek odpoledne 12. listopadu došlo k problému u společnosti Microsoft. Miliony lidí po celém světě nemohly odesílat ani přijímat e-maily přes Outlook, kalendáře v Teams nefungovaly a problémy měly i Copilot a SharePoint. Teprve v pátek večer mohla většina lidí opět normálně pracovat. V tomto článku shrnujeme, co se stalo, co byste nyní měli zkontrolovat a proč je tato výpadek dobrou příležitostí kriticky se podívat na vlastní závislost na jednom poskytovateli.

Co se stalo?

1. Výpadek začínáčtvrtek 12. listopadu, 17:15

   Servery Exchange Online se nečekaně stávají nedostupnými. Protože na nich závisí mnoho dalších služeb Microsoftu, vypadávají i ty: kalendáře a plánování schůzek v Teams, Copilot, SharePoint, správcovské rozhraní pro IT administrátory a část bezpečnostního softwaru.

2. Celosvětověčtvrtek 12. listopadu, 19:00

   Na Downdetectoru je už přes 130 000 hlášení o Outlooku. Firmy, školy a úřady v Evropě, Severní Americe a Asii jsou bez e-mailu. Microsoft uvádí, že neexistují žádné náznaky hackerského útoku.

3. Problémy se vracejípátek 13. listopadu, ráno

   Servery, které Microsoft přes noc obnovil, znovu vypadávají. Aby se předešlo ztrátě zpožděných zpráv, prodlužuje Microsoft dobu, po kterou může e-mail čekat ve frontě, na 48 hodin. Národní centrum kybernetické bezpečnosti (NCSC) zveřejňuje doporučení pro organizace.

4. Z velké části obnovenopátek 13. listopadu, večer

   Ve velké části Evropy a Severní Ameriky opět vše funguje. Přesná příčina zatím není známa. Microsoft zkoumá, zda viníkem byla změna v síti kolem začátku výpadku, a slíbil kompletní zprávu.

Co byste nyní měli zkontrolovat?

Používáte sami Microsoft 365, nebo spolupracujete se zákazníky či dodavateli, kteří ho používají? Pak si projděte následující body. NCSC upozorňuje, že bezpečnostní skeny Microsoftu byly během výpadku zpožděné nebo neúplné.

1. Dávejte zvýšený pozor na phishing. Zločinci rádi využívají výpadky jako záminku. E-maily, které žádají o změnu hesla nebo „obnovení“ účtu, jsou v následujícím období obzvlášť podezřelé, i když vypadají, že pocházejí od Microsoftu.
2. Buďte opatrní s přílohami, které dorazily mezi čtvrtečním odpolednem a pátečním večerem, zejména od odesílatelů, které neznáte.
3. Zkontrolujte, zda dorazila důležitá pošta. E-mail mohl být doručen o hodiny později nebo se dokonce vrátil zpět. Poslali jste nabídky, faktury nebo objednávky někomu s adresou Microsoftu? Ověřte si, zda je dotyčný obdržel.
4. Zkontrolujte složku spamu a karanténu. Jakmile se filtry znovu spustily, mohla být pošta neoprávněně zablokována.

Skutečný problém: vše u jednoho poskytovatele

Výpadky se stávají u každého poskytovatele. I u nás, k tomu se otevřeně přiznáváme. Tento výpadek byl tak rozsáhlý proto, že mnoho firem má u Microsoftu umístěno úplně vše: e-mail, kalendář, chat, soubory, přihlašování i zabezpečení. Pokud vypadne jedna součást, stojí celá firma. Nelze dočasně přejít na jinou cestu, protože vše je navázáno na stejný účet.

Výpadku nelze zabránit. Můžete však zajistit, aby jeden výpadek nepoložil celou vaši firmu.

A přechod k jinému poskytovateli? Ukazuje se, že je to složitější, než by se zdálo. Společnost Leaseweb se začátkem listopadu zeptala 800 vedoucích pracovníků v Nizozemsku, Německu, Spojeném království a Spojených státech, jak rychle by mohli opustit svého nejvýznamnějšího poskytovatele cloudu. 89 procent toho není schopno do tří týdnů. Nejpesimističtější jsou nizozemské firmy: 65 procent si myslí, že by to trvalo déle než tři měsíce. Leaseweb je sám poskytovatelem cloudu a výzkum zaplatil, přesto je obrázek jasný: většina firem je zaseknutá.

K tomu se přidává fakt, že Microsoft je americká společnost, která podléhá americkým zákonům. Co to znamená pro vaše soukromí, se dočtete v našem dřívějším článku Outlook: noční můra pro soukromí. Pokud používáte nový Outlook pro schránku, kterou máte u nás, probíhá váš e-mail mimochodem také přes servery Microsoftu. I v takovém případě tedy stále závisíte na Microsoftu, přestože máte e-mail jinde.

Jak udělat vaši firmu méně zranitelnou?

Používejte e-mailovou adresu na vlastní doméně. Toto je nejdůležitější krok a stojí téměř nic. S adresou jako vy@vasefirma.cz sami určujete, kam vaše pošta směřuje. Pokud chcete přejít k jinému poskytovateli, stačí upravit pár nastavení v DNS a vaše adresa zůstane stejná. S adresou jako vasefirma@outlook.com to nikdy nepůjde: vaši zákazníci, dodavatelé a účty jsou navždy spjaty s Microsoftem.

Rozdělte své služby. Nemusíte vše měnit najednou. Pokud ale vaše pošta, soubory a webové stránky nejsou všechny u stejného poskytovatele, jeden výpadek hned nepoloží úplně vše. Pokud nemůžete odeslat e-mail, přinejmenším se stále dostanete ke svým souborům. A naopak.

Vězte, jak odejít. Zajistěte si přehled o tom, kde se nachází vaše pošta, kontakty, kalendář a soubory a jak si z nich vytvořit kopii. Přechod, který jste si už jednou promysleli, proběhne v krizové situaci mnohem rychleji.

Kde je to možné, volte evropské řešení. Existují plnohodnotné alternativy, které běží v Evropě a nad kterými máte sami kontrolu. U nás je to e-mailový hosting na vlastní doméně a Nextcloud pro soubory, kalendář a kontakty, s nástrojem Euro-Office pro společnou práci na dokumentech, tabulkách a prezentacích. Vše běží na našich vlastních serverech v Nizozemsku.

Naše mailové servery neměly během výpadku žádné problémy. Pouze pošta, kterou naši zákazníci odesílali na adresy Microsoftu, u nás nějakou dobu čekala ve frontě a byla automaticky doručena, jakmile byl Microsoft opět dostupný.

Více informací

• NCSC: Ve zprávách: výpadek Microsoft Exchange Online
• VRT NWS: Microsoft zaznamenává zlepšení po celosvětových problémech s Outlookem, Teams a Copilotem
• ICT Magazine: 89 procent firem je minimálně na 3 týdny zaseknuto u poskytovatele cloudu

Tým WebOké